Szerviz árajánlatok

SCREEN CODE: SZOLG_ARAJANLAT.SHEET; SZOLG_ARAJANLAT_TET.SHEET

Árajánlat rögzítését a rendszerben jelenleg a szerviz, és az abroncs szolgáltatások követelik meg. A rögzítés technikája, illetve a felület megegyezik mindkét esetben, azonban különböznek a szolgáltatások speciális adatlapjai.

Az Árajánlat kezelés felületen az Árajánlatok blokkban hozzuk létre az árajánlatot a felvitel gomb segítségével, vagy közvetlenül a szolgáltatás igény adatlapon található Szerviz árajánlat nyomógombbal. Illetve itt láthatóak az ügyintézéshez már rögzített korábbi árajánlat verziók. Ha valamilyen okból az árajánlatot érvénytelenítjük, itt tudunk új verziót is létrehozni, valamint rögzítés alatti állapotú árajánlatban módosítani is.
Több verzió esetén a rendszer időrendben visszafelé mutatja a tételeket, de mindig csak egy lehet érvényes. Az árajánlatok módosítása szigorú szabályokhoz kötött, egy már elfogadott verzió nem módosítható, csak érvényteleníthető. Érvénytelenítéskor a rendszer lemásolja az adatokat, és létrehoz egy rögzítés alatti sort, amiben már szabadon tudunk javítani.
Az árajánlat minden állapotváltozása rögzül, ezt tudjuk nyomon követni képernyő alsó blokkjában.

Árajánlat alapadatok fül

Árajánlat azonosító
rendszer által generált azonosító

Árajánlat verzió
amennyiben történt érvénytelenítés, a rendszer által generált sorszám

eÁrajánlat
megrendelésből örökölt mező; amennyiben értéke IGEN, nincs lehetőség kézi árajánlat rögzítésre.

Állapot
az árajánlat állapota. Az állapotokat a műveletek menüben tudjuk tovább léptetni.

Megrendelésszám
az utolsó érvényes (rögzítés alatti vagy kiküldött) megrendelés azonosítója

Beszállító ajánlat azonosító
amennyiben a partnernek van saját azonosítója, az beírható ide

Utólagos rögzítés jelölő
szolgáltatási igényből örökölt mező; amennyiben az ügyintézés már a javítás elvégzése után történik

Ellenőrzés
az árajánlat még hátralévő ellenőrzésére hívja fel a figyelmet, a műveletekben a 'véleményezésre küldés' léptetéssel értéke 'ellenőrizendő' lesz

Jelleg
értéke 'Előzetes', ha javítás megkezdése előtt érkezett; 'Javítás után', ha már elkészült javításhoz rögzítünk árajánlatot utólag. A szolgáltatási igényben megadott utólagos rögzítés mező értékével azonosul.

Beérkezés dátuma
rendszer beajánlja a rögzítés időpontját, de ez átírható

Árajánlat érvényessége
ameddig a partner fenntartja a javításra küldött ajánlat összegét; alapértékként rendszer beajánl a rögzítéshez képest plusz két napot, de ez átírható

Vállalt idő
partner által vállalt javítási idő (órában)

Jóváhagyás dátuma
amikor az árajánlatot elfogadjuk, rendszer tölti

Műszak elfogadta nyomógomb
az árajánlat állapota a Műveletek menüben léptethető (lásd alább a fejezetet), azonban a folyamat végén a a nyomógombbal rögzíteni kell, ki/mikor hagyta jóvá véglegesen az árajánlatot. A  végleges elfogadás elmaradása a szállítói számla igazolásakor okozhat gondot, mert nem ajánlja fel kiválasztásra az adott ügyintézést. A gomb megnyomása elemi joghoz kötött.
Ezen kívül, ha rendelkezünk hozzá jogosultsággal, a gombot használhatjuk ú.n. gyors állapotléptetésre is, amikor nincs szükség az árajánlat különböző állapotainak végigléptetésére. Legalább egy rögzített árajánlat tételnek ebben az esetben is lennie kell.

