Szerződés lezárások áttekintése

Jelen oldalon a szerződés lezárás folyamatát tekintjük át, a lezárási igény felületet kezeléséről a következő oldalakon tájékozódhat.

F1 rendszerben az egyedi szerződés lejáratakor nem következik be automatikus változás annak állapotában, azt csak a lezárási folyamat léptetése váltja ki.  A lezárási folyamat a szerződés elszámolással egybekötött lezárását jelenti, párhuzamosan elindítva a gépjármű újrahasznosítását, esetleg értékesítését, kivezetését. Bár a gépjármű további életéről rendelkezünk a folyamat megfelelő pontján, a gépjárműre vonatkozó részleteket nem itt, hanem a gépjárművet részletező oldalakon mutatjuk be. 

A lezárás folyamata

Egyedi szerződés lezárása lehetséges normál lezárással a futamidő végén, illetve idő előtti lezárással. Mindkét esetben rögzíteni kell az un. lezárási igényt az érintett szerződéshez. Közelgő lejáratú (1 hónapon belüli) vagy már lejárt szerződésre automatikusan normál lezárást ajánl fel a rendszer, minden más esetben az idő előtti lezárást.

Önmagában a lezárási igény rögzítése nem jelent változást a szerződés állapotában, ez idő alatt változatlanul él tovább, és részt vesz a tömeges számlázásban. Sőt, egy egyedi szerződésre többször is készíthetünk idő előtti lezárási ajánlatot, ezek egyike sem érinti a szerződés napi életét.
A havi átalánydíj számlázás adott egyedi szerződésre a szerződésben megadott átalánydíj számlázás vége dátumig tart függetlenül a szerződés állapotától! Az átalánydíj vége jellemzően megegyezik a szerződés lejárat dátumával, de semmiképp sem későbbi annál. Ennél szűkebb időszak bizonyos szerződött szolgáltatásokra elképzelhető, ha annak érvényessége hamarabb lejár.
A továbbterhelések számlázása akár lezárt szerződésre is történhet, az utólag beérkező szállítói számlák kezelésére. Ez azonban időkorlátos, a szerződés lejáratát követő 5 évig tudunk generált módon továbbterhelni.

A lezárás elszámolása, és számlázása a keretszerződés devizanemében készül.

Kapcsolat a gépjármű állapotával

Mindeközben az idáig 'Aktív' gépjármű állapotot is automatikusan frissíti a rendszer annak függvényében, hogy a lezárási igény rögzítésekor mit adtunk meg a Gépjármű változás blokkban. A blokk feltöltése összhangban kell legyen a következőkkel:

Ki a tulajdonosa az eszköznek:

• ha ügyfél volt eddig is a tulajdonos, akkor egy finanszírozás nélküli, kezelt autóról van szó, így az autó állapota a lezárási ajánlat elfogadásakor 'Kezelés vége' lesz,

• ha a flottakezelő vagy épp egy harmadik személy volt a futamidő alatt a tulajdonos, akkor egy finanszírozott autóról beszélünk, aminek élete több módon is folytatódhat annak függvényében, hogy...

mi volt a lezárás kiváltó oka, és hogy mit tervez továbbiakban a flottakezelő:

• saját készletre veszi, és úgy hasznosítja (pl. saját bérautóként, dolgozói autóként): a gj marad 'Aktív',

• értékesíti az autót, kijelölt vevőnek vagy a piacon: 'Leadott, eladás alatti', később 'Eladva',

• értékesíti a roncs autót: 'Totálkár'

• kivezeti lopás miatt: 'Lopáskár',

• későbbre halasztja a döntést, és egyelőre hagyja az autót szerződés nélkül: marad 'Aktív',

• átvállalás okán másik ügyfél keretszerződése alatt új egyedi szerződéshez társítja az autót, de ettől még az szintén marad 'Aktív' állapotban, csak az Átadó ügyfél szerződését zárjuk le.

A gépjármű felől az értékesítés adatok rögzíthetők a még aktív szerződés idején is, ekkor nyílik lehetőségünk arra, hogy a szerződés tőke elszámolása során a valódi értékesítési árat vegyük figyelembe. Részleteket lásd a Gépjármű lezárása, értékesítése oldalon.

