BO rendszerben rögzített számlák interfész kezelése

A BO rendszer szállítók moduljával való kapcsolattartást szolgálja jelen interfész. A kapcsolattartás két irányú, egyfelől a BO ad át F1-nek BO-ban előrögzített szállítói számla (fej) adatokat, majd később - a szállítói számla igazolást követően - az F1 küld BO-nak vagy egy elutasítás tartalmú üzenetet, vagy egy számla könyvelését célzó üzenetet. 

A folyamatot az alábbi ábra szemlélteti:

Felület kezelése

A Szállítói számlák blokkban szereplő tételek kezelését a táblázat alatti funkciógombok szolgálják. Mivel jelen interfész képernyő kétirányú kommunikációt szolgál, a bejövő előrögzített számlákhoz kapcsolódó, illetve az F1-ben már kezelt kimenő számlákhoz kapcsolódó mezők is megjelennek rajta. Segítségként már itt megtekinthetők bármely sorhoz a BO-ban szkennelt számlaképek a Számlakép nyomógomb használatával (mely aztán továbbmegy az F1 Szállítói számla adatlapra is).

Szűrőblokk

Iktatásra váró előrögzített számlák:
szűrhetők a BO-ból hozzánk küldött olyan előrögzített számla sorok, melyekkel F1-ben még semmi nem történt. Hogy biztosan a legfrissebb adatállapotot lássuk, érdemes frissíteni az Előrögzített számlák beolvasása nyomógombbal, minek hatására a legújabb BO-ból küldött adatok is látszanak. További részleteket lásd a nyomógomb leírásnál.

Igazolásra váró előrögzített számlák:
szűrhetők azok a BO-ban előrögzített számlák, melyek már F1 oldalon is iktatásra kerültek, azaz a szállítói számla fej adatai F1-ben is léteznek.

Engedélyezendő számlák:
szűrhetők azok a szállítói számlák, melyeket F1-ben már feldolgoztak, így rendszer részéről elvileg átadhatók BO-nak. Az F1 oldali feldolgozás 'Elutasított' és a 'Feladott' állapotú számlákat is eredményezhet, jelen engedélyezés mindkét halmazra vonatkozik, mivel BO-nak mindkét halmazról kell információt küldeni, és az interfészen egyező folyamat szerint kell ezt az információt átküldeni. Az engedélyezés az első lépcsőfok az átadáshoz, az interfész kezelő munkatársak ellenőrzik az átadható szállítói számlákat, kijelölik a jókat, majd megnyomják a Kijelöltek küldésének engedélyezése gombot. Hatására lefut egy ellenőrzés, és ha ez hibát talál, akkor 'Feladott' állapotból visszalépteti 'Igazolt' állapotba és kiírja a hibát, így lehetőség van javítani a számlán a problémás adatokat.

Küldésre váró tételek:
szűrhetők azok a szállítói számlák, melyek előzőleg már átestek az engedélyezésen. A kijelölt sorok a Küldés gombbal indíthatók a kapcsolódó rendszer felé.

Válaszra váró tételek:
szűrhetők azok a szállítói számlák, melyek előzőleg már elküldésre kerültek a kapcsolódó rendszer felé, de onnan még nem érkezett visszajelzés, hogy be tudták-e fogadni.

Megválaszolt tételek:
szűrhetők azok a szállítói számlák, melyek előzőleg már elküldésre kerültek ÉS már válasz is érkezett rá a könyvelő rendszerből. Amennyiben a válasz 'Sikertelen könyvelés', úgy a hibát bejegyzi, és szintén visszalépteti a számlát 'Igazolt' állapotra (hasonlóan az engedélyezés nyomán lefutó ellenőrzéshez).

Szállítói számla:
szűrhetők az egy konkrét számlához tartozó interfész sorok F1 azonosító alapján.

Könyvelési azonosító:
szűrhetők az egy konkrét számlához tartozó interfész sorok BO azonosító alapján.

Könyvelési év:
szűrhetők egy adott könyvelési évhez tartozó szállítói számla sorok.

Beszállító:
szűrhetők az egy adott beszállítótól érkező szállítói számla sorok.

