A számlanyomtatás a számlaképek kigenerálása révén lehetséges. A létrejövő fájl pdf formátumú, melyet vagy kinyomtathatunk F1 rendszerből, vagy nyers formájában, vagy hitelesítést követően továbbíthatunk vevőinknek a P1 rendszeren keresztül. A számlakép felépítése bizonyos szabályok mentén történik. E szabályokat részben a számlázási sablonok rögzítik, részben beégetett programlogika.
Nézzük végig, hogy az egyes számlakép elemek hogyan határozódnak meg!
A számlán vízjel kizárólag a tesztkörnyezetekben jelenik meg, egy átlósan futó halvány "TESZT" felirat formájában. Éles környezetben ilyen nincs.
A bizonylatok megnevezése bizonylat típusonként lehet:
Előszámla: a még nem könyvelt számlák esetén (ezeket akár előzetes számlaegyeztetésre is használhatjuk ügyfeleink felé)
Számla: könyvelt normál számlák esetén
Számviteli bizonylat: a számlázási sablon megfelelő beállítása és kizárólag áfa hatályán kívüli számlatételek esetén, lehetséges NAV felé nem továbbítandó elszámolási dokumentum kiállítása
Áfa csoportos bizonylat: a számviteli bizonylat speciális fajtája, amely kizárólag akkor készül, ha a flottakezelő és a vevője azonos áfacsoportba tartozik
Díjbekérő: díjbekéréssel indított, áfa visszaigénylésre nem jogosító (az előleg számlát megelőző) dokumentum
Előlegszámla: a díjbekérő kiegyenlítése után készíthető bizonylat
Helyesbítő számla: jóváírással van analitika sztornóval készült bizonylatoknál
Sztornó számla: könyvelt számla sztornója esetén (sztornózáskor nem értelmezett a véglegesítésre váró állapot, a sztornó számlák automatikusan könyvelődnek közvetlenül a generálás után)
Ami biztos, hogy a bizonylatok minimum ügyfelenként ÉS számla sablononkénti ÉS devizanemenkénti bontásban állnak elő. Ezt finomíthatjuk a következőkkel:
Sablon / Bizonylat bontás beállítása blokk: bejelöljük, amire szeretnénk még bontani (pl. keretszerződésre vagy épp egyedi szerződésre)
Magukkal a sablonokkal is "játszhatunk": ha eddig mondjuk egy közös sablon alapján számláztuk a szervizt, bírságot, stb. tételeket, de mostantól szeretnénk a bírságokat külön számlázni, akkor az eddigi egy sablon helyett kell csinálnunk két új sablont, egyikbe csak a bírságos jogcímeket beépítve, másikba csak a szervizes jogcímeket. Ilyenkor ne feledjük érvényteleníteni a régi sablont, majd a Számlázási sablon csomagban is ki kell cserélnünk a régi sablont a két újra! - különben várhatunk az új számláinkra.
Valójában nem is a számlaképhez tartozó téma, de utolsó ellenőrzési pontunk mégis csak itt van.
Amennyiben rendszer több különböző devizanemű követelést számláz, azokat biztosan külön számlabizonylatra bontja.
A generált számláknál a számla devizaneme az alapján határozódik meg, hogy mi a keretszerződés devizaneme (ami öröklődik a keret alatti összes egyedi szerződésbe is).
Amennyiben a szerződés devizaneme a hazai devizanem, úgy a kezelési szolgáltatások havi átalánydíjai biztosan ebben a devizanemben fognak árazódni és számlázódni. Ugyanígy ez egyedi generálású számlák is (mint pl. kezdő bérleti díj, lezárási számla) is a szerződés devizanemében állnak elő automatikusan.
Ugyanakkor a hazai devizanemű szerződésekhez a finanszírozáshoz választható idegen devizanem is, ilyenkor a számla is ebben a devizanemben áll elő, adott esetben tehát automatikusan leválva a kezelési szolgáltatások számlájáról (az eltérő devizanem miatt).