Esetleges átfedések szerződések között

Fontos! Adott gépjárműre aktiválható akár újabb egyedi szerződés is, miközben az előzmény szerződés Lezárás alatti állapotban van. Ennek egyetlen feltétele, hogy a két szerződés futamidejében ne legyen átfedés, maximum 1 nap azaz a leadás dátumával azonos napon már kiadható az autó újra az új szerződéssel (szerződés kezdete és vége dátumokat vizsgálja F1).

A lezárás lépései

Amikor az ügyfél jelzi, hogy szeretné lezárni a szerződését, vagy más módon tudomásunkra jut a lezárás szükségessége, érdemes egyből rögzíteni F1-ben a lezárási igényt. Ettől a szerződés állapota még nem változik.
A lezárási igény indítható:

• Adott egyedi szerződés / Műveletek menü / Szerződés lezárási igényei → itt ellenőrizhetjük, hogy belekezdett-e már más a lezárásba. Innen szükség esetén Új felvitellel kezdhetünk egy új lezárási igényt rögzíteni

• Adott egyedi szerződés / Műveletek menü / Szerződés lezárási adatok menüpontból

• Átvállaláskor a rendszer által generált módon.

A lezárási igény rögzítés alatti állapottal indul. A Lezárás paraméterek fül / Lezárási igény blokkjában - ha tudjuk - érdemes egyből jól beállítanunk a dátumokat, mint lezárás dátuma, átalánydíj számlázás vége, megállapodott leadás dátuma. Ha ezeket elsőre nem tudjuk, úgy rögzítés alatti állapotában még pontosíthatunk.

1. Gépjármű sorsának rendezése
   A Lezárás paraméterek fül / Gépjármű blokkban belül jelölnünk kell, hogy továbbiakban mi a tervünk a gépjárművel.

2. Számlázottság ellenőrzése, folyamatban lévő tételek rendezése
   Mielőtt bármit tennénk a lezárni kívánt szerződéssel, érdemes ellenőrizni az aktuális kiszámlázottságát. Az ellenőrzést legegyszerűbben a Folyamatban lévő tételek fülön végezhetjük el a Vevőszámla analitika gomb segítségével. A tételek listájában a Vevő számla oszlopban láthatjuk, hogy adott tétel mely számlába épült be vagy ha üres a mező, akkor még nem került ugyan számlába, de már folyamatban van a számlázása.
   Ugyanitt ellenőriznünk kell, hogy van-e függőben bármilyen szolgáltatási igény vagy szerződés módosítás a szerződésre. Ezeket mindenképp tisztáznunk kell ahhoz, hogy ne maradjon kiszámlázatlanul követelésünk.

3. Elszámolási ajánlat összeállítása
   A Kalkuláció fülön paraméterezhetjük, hogy a szerződés aktuális tőkekintlévőségével mit kezdjen a rendszer. A tőkeelszámolással egyidejűleg, esetleg a tőkeelszámolási ajánlat ügyfél általi elfogadását követően az Elszámolás fülön megadhatjuk, hogy milyen egyéb tételeket akarunk elszámolni a lezárás kapcsán. E tételek között vannak a rendszer által kalkulációból felajánlott összegek, és vannak kézzel megadható díjak, költségek. 

4. Lezárási ajánlat ellenőrzése házon belül
   Az Állapotléptetések menü alatt adminisztrálhatjuk a lezárási ajánlatunk sorsát (művelet → új állapot):

• Ajánlat elküldése ellenőrzésre → Ajánlat ellenőrzésre vár állapotba lép

• Ajánlat ellenőrzése rendben →  Ajánlat ellenőrizve

• Ajánlat visszaküldés módosításra → Ajánlat rögzítés alatt

5. Lezárási ajánlat dokumentum kiállítása
   Az ügyfélnek szóló (idő előtti) lezárási ajánlat kiállítása sablon alapján, a Kalkulációk fül / Lezárási ajánlat kiállítása gombról. A dokumentum nyomtatása a lezárási igény bármelyik állapotában elvégezhető.

6. Lezárási ajánlat kiküldése ügyfélnek
   A kiállított dokumentum kiküldése ügyfélnek, mint (idő előtti) lezárási ajánlat. Állapotok:

• Ajánlat elfogadás → a lezárási igény 'Elszámolás megkezdve' állapotba lép

• Ajánlat visszaküldés módosításra → a lezárási igény 'Ajánlat rögzítés alatt' állapotba kerül vissza. Ez esetben elvégezhetők az adatmódosítások, és újraindul a belső ellenőrzési folyamat.

