Jelen interfész célja, hogy a P1 rendszer ( vagy amit adott flottakezelő használ pénzügyi és számviteli rendszerként) tárgyi eszköz moduljában minden F1 oldali gépjárműből létrehozzon egy-egy tárgyi eszközt, átadva hozzá az aktiváláshoz illetve ÉCS könyveléshez szükséges adatokat. Az interfész paraméterezésekor illetve a könyvelési szabályok kialakításakor ügyelni kell arra, hogy adott flottakezelő hazai vagy IFRS szerinti számlatükröt használ-e, mivel ezek különbözőképpen értelmezik a tárgyi eszköz definíciókat.
Akármilyen rend szerint könyvel egy flottakezelő, az biztos, hogy a kezei alatt F1-ben megforduló gépjárműveknek nem mindegyike értelmezett a saját könyvelésben, hiszen tulajdonos személyétől, finanszírozási formától, felhasználási céltól függően bizonyos autók be sem kerülnek a saját könyvekbe tárgyi eszközként.
BO kategória /
BO tulajdonkód
F1 megfeleltetés
Eszköznyilvántartás sajátosságai F1-BO viszonylatban
Pénzügyi lízingben kezelt eszközök:
P
Azok a gépjárművek, melyek finanszírozottak (vagyis a Keretszerződés tárgya = Finanszírozott vagy Teljeskörű), és a futamidejük > 1 év.
Az eszköz (vagyis gépjármű) bár a flottakezelő tulajdona, könyveiben tárgyi eszközként mégsem ő tartja nyilván (hanem a bérbevevő). Ha azonban az üzleti igény ilyen esetben is létezik a „tárgyi eszköz-szerű” kimutatásra, akkor nullás számlaosztályban ugyanúgy végigjátszandók az eszközkezelési folyamatok, mintha éles tárgyi eszközről beszélnénk.
Operatív lízingben kezelt eszközök:
O
Azok a Gépjárművek, melyek finanszírozottak (vagyis a Keretszerződés tárgya = Finanszírozott vagy Teljeskörű, (ez utóbbi együttesen jelent finanszírozási és kezelési szolgáltatásokat)) és a finanszírozás futamideje ≤ 1 év.
Az eszköz a flottakezelő tulajdona, ő tartja nyilván saját könyveiben tárgyi eszközként, rögzítve hozzá a maradványértéket. Itt tehát szükséges F1 rendszerből átadni BO-ba a beruházás kezeléséhez, az eszköz aktiváláshoz, illetve az értékcsökkenés (továbbiakban ÉCS) kulcs meghatározásához szükséges adatokat.
Napi bérautók:
N
Saját bérautók, vagyis azok a gépjárművek, melyeknél a Keretszerződés tárgya = Saját bérautó.
Flottakezelő megvásárolja az autót, majd bérbe adja rövid távra (napi, heti, havi). Mivel az eszköz a flottakezelő tulajdona, így tárgyi eszközként ki kell mutatni a saját könyveiben.
Non-core autók:
<üres>
Dolgozói autók, vagyis azok a gépjárművek, melyeknél a Keretszerződés tárgya = Saját cégautó , ezekre ugye nincs finanszírozás, belső célra használják.
Az eszköz a flottakezelő tulajdona, így tárgyi eszközként ki kell mutatni a saját könyveiben. Finanszírozás híján F1-ben nincs hozzá maradványérték meghatározva, az ÉCS elszámolása kulcs alapján történik BO-ban.
(BO-ban ismeretlen fogalom)
– (nem értelmezett)
Idegen bérautók, vagyis azok a gépjárművek, melyeket (tipikusan kapacitáshiány miatt) a flottakezelő maga is bérel valahonnan, és azt az autót közvetíti tovább. F1-ben a szolgáltatási folyamat kapcsán ezeket az autókat is kezelni kell, ez előfeltétele annak, hogy a velük kapcsolatos szállítói számlákat befogadják (legyen mire igazolniuk).
Az ilyen autókat eszközként nem kell nyilvántartani, csak a bérlésükről szóló szállítói számlákat kell költségként kezelni, míg a flottakezelő által kiszámlázott bérautó díjakat a szokott módon vevőkövetelésként. Itt csak a teljesség kedvéért említjük, továbbiakban tárgyi eszközként nem foglalkozunk vele.
Az előéletként szolgáló tárgyi eszköz beruházások kezelése fenti eltérésektől függetlenül alakítható ugyanúgy; a szállítói számlákat egyazon módon lehet gyűjteni szállítóval szemben a beruházásokon. Amennyiben a flottakezelő az egyes beruházásoknak külön-külön főkönyvi számot nyit, úgy F1 rendszerben ügyelni kell arra, hogy a szállítói számla feladásakor, minden számlát a megfelelő helyre kontíroztasson. Ezt a jogcímek és könyvelési szabályok megfelelő paraméterezésével érheti el.