Kivétel az egyedi generálású számláknál a gépjármű értékesítési számla, melynél lehetőségünk van választani az értékesítés devizanemét, így ott ez lesz a számla devizaneme is.
Kárszámláknál a szállítói számla fejben megadható biztosítói elszámolások minden esetben a számla eredeti devizanemében terhelődnek tovább.
Továbbterhelésnél a szállítói számla tétételekben állíthatjuk a továbbterhelés devizanemét.
Fizetési bankszámlaszámot több helyen tudunk beállítani;
partner adatlapon az alapértelmezett flottakezelő bankszámlaszám, illetve
keretszerződésben a Vevő számlára kerülő bankszámlaszám; továbbá
finanszírozási számlákhoz a refinanszírozói szerződésekben.
Minden esetben a flottakezelő bankszámlaszámai közül választunk. Annak függvényében kerül a számlára egyik vagy másik bankszámlaszám, hogy a számlázási sablonban kértük-e a keretszerződésenkénti bontást. Ha igen, akkor a keretszerződésből veszi a számlázás, ha nem, akkor a partnertől. További információ a témában a Vevőszámlákon megjelenő bankszámla számok oldalon olvasható.
A flottakezelő belföldi illetve közösségi adószámának megjelenését a számlán a vevő honjellege szabályozza.
Amennyiben az ügyfél belföldi vagy közösségen kívüli: a belföldi adószám, ha az ügyfél közösségen belüli: az EU adószám fog a számlaképen látszani.
A szállító neve, címe, adószáma a Partner adatlapon és az onnan elérhető nyomógombok alatt állítható, szűrve a saját cégre.
Szintén az adott ügyfél Partner adatlapján állíthatók az adatok.
A Számla sablon / Egyéb adat rovat beállításai blokk / Szöveg normál számlánál (vagy épp Szöveg helyesbítő számlánál vagy Szöveg sztornó számlánál) mező értéke + ha bepipáltuk ugyanitt a Hónap megjelenjen vagy az Időszak megjelenjen vagy a Szervezet megjelenjen lehetőségeket a sablonban, akkor ezeket is feltünteti itt rendszer.
A számla sablon fix szövegezés után jeleníthetők meg a Számlázás / Törzsadatok / Vevő számla egyéb adat szövegezések alatt ügyfelenként, esetleg azon belüli szervezetenként és számlázási sablononként a Szövegezés mezőben megadott, a számlára nyomtatni kívánt megrendelésszámok és egyéb szövegek .
A számlázási sablonokban szabályozható az is, hogy az analitika tételeket mennyire összehúzva jelenítse meg rendszer a kigenerált bizonylatok számla tételek területén. Tipikusan a számla összevontabb, míg a melléklet részletesebb szokott lenni, de valójában ez szabályozható. Ehhez keressük meg a számla (vagy épp melléklet) Sablon / Sablon tételek fület: itt látható, hogy egyáltalán hány féle tételünk keletkezhet a számlán. A sablon tételeken módosíthatunk is; összevonhatunk tételeket, vihetünk fel újabbat, módosíthatunk meglévőt. E sablon tételekhez adhatjuk meg, hogy adott tétel típus alatt, milyen jogcímű analitika tételeket kell összegyűjteni, összesíteni. A jogcímek beépítése történhet közvetlenül (ha csak és kizárólag ennél a sablonnál akarjuk ezt megtenni), illetve közvetetten (a számla tétel kategóriák beépítésével).
A tételek sorrendjét a Számlázási sablon tétel / Tétel adatok blokk Kód mezőbe írt értékekkel befolyásolhatjuk. Részletek itt.
Továbbterhelésnél a számla sablon tétel megnevezése
Havi átalánydíj és finanszírozás esetén szintén a számla sablon tétel megnevezése
Egyedi generálású számláknál a jogcím megnevezés (kivéve kezdő bérleti díj
Kézi számláknál a számla tétel megnevezése a jogcím megnevezése lesz, a tétel leírásba pedig a számlatétel felület Tétel leírás mezőjébe megadott szöveg kerül át, egy az egyben. Ide írhatunk dátumokat, neveket, rendszámot, bármit, rendszer nem szól bele, ettől kézi számla.