7. Elszámolás belső ellenőrzése
   Ha meghatároztuk, hogy milyen és mekkora értékű egyéb tételeket akarunk elszámolni, akkor ismét egy belső ellenőrzés következik;

• Elszámolás elküldése ellenőrzésre → Elszámolás ellenőrzésre vár

• Elszámolás visszaküldése módosításra → Elszámolás megkezdve

• Elszámolás ellenőrzése rendben →  Elszámolás ellenőrizve

8. Elszámolásból vevő számlák kiállítása
   Az igény Elszámolás ellenőrizve állapotában válnak elérhetővé a következő vevő számlák generálását biztosító nyomógombok:

• Kaució jóváíró számla gomb (opcionális)

• Árfolyam különbözet számla gomb

• Lezárási díj számla gomb → eldönthető, hogy a számlázandó díjakat egy számlába, vagy külön-külön generálja a rendszer

• Lezárási díj jóváírása gomb → a helyesbítő számlákat a rendszer a törzsadatként megadott Elszámolás költségtípusok paraméterezése alapján generálja le

9. Adminisztráció lezárása
   Ha mindent kiszámláztunk és dokumentáltunk, aláírattunk, amit szerettünk volna, úgy a lezárási igény tovább léptethető 'Adminisztráció kész' állapotba.Ekkor háttérben lefut egy ellenőrzés, mely után a rendszer vagy valóban lépteti az állapotot, vagy jelzi a hiányokat. Amit figyel:

• ne legyen könyveletlen számla,

• ne legyen nem számlázott analitika tétele,

• ne legyen számlázatlan hónapja,

• ne legyen továbbterhelésre jelölt, de még nem számlázott tétele,

• ne legyen kifizetetlen vevő számlája,

• ne legyen folyamatban lévő szolgáltatási igénye.

Az ellenőrzést a Felhasználó is elvégezheti az Ajánlatok, szerződések / Szerződés lezárást akadályozó tényezők menüpontban. A listában minden szerződés annyiszor szerepel, ahány feltétel még nem teljesült a lezáráshoz.

• A lezárási dátum későbbi mint az aktuális dátum

• Nincs lezárási díj számla

• Utolsó hónap nincs számlázva

• Van folyamatban lévő szolgáltatási igény

• Van könyveletlen számla

• Vannak nem számlázott analitika tételek

• Van nem továbbterhelt szállítói számla

10. Pénzügyi teljesítések bevárása
    Rendszer egy éjjel futó feldolgozással figyeli, hogy az Adminisztráció kész állapotban lévő lezárások szerződéseire beérkezett-e minden pénzügyi teljesítés (ez P1 oldalon a befizetések számlára könyvelését jelenti, amit aztán F1 is lát az interfészen keresztül).
    Ha nincs több nyitott számla, akkor automatikusan továbblépteti a lezárási igényt 'Pénzügyileg rendezett' állapotba.

11. Kezdő bérleti díj elhatárolás feloldása
    Pénzügy / Elhatárolások / Elhatárolás futtatások képernyő, Műveletek, Kezdő bérleti díj elhatárolás feloldása menüből indítható feldolgozással a lezárást követő hónapban automatikusan feloldódik a kezdő bérleti díj elhatárolás addig fel nem oldott része. A futamidő elején az egész kezdőbérleti díj összege egy az egyben elhatárolódik automatikusan, majd havonta csepegtetve oldódik fel mindaddig, amíg tart a futamidő. Idő előtti lezárásnál azonban ez csak korlátozottan tud megvalósulni, az így a bent ragadt összeget oldjuk fel ilyenkor.
    A kezdő bérleti díjról nem készül lezáráskor jóváírás, mivel a kezdő bérleti díj a tőkét csökkentette a futamidő elején, így nincs mit visszaadnunk.

A lezárási igények maximum az Elszámolás megkezdve állapotban és jogosultság birtokában még érvényteleníthetők (Szerződés lezárási igény / Állapot léptetések / Érvénytelenítés), így újrakezdhetők. (Elemi jog: F1.SZERZ_LEZARAS.ERVTELEN)

Gyakorlati tanácsok

A lezárás funkció használatának módja és ezzel együtt a számlázási technika függ attól, hogy flottakezelőnek mik az elszámolási szokásai, elvárásai. Nézzünk néhány esetet!

Ha lejárat után adják le az autót...

