Dokumentumok kezelése

F1 rendszer támogatja a dokumentumok kezelését, mind a rendszerből kiállítandó, mind a bekérendő dokumentumok tekintetében.

A dokumentum bekérés funkció használatával annyi a cél, hogy a rendszerbéli folyamatok különböző pontjain a rendszer képes legyen jelezni, hogy mely dokumentumokat kell bekérje a flottakezelő az érintettől, s azokat tudja is kezelni, érkeztetni, és tárolni. Azonban léteznek olyan rendszerfolyamatok, ahol F1 kötelezővé teszi bizonyos dokumentumok bekérését, amíg ezen dokumentumok nem érkeznek be, addig nem lehet továbbhaladni a munkafolyamatban (pl. Keretszerződésnél). Jelenleg ez a beállítás rendszerparaméter, a Bejövő dokumentum adatlapon láthatjuk a tulajdonságait, illetve itt tudjuk beállítani, hogy rendszer milyen időközönként figyelmeztesse felhasználót a beérkezés esedékességre.

A dokumentum kiállítás megvalósítása lényegesen összetettebb, így nagyobb az előkészítési igénye is.  Az üzleti folyamatok során F1 képes az adott dokumentumot felajánlani, majd kiállítani.  
A kiállítás célja, hogy a folyamatok egyes pontjain, a rendszer képes legyen felajánlani az ott kiállítható dokumentumokat és azokat ki is generálja oly módon, hogy abban minden adat igazodjon az aktuális helyzethez (pl. adott ügyfelet szólítsa meg, az ő szerződésének feleljen meg, stb., hasonlóan a Word körlevél funkciójához). Ennek feltétele, hogy egyrészt a felhasználók kellő gondossággal megszerkesszék  a rendszer számára a dokumentumok sablonjait és annak minden szövegezési változatát, másfelől fejlesztőknek kell programozás révén biztosítani a dokumentumba beágyazható megszemélyesítendő (behelyettesítendő) adatkört.

Dokumentum típusok

A dokumentumok legfelsőbb szintjén két halmazt kell szétválasztanunk:

• Bekérhető dokumentum: nevesíti a rendszerbeli folyamatok kapcsán bármely partnertől (szállítótól, ügyféltől, hivataltól, ...) várt dokumentum féleségeket. Ezeket felhasználók maguk rögzíthetik, minden kötöttségtől mentesen. A bekérendő dokumentum adatlapján nyilvántarthatóak és kezelhetőek ( bekérés adati és érkezés adatai blokkban) az adott dokumentum bekérésének részletei.

• Kiállítható dokumentum: meghatározza a kimenő dokumentumba beágyazható adatmezőket, táblázatokat és ismétlődő szakaszokat, illetve tartalmazza ezek értékadási eljárásait. Ez utóbbi miatt a törzsdokumentum típusok körének bővítése még fejlesztői feladat, felhasználók ilyen kiállítható típusokat nem tudnak rögzíteni (ugyanakkor a típusok programozott adatmezőit használó különböző szövegezési változatokat már maguk alakíthatják, fejlesztő közreműködése nélkül).

A kétféle kategóriának közös törzsadat háttere van, közös áttekintő képernyővel, és közös adatlappal. Az adatlapokon azonban egyes mezők nem feltétlenül értelmezhetők mindkét típus esetén.

Felület kezelése

Kategória:
kiállítható /bekérhető. Új dokumentum típust csak bekérhető kategóriával rögzíthetünk.

Rövid név:
a dokumentum típus azonosítója.

Megnevezés:
a dokumentum típus teljes neve.

Hívott tárolt eljárás:
kiállítható dokumentum típus esetén annak a programkód részletnek a neve, ami képes az adott típus generálására. Természetesen nem szerkeszthető :)

Érvényes:
igen/ nem.

Felelős:
elsősorban kiállítható típusoknál jelentőséggel bíró mező, az a felhasználó, aki felel a dokumentum típus törzsadat szintű kezeléséért. Ő tartja karban a típus alatti összes szövegezési változatot és sablont.

Adatmezők blokk:
kiállítható dokumentum típus esetén itt tekinthetők meg az adott típus alatt használható, sablonokba beágyazható adatmezők, az őket közrezáró jelölőkkel együtt. A Kód az adott elem szabványos jelölése, ahogy a sablonokba be kell építeni karakterről karakterre ahhoz, hogy a generáló eljárások ráismerjenek. E kód különbözteti meg, hogy épp milyen beágyazható elemről van szó.
A különböző jelölő típusok működését, felhasználhatóságát a sablon fájl szerkesztése oldalon részletezzük.
A szabványos jelölések a Kódokon belül a következők:

Dokumentum bekérési és kiállítási funkció

Az áttekintő képernyő a dokumentum kezelő funkciók megtekintésére szolgál. A funkciókhoz megnevezés és megjegyzés megadására az adatlapon van lehetőség, illetve ugyanitt látható az adott funkcióhoz rögzített bekérési- illetve kiállítási szabályokat áttekintő két táblázat is (a szabályoknak nincs külön saját áttekintő képernyőjük, e táblázatok szolgálnak erre).

Rövid név, Csoport név:
fejlesztők adják meg.

Megnevezés:
dokumentum kezelő funkció felhasználók által is felismerhető neve.

Megjegyzés:
bármi, ami fontos lehet a funkcióval kapcsolatban.

Dokumentum bekérési szabályok táblázat:
innen érhetők el a bekérési szabályok módosításra, illetve innen kezdeményezhető új szabály felvitele is.

Dokumentum kiállítási szabályok táblázat:
innen érhetők el a kiállítási szabályok módosításra, illetve innen kezdeményezhető új szabály felvitele is.

Dokumentum szabály

Rendszerben törzsadat szinten karbantartható az is, hogy a rendszer mely pontjain, milyen dokumentumok típusok állíthatók ki illetve kérhetők be, és ez pontosan milyen formában történjen.
A listák áttekintésére a Dokumentum bekérési és kiállítási funkció adatlapon lévő táblázatokban van lehetőség. Két ilyen lista értelmezett, egyik a Bekérési szabályokat tartalmazza, másik a Kiállítási szabályokat. Ezekből érhetők el az adatlapok.

Dokumentum kiállítási/bekérési funkció:
a rendszerbéli folyamat pontja, mely során a kiállítás vagy bekérés megtörténik.

Dokumentum kategória:
Kiállítható / Bekérhető.

Dokumentum típus:
választás a dokumentum típusok közül, amire vonatkozóan épp megadjuk a szabályt.

Eredeti vagy másolat:
csak bekérhető dokumentumoknál értelmezhető, a majdani bekérés formáját szabályozza.

Érvényesség:
amikor a szabály él.

Példányszám:
ahány példányban be kell kérni illetve ki kell állítani az adott típusú dokumentumot.

Megjegyzés:
szöveg mező

kész