Érvénytelenítés oka
ha az árajánlatot érvényteleníteni akarjuk, meg kell adni annak okát

Csatolt képek nyomógomb
a szerviz által küldött képeket, fájlokat feltölthetjük a rendszerbe

Ügyfél engedélyezés

Engedélyező ügyfélnél
megjeleníti azt a kapcsolattartót az ügyfélnél, aki a javítást engedélyezheti

Engedély limit
az az összeg, ami fölött már engedélyt kell kérni ügyféltől

Engedélyezési feltételek
szerződésben megadott egyéb, engedélyezésre vonatkozó információk

Ügyfél visszaigazolta
ide írhatjuk azt az időpontot, amikor ügyfél válasza megérkezett

Engedélykérő kiállítása nyomógomb
itt tudjuk az ügyfél felé küldendő engedélykérő dokumentumot kiállítani. Lehetőség van különböző dokumentum sablonok elkészítésére.

Szállítói számlák

Megjeleníti az árajánlatra igazolt szállítói számlá(ka)t.

Ár adatok

Nettó / bruttó összesen
ide írjuk a szerviztől kapott árajánlat végösszegét, ez összehasonlítható majd a rendszer által számított mezőkkel

Számított nettó / bruttó összesen
rendszer adja össze az egyes felrögzített árajánlat tételek összegéből

Kötelező szerviz

Kötelező szerviz jelölő
ha értéke IGEN, akkor szerkeszthetővé válnak a Szerviz dátum, km  mezők

Kötelező olajcsere jelölő 
ha értéke IGEN, akkor szerkeszthetővé válnak az Olajcsere dátum, km  mezők

Szerviz (olajcsere) dátum, km
a beírt adatok rögzülnek a Gépjármű szervizkönyvek  adatlapon (ahol rendszámra visszakereshető az információ)

Az árajánlat létrehozását követően a rögzítést a tételekkel folytatjuk.

Árajánlat tételek fül

Az Árajánlat tételek blokkban szolgáltatási elemek szintjén tudjuk szétbontani a kapott ajánlatot. Az árajánlatbontás mélységét Flottakezelő dönti el, azonban minden árajánlathoz fel kell rögzíteni legalább egy tételt. A részletesebb rögzítés eredményeként pl. statisztikázhatóak lesznek az egyes gépjárművekhez szükséges javítási költségek.
A gépjármű szerződésében beállított szolgáltatási szintnek megfelelően a rendszer maga ajánlja fel az árajánlat tétel költségviselőjét (Flottakezelő/Ügyfél), de ezt Felhasználó módosíthatja.

Árajánlat tétel adatlap

Az adatlap felépítése az egyszerű, hatékony rögzítést segíti. Alapvetően a következő információkat kell megadni a tétel rögzítésekor:

• szolgáltatási elem

• mennyiség

• listaár (vagy kedvezményes egységár).

Minden olyan mezőt, melyek számíthatóak egymásból, rendszer automatikusan, a beíráskor tölti.

Gépjármű
az ügyintézésből örökölt mező

Ügyfélbejelentés
a szolgáltatási igényben leírt örökölt mező

Árajánlat azonosító, Árajánlat verzió
rendszer által generált, az árajánlat fejből örökölt mező

Tétel sorszám
az árajánlat tétel sorszáma a rögzítés sorrendjében, rendszer generálja

Vevőanalitika hivatkozik rá
rendszer bejegyzi, ha az ügyfél felé történő számlázáshoz az analitika már lefutott a tételre

Szolgáltatás
a szolgáltatási igény tételből örökölt mező

Szolgáltatás elem
az árajánlaton szereplő tételeket itt tudjuk megfeleltetni a rendszer számára értelmezett szolgáltatás elemeknek. Csak a megadott szolgáltatáshoz paraméterezett elemek közül választhatunk

Mennyiség (mennyiségi egység)
az árajánlaton szereplő mennyiséget rögzítjük. A mennyiségi egységet a szolgáltatási elem kiválasztásával a rendszer automatikusan tölti

