Gyakori kérdések - számlázás

Miért nem került be egy tétel analitika felgyűjtésbe?

A rendszer összetettsége miatt ez bizony előfordulhat, hiszen a számlázáshoz sok paraméter megfelelő együttállása szükséges. Nem könnyű nyomozni ebben a témában, ezért született ez az oldal.

Bármilyen analitika hiányunk van, a kiinduláshoz gondoljuk át / ellenőrizzük le a következőket:

• történt-e bármilyen törzsadat módosítás, ami érintheti a jelenlegi tételünket?

• korábban képződött-e már analitika tétel abból az objektumból, amire most eredményt várunk?

Az utóbbi ellenőrzés viszonylag egyszerű (használjuk a Vevőanalitika képernyőt), és nagyon beszédes is egyben.
Ha találunk korábban már számlázásba került tételeket, akkor ellenőrizzük, hogy ezek közt az adott partner részére is vannak-e tételek. Ez ismét sokat mond, máris következtethetünk, hogy a partner adatainak beállítása, vagy a törzsadatok változása okozza-e a mostani hiányt.

Tipikus okok a következők:

Nem megfelelően paraméterezett törzsadatok
Ez az ok általában a rendszer élesbe állása után szokott jelentkezni, de előfordulhat, hogy valamely paraméterezési hiány csak jelentősen később derül ki. Analitika hiány esetén mindig érdemes átnézni azokat a törzsadatokat, amelyek ezekre az adatokra vonatkoznak. 

Korábban már megszületett az analitika tétel
Rendszer nem generál analitikát kétszer ugyanarra, azaz egyazon szerződött szolgáltatás egyazon időszakára. Ha egy új generálásnál nem jön le analitika tétel, ez az egyik amire érdemes gyanakodnunk. A Számlázás / Vevő analitika tételek menüpontból ellenőrizhetjük.

Nem megfelelő állapotú az egyedi szerződés
'Rögzítés alatt' , 'Jóváhagyásra vár' , 'Jóváhagyott', 'Törölt' állapotú egyedi szerződésre nem készül analitika.
'Lezárt' vagy 'Lezárás alatti' állapotú egyedi szerződésre csak akkor készül analitika, ha a szerződés lejárat dátuma és az analitika generálás időszaka között kevesebb, mint 365 nap telt el.

Folyamatban lévő szerződés módosítás
Ha egy adott keretszerződés bármely egyedi szerződésére folyamatban van bármilyen tartalmú szerződés módosítás, úgy rendszer automatikusan felfüggeszti a keret alatti minden egyedi számlázását.
Ennek okai: 

• (a) egyrészt egy megkezdett szerződés módosítás épít arra a kiinduló állapotra, ami az indításakor érvényben volt, és ez minden számlázással elmozdulna (pl. változik a feltételezett tőke kintlévőség). 

• (b) másrészt a keret alatti egyedik számlázása jellemzően egyben és egyszerre történik.

Ilyen esetben tehát tisztázni kell a szerződés módosítás sorsát, és vagy ráaktiválni azt a szerződésre, vagy megszakítani a folyamatot, hogy a számlázás felfüggesztést megszüntessük.

Lyuk az előző hónapban
A rendszer minden egyes havi átalányos szerződött szolgáltatásra egyenként vizsgálja, hogy az előző hónapra generálódott-e analitika tétel, és az épp generált hónapban csak akkor hoz létre a szerződés egészére analitikát, ha minden előző havi szolgáltatásra sikeres volt az analitika generálás. (Előző hónapon túli korábbi hónapokat nem néz a rendszer, ennek migráció utáni számlázásoknál van jelentősége.)

Időszak probléma
Ellenőrizzük, hogy az analitika tétel biztosan arra az időszakra került-e felgyűjtésre, amelyik időszakban hittük, hogy el kell készülnie!
Példák: 

• olyan időszakra indítunk bérleti díj generálást, amikor az egyedi szerződés még nem volt aktív

• a szállító számla könyvelési időszaka későbbi, mint az analitika generálás időszaka

• folyamatos teljesítésű szállító számla elszámolási időszak vége dátuma későbbi, mint az analitika generálás időszaka

• a szolgáltatási igény valós igénybevétel dátuma későbbi, mint az analitika generálás időszaka   

Hiányzó szállítói számla láb
Vásárolt szolgáltatások továbbterhelésekor oka lehet az analitika elmaradásának az, hogy a vevő irányú szolgáltatásunk mögé még nincs könyvelt szállítói számla (amit továbbterhelnénk).