A mértékegység forrása függ attól, hogy a számlatétel sablon hogy van paraméterezve és hogy épp milyen jellegű tételeket számlázunk.
Havidíj jellegű tételeknél tipikusan érdemes a sablontételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = IGEN értéket beállítani és megadni a mértékegységet (tipikusan 'hó') → ekkor tehát a sablon tételben megadott mértékegység jelenik meg a számlán minden olyan tételnél, mely jogcíme alapján az adott sablon tételhez kapcsolódik.
Továbbterheléseknél már bonyolultabb a szabály:
Ha a sablon tételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = IGEN értéket állítottuk be, akkor ugyanaz a helyzet, mint előző esetben
Ha a sablon tételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = NEM értéket állítottuk be, akkor a vevő analitika tételben szereplő mértékegységet veszi rendszer a számlába
A vevőanalitika tételbe szállítói számlából történő továbbterhelés esetén a szállítói számla tételből jön a mértékegység
A szállítói számla tételben pedig a szolgáltatás elemnél megadottat ajánlja fel a rendszer mértékegységként.
A tételeknek van egy minimális beégetett tartalma, ami mindenképp megjelenik. Ezen túlmenően további adatok megjelenítését is kérhetjük, a sablonokban elérhető lehetőségeken belül. Ha olyan adatot szeretnénk viszontlátni a számlán, amit a sablonban nem tudunk kérni, az fejlesztési munka árán válik lehetővé. Amit magunk is módosíthatunk:
Sablon / Számla mező beállítások fül / Tétel leírásban feltüntetendő ügyfél specifikus adatok blokk: itt pipálhatjuk, hogy mit szeretnénk látni a beégetetten megjelenő adatokon túl
Sablon / Sablon tételek fül / Sablon tétel megnyitása / Tétel adatok blokk:itt állíthatjuk a számlán megjelenő tétel megnevezést és mértékegységet (tömeges generálású számláknál).
Egyedi generálású számláknál mindezek nem módosíthatók, kézi számlánál meg mindez nem számít, mert ott a számla rögzítéskor kézzel megadott tétel leírás kerül a számlára (amibe azt írunk, amit akarunk).
A számlára kerülő tételek áfáit összesítjük itt áfa kategóriánként és adómentességi okonként. A sorok megnevezése az áfa kategória megnevezéssel kezdődik, ezt követi zárójelben az adómentesség ok megnevezése. Mindkét adat a számlatétel egy-egy tulajdonsága. Az áfa kategória kódja és elnevezése nem módosítható. Az adómentességi ok Számlára kerülő leírás mezőjének átírásával befolyással lehetünk a számlán megjelenő szövegezésre ( Pénzügy / Törzsadatok / Adómentesség okai). Az adómentesség okainál megadott Számlára kerülő lábléc szöveg dinamikusan, a számla tartalmának függvényében jelenik meg a lábléc mondatok között.
Érdemes tudni, hogy a továbbterhelés, havi átalány, és valamennyi egyedi generálású számla a generálás más-más ágán keletkezik. Ha tehát biztosra akarunk menni, hogy az általunk kívánt szövegezés jelenik meg mindenhol, ezen esetek mindegyikét érdemes végigtesztelnünk.
A vevő számlák végén illetve a lábléc bizonyos pozícióiban több különböző mondat/szöveg tud megjelenni. E mondatok programozott szabályok mentén vagy megjelennek adott számlán, vagy nem. A szövegeket, és a szabályokat a következő táblázat tartalmazza:
Lábléc sor azonosító
Tartalom
Megjelenítés szabálya
1
A számlához melléklet tartozik.