Pénzügyi lízingben kezelt eszközök:
F1-ben a gépjármű aktív állapotba léptetésekor bekerül az interfész réteg tárgyi eszköz felületére, ahonnan engedélyezést, majd feladást követően indul egy BO tárgyi eszköz létrehozást célzó kérés BO felé. A létrehozást követő aktiválásról és nullás számlaosztályba történő átvezetésről BO oldal gondoskodik. F1 kap egy visszajelzést, hogy a folyamat sikeres volt, vagy sem, és ha nem, akkor mi volt a hiba.
Operatív lízingben kezelt eszközök:
F1-ben a gépjármű aktív állapotba léptetésekor bekerül az interfész réteg tárgyi eszköz felületére, ahonnan engedélyezést, majd feladást követően indul egy BO tárgyi eszköz létrehozást célzó kérés BO felé. A létrehozást követő aktiválásról BO oldal gondoskodik. Itt is maradnak aztán az eszközök, nincs továbbvitel nullás számlaosztályba.
Napi bérautók, Non-core autók:
mint operatív lízing
Bekerülési értékként a gépjármű vételár számlákon szereplő tételek összegét adja át F1 BO-nak, benne a beszerzéshez kötődő adókkal, de kifejezetten nem beszámítva a gépjármű finanszírozás tőkekövetelésének induló értékébe amúgy beépülő további tételeket (mint pl. beszerzés kapcsán kifizetett jutalék, más szerződésből átsorolt követelés). Az eszköz bekerülési érték tehát elválik a tőkekövetelés induló értékétől! (Idegen bérautóknál továbbra sem értelmezett BO oldali definíció.)
Az F1-ben szerződött gépjármű finanszírozás maradványértéket a következők szerint vagy átadja F1 BO-nak, vagy nem:
BO kategória Maradványérték
Pénzügyi lízingben kezelt eszközök: van
Operatív lízingben kezelt eszközök: van
Napi bérautók: nincs
Non-core autók: nincs
BO-ban tetszőleges számban definiálhatók ÉCS számítási módok, ezek akár párhuzamosan is alkalmazhatók egy adott gépjárműre. Ez a hazai szabályozástól sem idegen gondolat, hiszen ismerjük a számvitel szerinti ÉCS-t, az adótörvény szerinti ÉCS-t, de a flottakezelők maguknak is meghatározhatnak olyan ÉCS számítási módokat, melyeket aztán kontrolling szemléletű kimutatásokban, értékelésekben használnak fel. Ha meg a flottakezelő IFRS szerint könyvel, akkor a tárgyi eszköz kezelés sajátosságai ide is ki kell hassanak, hiszen ÉCS kezelés szempontjából sem mindegy, hogy milyen számlaosztályban nyilvántartott az eszköz.
Pénzügyi lízingben kezelt eszközök:
az ÉCS a finanszírozás adott hónapra számlázott tőke része lesz, amit viszont csak F1 tud, ezért ő kell átadja BO-nak. E módszer eleve figyelembe veszi a maradványértéket, hisz a finanszírozás ütemezést is a maradványértékre igyekszik kifuttatni F1, a tőkerészek pedig az ütemezésben rögzítettek.
Operatív lízingben kezelt eszközök:
az ÉCS nem köthető a finanszírozás tőke részéhez, hanem attól függetlenül határozzák meg, %-os kulcs formájában, a maradványérték feletti eszköz bekerülési értékre. Épp ezért az ilyen eszközöknél nincs szükség az ÉCS kapcsán F1 adatátadásra, azt BO maga is ki tudja kalkulálni.
Napi bérautók:
nincs hozzá maradványérték meghatározva, az ÉCS elszámolása kulcs alapján, lineárisan történik BO-ban.
Non-core autók:
mint napi bérautók.
A tárgyi eszközök aktiválása azzal a nappal kell történjen, amikor az eszközt rendeltetésszerűen használatba veszik. Ez a használatbavétel F1 rendszerben a gépjármű aktiválása (= aktív állapotba léptetése), ami egyben az egyedi szerződés ütemezésének első napja is lesz. További BO oldali előfeltétele az eszköz létrehozásnak az, hogy már léteznie kell a gépjárműhöz rendelt belső rendelésnek. A z aktiváláshoz képest az adatrögzítés történhet csúszással, de az aktiválás dátumaként akkor is a tényleges dátumot kell megadni, amikor az autót használatra kiadta a flottakezelő. Ha az F1 oldali aktiválás megtörtént ÉS a gépjármű tulajdonosa a flottakezelő ÉS BO-ban már létezik a belső rendelés, azonnal indítható az eszköz létrehozási / aktiválási kérés BO felé, de végül is felhasználók mondják ki minden egyes autó kapcsán, hogy engedélyezik-e az átadást BO-nak.
