Számlakép

A számlanyomtatás a számlaképek kigenerálása révén lehetséges. A létrejövő fájl pdf formátumú, melyet vagy kinyomtathatunk F1 rendszerből, vagy nyers formájában, vagy hitelesítést követően továbbíthatunk vevőinknek a P1 rendszeren keresztül. A számlakép felépítése bizonyos szabályok mentén történik. E szabályokat részben a számlázási sablonok rögzítik, részben beégetett programlogika.
Nézzük végig, hogy az egyes számlakép elemek hogyan határozódnak meg!

Bizonylat megnevezése, vízjelek

A számlán vízjel kizárólag a tesztkörnyezetekben jelenik meg, egy átlósan futó halvány "TESZT" felirat formájában. Éles környezetben ilyen nincs.
A bizonylatok megnevezése bizonylat típusonként lehet:

• Előszámla: a még nem könyvelt számlák esetén (ezeket akár előzetes számlaegyeztetésre is használhatjuk ügyfeleink felé)

• Számla: könyvelt normál számlák esetén

• Számviteli bizonylat: a számlázási sablon megfelelő beállítása és kizárólag áfa hatályán kívüli számlatételek esetén, lehetséges NAV felé nem továbbítandó elszámolási dokumentum kiállítása

• Áfa csoportos bizonylat: a számviteli bizonylat speciális fajtája, amely kizárólag akkor készül, ha a flottakezelő és a vevője azonos áfacsoportba tartozik

• Díjbekérő: díjbekéréssel indított, áfa visszaigénylésre nem jogosító (az előleg számlát megelőző) dokumentum

• Előlegszámla: a díjbekérő kiegyenlítése után készíthető bizonylat

• Helyesbítő számla: jóváírással van analitika sztornóval készült bizonylatoknál

• Sztornó számla: könyvelt számla sztornója esetén (sztornózáskor nem értelmezett a véglegesítésre váró állapot, a sztornó számlák automatikusan könyvelődnek közvetlenül a generálás után)

Bizonylatok bontása, összevonása

Ami biztos, hogy a bizonylatok minimum ügyfelenként ÉS számla sablononkénti ÉS devizanemenkénti bontásban állnak elő. Ezt finomíthatjuk a következőkkel:

• Sablon / Bizonylat bontás beállítása blokk: bejelöljük, amire szeretnénk még bontani (pl. keretszerződésre vagy épp egyedi szerződésre)

• Magukkal a sablonokkal is "játszhatunk": ha eddig mondjuk egy közös sablon alapján számláztuk a szervizt, bírságot, stb. tételeket, de mostantól szeretnénk a bírságokat külön számlázni, akkor az eddigi egy sablon helyett kell csinálnunk két új sablont, egyikbe csak a bírságos jogcímeket beépítve, másikba csak a szervizes jogcímeket. Ilyenkor ne feledjük érvényteleníteni a régi sablont, majd a Számlázási sablon csomagban is ki kell cserélnünk a régi sablont a két újra! - különben várhatunk az új számláinkra.

Devizanem

Valójában nem is a számlaképhez tartozó téma, de utolsó ellenőrzési pontunk mégis csak itt van.

• Amennyiben rendszer több különböző devizanemű követelést számláz, azokat biztosan külön számlabizonylatra bontja.

• A generált számláknál a számla devizaneme az alapján határozódik meg, hogy mi a keretszerződés devizaneme (ami öröklődik a keret alatti összes egyedi szerződésbe is).

• Amennyiben a szerződés devizaneme a hazai devizanem, úgy a kezelési szolgáltatások havi átalánydíjai biztosan ebben a devizanemben fognak árazódni és számlázódni. Ugyanígy ez egyedi generálású számlák is (mint pl. kezdő bérleti díj, lezárási számla) is a szerződés devizanemében állnak elő automatikusan.

• Ugyanakkor a hazai devizanemű szerződésekhez a finanszírozáshoz választható idegen devizanem is, ilyenkor a számla is ebben a devizanemben áll elő, adott esetben tehát automatikusan leválva a kezelési szolgáltatások számlájáról (az eltérő devizanem miatt).

• Kivétel az egyedi generálású számláknál a gépjármű értékesítési számla, melynél lehetőségünk van választani az értékesítés devizanemét, így ott ez lesz a számla devizaneme is.

• Kárszámláknál a szállítói számla fejben megadható biztosítói elszámolások minden esetben a számla eredeti devizanemében terhelődnek tovább.

• Továbbterhelésnél a szállítói számla tétételekben állíthatjuk a továbbterhelés devizanemét. 

