Számla generálások

Jelen funkció szolgálja a tömeges számlagenerálások indítását, ahol minden feldolgozás az előzőleg generált analitika tételekből állítja össze a számlákat. A generálások gerincét mindig a felhasználó által kiválasztandó számla generálás csomag típus adja. Ez határozza meg, hogy mely számlázási sablonok alapján, mely ügyfelek, mely keret- azon belül egyedi szerződéseire készüljenek el a számlák. Azonban a generálás futtatható egy bizonyos ügyfél egy bizonyos szerződésére, valamint egy vagy több kiválasztott analitika generálásra is. 

Az ügyfeleknél beállított fizetési határidő is visszahat  a generálásba végül bekerülő számlák körére; amennyiben adott ügyfél fizetési határideje átnyúlik egy olyan jövőbeli főkönyvi időszakra, mely még nincs megnyitva, úgy a számlák nem készülnek el, mivel a teljesítési dátum is e jövőbeli időszakra tolódik a fizetési határidővel együtt (folyamatos teljesítésnél). Az időszakok F1 oldali megnyitására az Interfészek menü / Főkönyvi időszakok funkciónál van lehetőség. F1-P1 interfészkapcsolat esetén, az év és a hozzá tartozó hónapok megnyitása P1-ben történik.

A generálás menet közben háttértáblákban gyűjti az épp születőben lévő számla adatait, és csak akkor jegyzi be véglegesen a vevő számlák közé, ha teljes és egész minden adata. Félkész számlák így soha nem keletkeznek a rendszerben. Az új vevő számla 'Véglegesítésre vár' állapottal jön létre, úgynevezett előszámlaként, ahonnan külön lépés vezet a könyvelésig, nyomtatásig.

Korábban elindított vagy már lefutott generálások szerkesztése nem lehetséges. A generálási csomaggal létrejött számlák egészét tömegesen könyvelhetjük vagy elvethetjük. A csomagon belüli, véglegesítésre váró számlák egy része (ha szükséges) elvethető, azaz nem kell a teljes csomagot eldobni, ha abban néhány számla nem megfelelő. 

Milyen analitika tételek kerülnek a számla generálásba

A számla generálásba belekerül minden olyan analitika tétel, amely a kiválasztott számla generálás csomag sablonjaiban az analitika tételekkel összerendelhető. Vagyis hiába generáltuk le a bérleti díjas analitika tételeket, azok csak a bérleti díjas számlasablonokat tartalmazó generálás csomag indításakor fognak számlába kerülni, egy bírság vagy továbbterhelés számla generálással nem. 

A kiválasztott számlázási időszak is meghatározó, ha pl. korábbi hónapra indítjuk a számlagenerálást, mint amiről az analitika szól, nem fog számla készülni. Későbbi számlázási hónap megadása felgyűjti a megelőző hónapokra létrejött analitika tételeket. Fontos megjegyezni: időszaki elszámolású számlák esetében, az elszámolási időszak vége meg fog egyezni a megadott számlázási hónap végével. 

Generálás információk fül

Általános adatok blokk

Generálás kód:
Rendszer által osztott azonosító.

Számla generálás csomag típus:
Választás a számla generálás csomag típusok közül, meghatározva ezzel közvetetten a számlázás sablonokat is, melyek alapján kell a vevő analitika tételeket számlába "csomagolni".

Számlázási hó vége:
A mezőbe írt dátum kétféleképpen hat a létrejött számlára: 

• Eseti jellegű számla generálásakor (amikor a készülő számla nem folyamatos teljesítésű), az itt megadott dátum a vevő számla teljesítési időpontjaként jelenik meg.

• Folyamatos teljesítésűként beállított számla generálásakor, a rendszer a mezőbe írt dátumot egy időszak, azaz számlázási hónap meghatározásához használja. A megadott dátum hónapjának utolsó napját és a számla szerinti fizetési határidőt, valamint a számla keltét figyelembe véve, az időszakos elszámolás szabályainak megfelelően kerül kitöltésre a teljesítési dátum a számlán.

Csomag hatály szűkítése blokk

A blokk működése összhangban van a Generáláshoz kiválasztott ügyfelek blokkal, a kettő közül csak az egyikben szűkíthetünk.

Tömeges futtatás:
Logikai igen/ nem, a rendszer állítja. Mindaddig, míg jelen blokkban nem adunk meg korlátozást a futtatásra, addig marad tömeges, ami azt jelzi, hogy a generálás pontosan a csomag típus szerint futott. Ha bármely következő mezőben választunk, úgy megszűnik a futtatás tömeges jellege.

Érdekkör:
A csomag típusban felvett ügyfelek közül kijelölhető egy érdekkör, így csak az érdekkörbe sorolt ügyfelekre történik a generálás.

Ügyfél:
A csomag típusban felvett ügyfelek közül kijelölhető egy, akire futtatni szeretnénk a számlagenerálást.

Keretszerződés:
A csomag típusban felvett keretszerződések közül kijelölhető egy, amire futtatni szeretnénk a számlagenerálást. Csak kiválasztott ügyfél esetén aktív.