Elégtelen szolgáltatási igény állapot
Saját szolgáltatás  továbbterheléséről várt analitika tétel elmaradásának oka lehet a szolgáltatási igény 

• elégtelen rögzítése (állapot 'Ténylegesen igénybe vett'); vagy

• nem az analitika futtatási időszakba beleeső 'Valós igénybevétel dátuma'

Bérautós analitika esetén
A pontos szabályokat az analitika generáláshoz elolvashatjuk a "Bérautó kezelés áttekintő" súgóoldalon.

Hogyan nyomozzunk?

Az analitika nem-generálás okok közül a gépi úton megfoghatókat rendszer is jelzi felhasználónak, magán az Analitika generálás felületen / a Generálás kivételei blokkban.

Ha szerződés módosítás miatt nem generálódik analitika...

... akkor vagy az egyedi szerződés felől, vagy menüből érhetjük el a módosítási igényeket, ahol aztán dönthetünk a továbblépésről.

Ha előző időszak miatt nem generálódik analitika...

Ha nem szerződés módosítás az oka a nem generálásnak, akkor azt szeretnénk ellenőrizni, hogy egy bizonyos analitika tétel bármikor létrejött-e, akkor érdemes a Számlázás / Vevő analitika tételek felületről közelíteni az analitika tételekhez, itt tudunk szűrni gépjárműre, keretre, stb., látva így az összes generált analitika tételt, jelölve benne az időszakokkal, szolgáltatásokkal, és nem utolsó sorban egyből azt is látjuk, hogy adott analitika tétel beépült-e már vevő számlába. Ez nagyon-nagyon hasznos felület, rengeteg információval, használjuk!

Amit érdemes vizsgálnunk:

• Azonosítsuk, hogy utoljára mikorra generálódott analitika tétel adott szerződésre (Számlázási hó és Szolgáltatási időszak oszlopok)!

• Ellenőrizzük azt, hogy arra az időszakra minden szolgáltatásra van-e analitika tételünk, ami a szerződés szolgáltatáslistája szerint akkor élő szolgáltatás volt!

Miért kerül a tétel a hibás analitika listára?

Tipikus okok a következők:

Hiányzó jogcím

• Továbbterhelés esetén képzelhető el, hogy olyan szolgáltatás elemmel jött létre az analitika tétel, melyhez nincs beállítva vevő oldali jogcím, és emiatt eleve ellehetetlenülne a tétel könyvelése.

• Havi átalánydíj esetén az okozhatja a problémát, hogy a kezelési szolgáltatás adatlapján nincs kitöltve a Havi átalány jogcíme mező, esetleg ott olyan jogcím szerepel, amivel valami probléma van (pl. érvénytelenné vált időközben, vagy hibásan lett kiválasztva).

Hiányzó könyvelési szabály
Olyan jogcímmel jön létre az analitika tétel, melyhez nincs beállítva könyvelési szabály, vagy ha van is, az az adott tétel esetére nem illik rá (pl. partnerjelleg, honjelleg, adóalanyiság valamilyen együttállása nincs lefedve).

Hiányzó szolgáltatás elem
Tipikusan a beépített komplex szolgáltatások valamilyen paraméterezési hiányosságából, nem jól kezelt változásából adódhat ilyen helyzet. Érdemes az adott szolgáltatás törzsadatait ellenőrizni.

Hogyan nyomozzunk?

A hibás tételeket tekinthetjük meg a Számlázás / Analitika generálás felület / Naplód adatok blokk / Hibalista nyomógomb alatt.

Itt is az analitika tételek felület nyílik meg, csak épp adott generálás hibás soraira szűrve. Jól látszanak a kitöltetlen oszlopok a jogcímre és a könyvelési szabályra, az ilyen sorok szolgáltatás elemeit kell törzsadat szinten javítani, megadva a jogcím hivatkozást, illetve a jogcímhez megadva a könyvelési szabályt/szabályokat.