Szállító adatok

Bankszámlaszám, ahová a vevő fizet

Fizetési bankszámlaszámot több helyen tudunk beállítani; 

• partner adatlapon az alapértelmezett flottakezelő bankszámlaszám, illetve 

• keretszerződésben a Vevő számlára kerülő bankszámlaszám; továbbá

• finanszírozási számlákhoz a refinanszírozói szerződésekben. 

Minden esetben a flottakezelő bankszámlaszámai közül választunk. Annak függvényében kerül a számlára egyik vagy másik bankszámlaszám, hogy a számlázási sablonban kértük-e a keretszerződésenkénti bontást. Ha igen, akkor a keretszerződésből veszi a számlázás, ha nem, akkor a partnertől. További információ a témában a Vevőszámlákon megjelenő bankszámla számok oldalon olvasható.

Szállító adószám

A flottakezelő belföldi illetve közösségi adószámának megjelenését a számlán a vevő honjellege szabályozza.
Amennyiben az ügyfél belföldi vagy közösségen kívüli: a belföldi adószám, ha az ügyfél közösségen belüli: az EU adószám fog a számlaképen látszani.

Szállító további adatai

A szállító neve, címe, adószáma a Partner adatlapon és az onnan elérhető nyomógombok alatt állítható, szűrve a saját cégre.

Vevő adatok

Szintén az adott ügyfél Partner adatlapján állíthatók az adatok.

Egyéb adat a számla fejben

• A Számla sablon / Egyéb adat rovat beállításai blokk / Szöveg normál számlánál (vagy épp Szöveg helyesbítő számlánál vagy Szöveg sztornó számlánál) mező értéke + ha bepipáltuk ugyanitt a Hónap megjelenjen vagy az Időszak megjelenjen vagy a Szervezet megjelenjen lehetőségeket a sablonban, akkor ezeket is feltünteti itt rendszer.

• A számla sablon fix szövegezés után jeleníthetők meg a Számlázás / Törzsadatok / Vevő számla egyéb adat szövegezések alatt ügyfelenként, esetleg azon belüli szervezetenként és számlázási sablononként a Szövegezés mezőben megadott, a számlára nyomtatni kívánt megrendelésszámok és egyéb szövegek .

Számla tételek

Tételek bontása, összevonása

A számlázási sablonokban szabályozható az is, hogy az analitika tételeket mennyire összehúzva jelenítse meg rendszer a kigenerált bizonylatok számla tételek területén. Tipikusan a számla összevontabb, míg a melléklet részletesebb szokott lenni, de valójában ez szabályozható. Ehhez keressük meg a számla (vagy épp melléklet) Sablon /  Sablon tételek fület: itt látható, hogy egyáltalán hány féle tételünk keletkezhet a számlán. A sablon tételeken módosíthatunk is; összevonhatunk tételeket, vihetünk fel újabbat, módosíthatunk meglévőt. E sablon tételekhez adhatjuk meg, hogy adott tétel típus alatt, milyen jogcímű analitika tételeket kell összegyűjteni, összesíteni. A jogcímek beépítése történhet közvetlenül (ha csak és kizárólag ennél a sablonnál akarjuk ezt megtenni), illetve közvetetten (a számla tétel kategóriák beépítésével).

Számla tételek sorrendje

A tételek sorrendjét a Számlázási sablon tétel / Tétel adatok blokk Kód mezőbe írt értékekkel befolyásolhatjuk. Részletek itt.

Számla tételek megnevezése

• Továbbterhelésnél a számla sablon tétel megnevezése

• Havi átalánydíj és finanszírozás esetén szintén a számla sablon tétel megnevezése

• Egyedi generálású számláknál a jogcím megnevezés (kivéve kezdő bérleti díj

• Kézi számláknál a számla tétel megnevezése a jogcím megnevezése lesz, a tétel leírásba pedig a számlatétel felület Tétel leírás mezőjébe megadott szöveg kerül át, egy az egyben. Ide írhatunk dátumokat, neveket, rendszámot, bármit, rendszer nem szól bele, ettől kézi számla.

Tételek mértékegysége

A mértékegység forrása függ attól, hogy a számlatétel sablon hogy van paraméterezve és hogy épp milyen jellegű tételeket számlázunk.

• Havidíj jellegű tételeknél tipikusan érdemes a sablontételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = IGEN értéket beállítani és megadni a mértékegységet (tipikusan 'hó') → ekkor tehát a sablon tételben megadott mértékegység jelenik meg a számlán minden olyan tételnél, mely jogcíme alapján az adott sablon tételhez kapcsolódik.