Listaár
a termék partner által meghatározott alapára

Kedvezmény
a partner által Flottakezelő részére nyújtott kedvezmény mértéke %-ban

Kedvezményes egységár
listaár mínusz a kedvezmény; számítja rendszer, de be is írható

Érték összesen nettó
a mennyiség szorozva a listaárral; számítja rendszer, de be is írható

Kedvezmény összesen
érték összesen nettó mínusz a kedvezmény; számítja rendszer, de be is írható

Kedvezményes ár (nettó) összesen
a nettó összesen mínusz a kedvezmény; rendszer számítja a fenti mezőkből, nem szerkeszthető. Ezeket az értékeket fogja összegezni az alapadatok 'Ár adatok' blokkban.

ÁFA százalék
a nettó összeget terhelő adó; alapértelmezetten 27%

Érték bruttó
a kedvezményes nettó ár szorozva az ÁFA beállított értékével; rendszer számítja, de beírható

Összesítő
a mezőben lehetőség van számokat összeadni, az eredményt a jobb oldalon mutatja a rendszer

Továbbszámlázandó
itt kell jelölni, hogy az adott árajánlat tétel továbbterhelendő-e ügyfél részére. 

• Továbbterheléses szerződés esetén értéke  mindig IGEN.

• Havi átalánydíjas szolgáltatás esetén a rendszer a gépjármű egyedi szerződésében az adott szolgáltatási szintben rögzített szolgáltatási elemeket vizsgálja. Amennyiben az árajánlat tételben kiválasztott szolgáltatási elem megtalálható itt, akkor rendszer a jelölő értékét alapértelmezetten NEM re állítja.

Rendszer a szerződésben megadott paraméterek alapján beajánlja a várható értékét. Szükség szerint ez felhasználó által módosítható (pl tartalmazza ugyan az adott tételt az átalánydíj, azonban a jelen javítás az ügyfél nem rendeltetésszerű használatára visszavezethető, emiatt a költséget ő viseli).

Megjegyzés
szabadon írható, belső információ

Maradvány nettó / bruttó
ezek a mezők a nagyobb mennyiségű tétel felrögzítését segítik. Amennyiben az árajánlat fejben a rögzítés kezdetekor megadtuk a szerviz árajánlat végösszegét (nettót vagy bruttót), a rendszer a felrögzített tétel összegét levonja az adatlap mentésekor. Ennek eredményét jeleníti meg ezekben a mezőkben. Mindaddig, amíg a számított végösszeg el nem éri a megadottat, automatikusan megnyit egy új tétel adatlapot.

Szállítói számla hivatkozik rá
rendszer bejegyzi, amikor a beérkezett számlát az árajánlatra igazolják

Engedélykérő lapra kerüljön
az itt megjelölt tételek az árajánlat fej Ügyfél engedélyezés blokkjából kiállítható dokumentumra kerülnek. Ezzel egységes formátumban tudjuk ügyfél felé az engedélykérést elküldeni.

Árajánlat állapot léptetések

Az árajánlatok állapota nem öncélú. Elő kell állnia annak a helyzetnek, ahol már minden (számlázáshoz) szükséges adat a rendszerbe került, és ezen többet nem módosítunk.
Ez az állapot az 'Elfogadott', ide kell tehát hol egyszerűbben, hol kanyargósabb úton (engedélyeztetés) eljuttatnunk a rögzített árajánlatot.
Miután végeztünk a tételek felrögzítésével, az árajánlat engedélyezés, jóváhagyás folyamatát a műveletek menüben tudjuk tovább vinni. Arra figyeljünk, hogy ha a folyamatot továbbléptetjük, az árajánlat bizonyos adatain már nem tudunk változtatni, csak érvénytelenítés útján!

Fontos! Ahogy azt fentebb már írtuk, a folyamat lépések végén a 'Műszak elfogadta' gombot mindenképpen meg kell nyomni! Ennek hiányában a szállítói számla igazolásakor nem választható ki az árajánlatot tartalmazó szolgáltatási igény!

Az elfogadás előtti állapotléptetéseket a Műveletek menüben végezhetjük el.

kész