Ebben az esetben biztosan nem létezik a lejáratot követő időszakra túlszámlázott havi átalány, hisz az átalány számlázása nem tud túlnyúlni a lejáraton, tehát legalább ezzel nincs gondunk.  Továbbiakban több lehetőségünk is van:

• vagy normál lezárást indítunk, és a lezárási igényen belül megadva a leadás dátumát, használhatjuk a "Késedelmes leadás elszámolás" lehetőséget, ekkor a késedelmes leadás díja a lezárási díj számlában jelenik meg,

• vagy szerződés módosítással meghosszabbítjuk a szerződést (ezt csak kerek X hónappal tehetjük meg), és úgy kezdeményezünk idő előtti lezárást, ekkor az eredeti lejárat utáni napokra jutó összeg bérleti díjként számlázható ki a normál havi átalányos számlákkal együtt.

Extrém kivétel lehet migrált szerződéseknél az az eset, amikor régi rendszerből megtörtént már jó előre a kiszámlázás, de a szerződés e számlázottsághoz képest korábbi lejárati dátummal került át, ugyanakkor az autó ennél tovább volt az ügyfélnél. Ilyenkor hosszabbítani kell a szerződést a kiszámlázott időszak végéig, majd ahhoz képest kell idő előtti lezárással zárni a szerződést a tényleges leadás napjával. A tényleges leadást követő kiszámlázott napokra külön gondoskodnunk kell a jóváíró számla kiállításáról.

Ha már kiszámlázott időszakban adják le az autót...

Tipikusan akkor fordul elő, ha a bérleti díjakat előre számlázzuk.
A túlszámlázott törtidőszak rendezésére több lehetőség is rendelkezésre áll:

• Automatikus jóváíró számla generálás a lezárási igényből
  Az igényben megadott átalánydíj számla vége dátum és a már kiszámlázott (könyvelt!) időszak vége dátum látható a Folyamatban lévő tételek felületen. Ugyanitt lehetőség van arra, hogy a túlszámlázott időszak jóváíró számláját a rendszer automatikusan elkészítse, azt már csak könyvelni kell.

• Havi bérleti díj jóváíró számlán
  Nyissuk meg  az átalánydíj számlázás végén túlnyúló havidíj számlát!
  Ha még nincs könyvelve a számla, vessük el.
  Ha már könyvelt a számla, használhatjuk a Tétel jóváírás funkciót! Eldönthetjük, hogy konkrét összeget, vagy valamilyen hányadot kérünk jóváírni, a hányadról dönthetünk a % megadásával illetve a nap megadásával. A rendszer mindkét utóbbi esetben kikalkulálja a jóváírandó összeget, és így legenerálhatjuk a jóváíró számlát. Ebben az analitika tételek részletessége egyezni fog az eredeti számláéval.

• Lezárási díj számlán
  A megállapodott és a tényleges leadás dátuma mezőkkel tudunk "játszani".
  Megállapodott leadásnak beírjuk a már kiszámlázott időszak utolsó napját. Leadás dátumának beírjuk azt a napot, amikor ténylegesen leadta az ügyfél az autót (pontosabban ameddig a korábban kiszámlázott havidíjat is szeretnénk magunknál tartani).
  E két dátum közti időszakra a rendszer automatikusan kikalkulálja az időarányos és előjel-helyes díjat, ami tehát

  • • • vagy a túlfizetést korrigáló mínuszos jóváíró tételként, vagy

      • a késedelmes leadásért kirótt pluszos követelésként kerül be a lezárási díj számlába.

A számolt összeg felülbírálható, így a számlába kerülő tétel is befolyásolható.

Ha lejárat előtt, még ki nem számlázott időszakban adják le az autót...

A lezárásban megadott lezárási dátummal a rendszer végleg lezárja a szerződést, a számlázás pedig a már emlegetett 'Átalánydíj számla vége' időpontig történik. Flottakezelő döntése, hogy a lezáró munkatárs a lezárt autóra ráindítja-e egyedileg a még számlázatlan időszakra az analitika, majd a számla generálást, vagy meghagyják ezt a havi tömeges számlázás részeként kezelni. Mindkét esetre igaz, hogy a még ki nem számlázott bérleti díj egy normál havi díjas analitikával normál havi díjas számlaként készül el, tehát nem része a lezárás folyamán készülő lezárási díj számlának.

kész