Egyedi szerződés:
A csomag típusban felvett egyedi szerződések közül kijelölhető egy, amire futtatni szeretnénk a számlagenerálást.Csak kiválasztott ügyfél esetén aktív.

Számla sablon:
Választás az előzőleg választott csomag típus által meghatározott számlázás sablonok közül, amire korlátozni szeretnénk a számlagenerálást.

Napló adatok blokk

Indítás ideje:
Amikor megnyomták a Mentés majd indítás gombot.

Indító:
Aki megnyomta a Mentés majd indítás gombot.

Futás kezdete:
Amikor sorra került adott generálás, akkor tér el az indítás idejétől, ha más csomag feldolgozása még folyamatban van indításkor.

Futás vége:
Amikor befejeződött adott generálás.

Futás megszakítása:
Amikor megnyomták a Számlák elvetése gombot.

Megszakító:
Aki megnyomta a Számlák elvetése gombot.

Állapot:
A generálás aktuális állapota. Lehetséges értékek:

• Várakozik: a generálást felhasználó már elindította, de a tényleges futás még nem indult el,  mert más csomagok feldolgozása van éppen folyamatban.

• Visszavont: valaki megnyomta a Számlák elvetése gombot, minek hatására az adott számla generálás leállt, és rendszer törölte az adott generálással bejegyzett összes 'Jóváhagyásra váró' állapotú számlát. A már könyvelt számlákhoz nem nyúl a visszavonás művelet.

• Folyamatban:  a feldolgozás épp fut.

• Kész: a feldolgozás lefutott.

• Hibával leállt: a feldolgozás elakadt valami hibán, el se jutott a számla generálásig valamilyen technikai probléma miatt (pl. szerver leállás).

A futtatás és az esetleges hibák részletes napló adatait a Futtatás fülön tekinthetjük meg.

Létrehozott számla:
Ahány darab számla jött létre a generálással.

Nyomógombok hatása

Visszavon:
Várakozó vagy épp futó generálásnál elérhető lehetőség, mely hatására a generálás leáll, átállítódik 'Visszavont' állapotra, majd az esetlegesen már létrejött 'Jóváhagyásra váró' számlák törlődnek.

Számlák elvetése:
Kész feldolgozásokból született számlák elvetése. Csak a 'Véglegesítésre váró' állapotú számlák törlődnek ilyenkor, minden más számla marad.

Létrehozott számlák:
Áttekinthető a generálásból született számlák listája (ahonnan elérhető mindegyikhez az adatlap is). Az kiválasztott számla Vevő számla adatlapjáról a számla egyedileg könyvelhető vagy elvethető. Ilyen módon lehetségessé válik, hogy a generálásban szereplő néhány, nem megfelelő adattartalommal létrejött számlát eldobhassunk a teljes generálás csomag visszavonása nélkül. 

Könyvel:
A gomb megnyomására az összes generált számla véglegesítésre (könyvelésre) kerül. (A véglegesítés részletes lépéseiről a Vevő számlák oldalon olvasható információ, a Jóváhagy nyomógomb leírásnál. Itt ugyanaz történik, csak sok számlára, egymás után meghívva az eljárást.)

Generáláshoz kiválasztott ügyfelek blokk

A generálás indítható akár több, meghatározott ügyfélre is. Ehhez a Generáláshoz kiválasztott ügyfelek blokkban a Kiválaszt gombot megnyomva érkező partnerek listáról választhatunk egyesével, illetve többszörös kijelöléssel (Ctrl+Egér).
A Csomag hatály szűkítése és a Generáláshoz kiválasztott ügyfelek blokk működése összhangban van egymással. Amennyiben bármelyikben kiválasztunk egy értéket, a másik blokkban már nem adhatunk meg újabb adatot. Ez alól a Számla sablon mező kivétel, ami nem befolyásolja ezt a működést.

Feldolgozandó analitika csomagok blokk

Lehetőségünk van a számlagenerálást úgy futtatni, hogy egy vagy több kiválasztott analitika generálásból származó analitika tételeket vegye a számlagenerálás alapjául. Ehhez adjuk meg a generálás azonosítót, majd a + gombbal adjuk hozzá a listához. A - gomb használatával a korábban kijelölt analitika generálás csomagot eltávolíthatjuk.

Kimaradt ügyfelek fül

A fülön az adott generálásban adathiba / adathiány miatt kimaradt ügyfelek listáját láthatjuk, illetve ugorhatunk át a partner adatlapra a javítások megtételére.

Kihagyás oka:
Gépi úton azonosítható okok a következők:

• A partnernél nincs megadva a flottakezelő bankszámlaszáma, ezért nem készült számlája

• A partnernél nincs megadva az adószám, ezért nem készült számlája

• A partnernek nincs ismert számlázási vagy legalább elsődleges címe, ezért nem készült számlája

Futtatás fül

Nyomon követhetők a futtatás lépései, esetleges hibák okai. Ha a számla generálás sikertelen, itt érdemes a nyomozást kezdeni, az 'E' Típusú hibákat keresve.

Csomag típus számlázás sablonjai

A kiválasztott számla generálás csomag típusból örökölt számlázási sablonok listája, ezek alapján generálódnak a számlák.

kész