• Továbbterheléseknél már bonyolultabb a szabály:

  • • Ha a sablon tételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = IGEN értéket állítottuk be, akkor ugyanaz a helyzet, mint előző esetben

    • Ha a sablon tételben a Mértékegység fixen a sablon tételből = NEM értéket állítottuk be, akkor a vevő analitika tételben szereplő mértékegységet veszi rendszer a számlába

    • A vevőanalitika tételbe szállítói számlából történő továbbterhelés esetén a szállítói számla tételből jön a mértékegység

    • A szállítói számla tételben pedig a szolgáltatás elemnél megadottat ajánlja fel a rendszer mértékegységként.

Tételek további adatai

A tételeknek van egy minimális beégetett tartalma, ami mindenképp megjelenik. Ezen túlmenően további adatok megjelenítését is kérhetjük, a sablonokban elérhető lehetőségeken belül. Ha olyan adatot szeretnénk viszontlátni a számlán, amit a sablonban nem tudunk kérni, az fejlesztési munka árán válik lehetővé. Amit magunk is módosíthatunk:

• Sablon / Számla mező beállítások fül / Tétel leírásban feltüntetendő ügyfél specifikus adatok blokk: itt pipálhatjuk, hogy mit szeretnénk látni a beégetetten megjelenő adatokon túl

• Sablon / Sablon tételek fül / Sablon tétel megnyitása / Tétel adatok blokk:itt állíthatjuk a számlán megjelenő tétel megnevezést és mértékegységet (tömeges generálású számláknál).

• Egyedi generálású számláknál mindezek nem módosíthatók, kézi számlánál meg mindez nem számít, mert ott a számla rögzítéskor kézzel megadott tétel leírás kerül a számlára (amibe azt írunk, amit akarunk).

Áfa összesítő táblázat

A számlára kerülő tételek áfáit összesítjük itt áfa kategóriánként és adómentességi okonként. A sorok megnevezése az áfa kategória megnevezéssel kezdődik, ezt követi zárójelben az adómentesség ok megnevezése. Mindkét adat a számlatétel egy-egy tulajdonsága. Az áfa kategória kódja és elnevezése nem módosítható. Az adómentességi ok Számlára kerülő leírás mezőjének átírásával befolyással lehetünk a számlán megjelenő szövegezésre ( Pénzügy / Törzsadatok / Adómentesség okai). Az adómentesség okainál megadott Számlára kerülő lábléc szöveg dinamikusan, a számla tartalmának függvényében jelenik meg a lábléc mondatok között.

Érdemes tudni, hogy a továbbterhelés, havi átalány, és valamennyi egyedi generálású számla a generálás más-más ágán keletkezik. Ha tehát biztosra akarunk menni, hogy az általunk kívánt szövegezés jelenik meg mindenhol, ezen esetek mindegyikét érdemes végigtesztelnünk.

Lábléc mondatok

A vevő számlák végén illetve a lábléc bizonyos pozícióiban több különböző mondat/szöveg tud megjelenni. E mondatok programozott szabályok mentén vagy megjelennek adott számlán, vagy nem. A szövegeket, és a szabályokat a következő táblázat tartalmazza:

A rendszer átprogramozása nélkül is van azért pici mozgásterünk:

• amelyik mondatot a flottakezelő a rendszerében soha nem akarja használni, az törölhető (ekkor is működik a szabály, csak ilyenkor a "semmit" jeleníti meg rendszer a számlán),

• a mondatok átfogalmazhatók (gondolva arra, hogy a sorazonosítóra programozott szabályok akkor is érvényesülnek).

Számla mellékletek

Ahhoz, hogy adott számlához készüljön melléklet, a következő feltételek kell teljesüljenek:

• a számlasablonhoz beállított kell legyen a melléklet sablon (egy számlához több különböző melléklet is kapcsolódhat),

• a kapcsolt mellékletsablonok összességében lefedett kell legyen ugyanaz a jogcím kör, mint ami a számlasablonban kezelt

Melléklet tétel megnevezések

• biztosítói elszámolások tételei, mint önrész, avulás, biztosító térítése szerviznek tételek esetén a mellékletre kerülő megnevezések beégetettek, fejlesztő kell a módosításukhoz (mivel ezek nagyon speciális továbbterhelések a vevő számla fejből)

• minden más továbbterhelésnél a melléklet tétel megnevezése a szolgáltatás elemek neve lesz

• üzemanyag továbbterhelésnél a szállítói számla tételben megadható tankolt mennyiség, km állás is meg tud jelenni a vevő számla mellékletében

kész