A felületen nagy jelentősége van a szűréseknek, általuk követhető le, hogy mely gépjárművek tartanak a folyamat egy bizonyos lépésénél.
Engedélyezendő tételek:
alapértelmezetten a képernyő megnyitásakor azok a gépjárművek jelennek meg, melyek rendszer részéről már átadhatók BO-nak, de még semmi további nem történt velük, vagyis jelen szűrőmező alapértelmezettként 'igen' értékre szűr. Az e feltételnek megfelelő gépjárművek a tárgyi eszköz létrehozási folyamat 0. lépésénél tartanak.
Feladásra váró tételek:
szűrhetők azok a tételek, melyek már túl vannak az engedélyezésen (azaz flottakezelő valamely munkatársa már ellenőrizte a gépjárművet és úgy ítélte, hogy annak adatai rendben vannak), de még nem történt meg korábban az F1-ből BO-ba történő átadás.
Visszaigazolásra váró tételek:
szűrhetők azok a tételek, melyeket korábban már valaki átadott F1-ből BO-ba, de még nem érkezett rájuk BO-ból válaszüzenet arról, hogy sikeres volt-e a tárgyi eszköz létrehozás vagy sem.
Visszaigazolt tételek:
szűrhetők azok a tételek, melyeket BO már visszaigazolt, így vagy úgy...
Gépjárművek:
megtekinthető egy kiválasztott gépjármű aktuális BO tárgyi eszköz létrehozás adatsora.
Kijelölés:
szerkeszthető mező, ha adott sort be akarjuk vonni a tervezett engedélyezésbe, úgy igen értékre kell állítani. Ehhez álljunk az adott sorra, majd nyomjuk meg a Space billentyűt. Alapértelmezetten a tételek kijelölve láthatóak a felületen, ezt a nyomógombok segítségével tömegesen változtathatjuk.
Rendszám:
a gépjármű F1 oldalon nyilvántartott érvényes és aktuális forgalmi rendszáma.
Gépjármű és szerződéses adatai:
Gj. állapot, Gj. típus, Alvázszám, Ügyfél, Maradványérték, Futamidő
Rendelésszám:
a gépjármű F1 oldali azonosítója, ezt veszi át BO belső rendelésszámként. Fontos hivatkozás a két rendszer közti kapcsolatban.
Forgalomba helyezés dátuma:
ezzel a dátummal aktiválódik az eszköz.
Átvállalt:
jelölő, értéke akkor igen, ha a gépjármű szerződéses életében történt átvállalás. Ha az eszköz átadása nem történik meg az átvállalás előtt, rendszer a BO felé az első nem törölt állapotú szerződésből veszi a futamidő adatot.
Eszközszám:
BO által visszaigazolásként átadott tárgyi eszköz azonosító.
Érvényes:
BO oldal visszaigazolta, hogy rekordot átvették, feldolgozták.
Tiltva:
ha időközben törölték vagy visszaléptették a gépjárművet, és okafogyottá válik az interfészen történő átadás, akkor e mező kitöltött lesz. Karbantartása nem lehetséges, rendszer maga állítja, amikor a gépjárműnél ilyen értelmű módosítást mentenek.
Engedélyezve:
dátum+ óra + perc pontosságú adat, amikor engedélyezték a gépjármű átadást belső rendelésként. Az engedélyezéshez ki kell jelölni a kívánt sorokat (Kijelölés mezőben), majd meg kell nyomni a Kijelöltek küldésének engedélyezése gombot.
Küldve:
dátum+ óra + perc pontosságú adat, amikor feladták BO-nak a gépjármű adatait, hogy létrejöjjön ott a belső rendelés. A küldéshez nem kell kijelölni a kívánt sorokat. A Küldés gombot megnyomva minden tétel átkerül, ami korábban engedélyezve lett.
Válasz:
dátum+ óra + perc pontosságú adat, amikor BO-tól megjött a válaszüzenet az F1 feladásra. A válaszok off-line módon engedhetők beaz F1-be, így hogy biztosak lehessünk abba, hogy a legfrissebb visszaigazolás állapotot látjuk, kérjük le a friss BO adatokat a Válasz ellenőrzés gombbal. A válasz lehet
pozitív, ekkor a rendelés sikeresen létrejött BO-ban, igazolásként F1 visszakapja a rendelésszámot (vagy mit is pontosan? gondolom valami BO odali új adat azonosítóját kellene visszakapjuk),
negatív, akkor a hibajelzést is megkapja F1, ami a következő mezőben lesz látható.
Hiba:
amennyiben bármi probléma volt az eszköz feladással, annak leírása olvasható itt.
kész