Miért nem került bele az analitika tétel a számlába?

Tipikus okok a következők:

Partner adatlap adathiány
A Partner adatlap Működés blokkjában nincs megadva a Flottakezelő bankszámla száma

Időszak probléma
A számla generálásnál megadott dátum korábbi, mint az analitika generálás időszakának utolsó napja, illetve az analitika generálás tételekben szereplő Szolg.időszak vége dátum.
Olyan szállító számla tételek esetében, ahol saját szolgáltatási igény is rögzítve van, a Valós igénybevétel dátuma későbbi, mint a szállító számla könyvelési dátuma, illetve a számla generálás időpontja. pl. bírság esetén

Jogcím nem része a számlázási sablonnak
Adott jogcím, nincs beépítve abba a számlázási sablonba, melyből várnánk a kiszámlázását. A jogcímek beépítése a számlázási sablonokba a számlázási sablon tételekbe történik, vagy közvetlenül, vagy számla tétel kategórián keresztül.
Ehhez egyfelől a jogcím adatlapon kell kitöltenünk a számla tétel kategória hivatkozást, másrészt a számla sablon tétel felől fel kell vennünk a jogcímet tartalmazó kategóriát (ez a közvetett út), vagy fel kell vennünk direktben a jogcímet.

Számlázási sablon nem része a generálás csomag típusnak
Adott számlázási sablon alapján csak akkor generálhatunk számlát, ha a sablont hozzárendeljük a megfelelő vevő számla generálás csomag típushoz is (ez utóbbira indítjuk a számlagenerálásokat, ezekből választunk új generálás indításakor). A csomag típusok csak akkor módosíthatók, ha épp nem érvényesek, tehát először érvénytelenítenünk kell, majd felvenni bele az új sablont, aztán érvényesíteni.

Devizanem eltér a szerződésben és a sablonban
Amennyiben a flottakezelő devizanemekre korlátozza egy-egy sablon hatályát, úgy előfordulhat az is, hogy a számlázni áhított szerződés devizaneme eltér a sablonétól, és emiatt nem készül számla a szerződésre. Ilyenkor érdemes fontolóra venni, hogy a sablonból kitöröljük ezt a korlátozást, mivel az F1 mostanra automatikusan elvégzi a devizanemenkénti bizonylatbontást ilyenkor is.

Adott ügyfélnél nem az a számlázási sablon van beállítva, amit futtatunk
Amikor elindítjuk a számlagenerálást, ott megadunk ugye  egy számla generálás csomag típust. E csomag típusban meghatározott, hogy pontosan mely számlasablonok alapján kell kell futnia.
Másfelől, a partner adatlapon minden ügyfélhez meg kell adnunk, hogy mely számla sablon csomagot kell nála alkalmazzuk, tehát itt is a sablonokat rendeljük hozzá, épp az ügyfélhez.Akkor lehet probléma, ha az ügyfélhez rendelt sablonok nem részei az épp futtatott számla generálás csomag típusnak. Ilyenkor a hiányzó sablon alapján nem képződik számla az adott ügyfélnél.

Adott ügyfélnél a számlázási szervezetek paraméterezése hiányos
Az analitika tétel néha azért nem kerül bele a számlába, mert az érintett ügyfélnél vannak ugyan felvéve számlázási szervezetek, de az analitika generálás nem tudta megállapítani, hogy adott tétel melyik szervezetre terhelődjön. A szervezeteket a költséghelyeken keresztül tudjuk hozzárendelni a gépjárművekhez vagy a használókhoz.

Hogyan ellenőrizhetjük, kiszámlázottak-e szállító számla tételek?

A hivatkozó könyveletlen vevő számlák és analitikák könnyű megtalálásához a Vevő analitika tételek képernyőt érdemes használni. Itt a "Könyveletlen" szűrési feltétel megadásával a számlába még nem került tételeket és a véglegesítésre váró vevő számlában lévő tételeket is lehozza a lista. Ugyanezen a képernyőn lehet szűrni a továbbterhelt szállítói számlára is.

Hogyan befolyásolhatjuk a generált számla bizonylat tartalmát, bontását?

Erről részleteket a Számlakép című súgóoldalon olvashatunk.

kész