Generált számlánál dinamikusan kapcsolja rendszer attól függően, hogy tartozik-e a számlasablonhoz papír (pdf) melléklet vagy sem. Kézi számláknál a Vevő számla adatlapon található pipálós mezőtől függ (Lábléc blokk / Melléklet van mező), tehát felhasználó állítja.
2
A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz.
Tömeges generálásnál fixen bekapcsolt, kézi számlánál kézzel állítható (Lábléc blokk / Közvetített szolgáltatást tartalmaz).
3
Reklamáció esetén szíveskedjenek a számlaszámra hivatkozni!
Tömeges generálásnál fixen bekapcsolt, kézi számlánál kézzel állítható (Lábléc blokk / Számla kifogást tartalmaz).
4
Kérjük, hogy a számla átutalással történő kiegyenlítésekor a közlemény rovatban a számlaszámot szíveskedjenek megadni! Egy utalásban lehetőleg egy számla kiegyenlítése történjen a számlával megegyező összegben! Ha mégis több számlát utalnak egyszerre, kérjük, hogy a számlaszámokat vesszővel elválasztva írják be a közlemény rovatba! Ha nem férnek be, akkor kérjük, hogy utalási mellékletként küldjék el a kiegyenlíteni kívánt számlaszámokat és azok összegét! A fizetési határidőn túli fizetés esetén a szerződés szerinti késedelmi kamatot számítjuk fel.
Fixen megjelenő mondat.
5
Jelen számla a kiállítási eljárás alapján aláírás nélkül is hiteles.
Fixen megjelenő mondat.
6
ÁFA átszámításánál alkalmazott árfolyam:
Nem hazai devizanemű számlán jelenik meg.
7
Az Áfa tv. 80. paragrafusa alapján az ÁFA Forintban kifejezett értéke:
Nem hazai devizanemű számlán jelenik meg.
8
ÁFA tv. 89 § alapján adómentes; fordított adózás
Hazai devizanemű, EU-n belüli vevőnek kiállított számlán jelenik meg. Az adómentesség okainál megadott Számlára kerülő lábléc szöveg felülírja.
9
ÁFA tv.87. §-a alapján mentes az adó alól.
Hazai devizanemű, EU-n kívüli külföldi vevőnek kiállított számlán jelenik meg. Az adómentesség okainál megadott Számlára kerülő lábléc szöveg felülírja.
101
Tetszőleges rövid szöveg
Számla végi lábléc közepére igazítva, a lábléc 1. sorában megjelenő fix szöveg
102
Tetszőleges rövid szöveg
Számla végi lábléc közepére igazítva, a lábléc 2. sorában megjelenő fix szöveg
103
Tetszőleges rövid szöveg
Számla végi lábléc közepére igazítva, a lábléc 3. sorában megjelenő fix szöveg
A rendszer átprogramozása nélkül is van azért pici mozgásterünk:
amelyik mondatot a flottakezelő a rendszerében soha nem akarja használni, az törölhető (ekkor is működik a szabály, csak ilyenkor a "semmit" jeleníti meg rendszer a számlán),
a mondatok átfogalmazhatók (gondolva arra, hogy a sorazonosítóra programozott szabályok akkor is érvényesülnek).
Ahhoz, hogy adott számlához készüljön melléklet, a következő feltételek kell teljesüljenek:
a számlasablonhoz beállított kell legyen a melléklet sablon (egy számlához több különböző melléklet is kapcsolódhat),
a kapcsolt mellékletsablonok összességében lefedett kell legyen ugyanaz a jogcím kör, mint ami a számlasablonban kezelt
biztosítói elszámolások tételei, mint önrész, avulás, biztosító térítése szerviznek tételek esetén a mellékletre kerülő megnevezések beégetettek, fejlesztő kell a módosításukhoz (mivel ezek nagyon speciális továbbterhelések a vevő számla fejből)
minden más továbbterhelésnél a melléklet tétel megnevezése a szolgáltatás elemek neve lesz
üzemanyag továbbterhelésnél a szállítói számla tételben megadható tankolt mennyiség, km állás is meg tud jelenni a vevő számla mellékletében
kész