Előrögzített számlák fogadása blokk

A BO rendszerből F1-be irányuló adatmozgások vezérléséhez szükséges nyomógombok.

Előrögzített számlák beolvasása:
frissíti az BO rendszerből érkező előrögzített szállítói számlák listáját. A frissítésen túl egy ellenőrzés is lefut, a következőket vizsgálva:

• BO által átadott külsős szállító azonosító bejegyzett-e valamely F1 partnerhez (azaz párosítva van-e az F1 és a BO partner példány),

• a megtalált partnernek legyen legalább egy érvényes elsődleges címe F1-ben,

• a kapott külsős számlaszám még nem létezhet más F1 szállítói számlánál (duplikált feldolgozás elkerülésére).

A talált hibákat megjeleníti a Hiba oszlopban.

Hibásak újbóli ellenőrzése:
a hibás előrögzített szállítói számla sorokat F1 nem engedi tovább a belső táblákba mindaddig, míg a legutóbbi ellenőrzéskor jelzett hiányosságokat nem pótolják F1-ben. Ha ez megtörtént, jelen gombbal kérhető az újbóli ellenőrzés a hibalista frissítéséhez. A javítások nyomán a hibajelzéseket törli rendszer a megfelelő számla sorokból.

Iktatás:
a hibamentes tételeket e gombbal engedhetjük be az F1 belső folyamataiba. Innentől lesz a számla elérhető a normál F1 Szállítói számlák felületen.

Szállítói számlák blokk

Kijelölés:
szerkeszthető mező, ha adott sort be akarjuk vonni a tervezett engedélyezésbe, úgy igen értékre kell állítani. Ehhez álljunk az adott sorra, majd nyomjuk meg a Space billentyűt.

Könyvelési azonosító:
a kapott előrögzített szállítói számla könyvelési rendszerbéli azonosítója, nem változik, erre hivatkozva kell majd a ész számlaadatokat is visszaadni BO-nak. Könyvelési éven belül egyedi.

Könyvelési év:
a kapott előrögzített szállítói számla könyvelési rendszerbéli könyvelési éve, ezen belül egyedi az azonosító.

Külső szállító:
a kapcsolódó BO rendszerbéli partner azonosító, ami - ahhoz, hogy az interfészről beengedhető legyen a számla a belső rendszerbe - az F1 partnernél is bejegyzett kell legyen az azonos nevű mezőbe.

Beszállító:
a külső szállító mezőben kapott azonosító alapján rendszer kikeresi az F1 partnert, és megjeleníti annak nevét. Ha ez nem sikerül, úgy a mező üres marad, és a Hibák oszlopban jelzi a problémát.

Iktatószám:
az F1-ben kapott szállítói számla iktatószám, mely év/számlafajta/sorszám felépítésű. Az alfajtánál I = devizás, S = hazai számlát takar.

Állapot:
az F1-ben aktuális számlaállapot, lehetséges értékei:

Iktatott, Igazolt, Feladott, Könyvelt, Problémás, Elutasított, Stornózásra jelölt, Stornózott, Postázott;
utóbbi három állapot interfész viszonylatban nem minden rendszernél értelmezhető

Eredeti számlaszám:
az F1-ben rögzített adat, mely a szállító saját rendszeréből osztott számlaazonosítót tartalmazza. Amennyiben a számlával bármi probléma van, erre hivatkozva veszi fel flottakezelő a kapcsolatot a szállító partnerrel.

Devizanem, Bruttó, Bruttó DEV:
kapcsolódó BO rendszertől kapott érték.

Beolvasva:
amikor az interfészre beérkezett az adott előrögzített szállítói számla adat.

Elutasítva:
az F1 oldali 'Elutasított' állapotra állítás időpontja.

Engedélyezve:
jelen interfész felületen az adott sor feladásának engedélyezése mikor történt. Az engedélyezés részleteit lásd fentebb, a gombok leírásánál.

Küldve:
mikor  lett átadva BO rendszernek az adott sor. A küldés részleteit lásd fentebb, a gombok leírásánál.

Válasz:
mikor érkezett BO-ból válasz a feladott sor visszajelzéseként.

Hibák:
adott szállítói számlával kapcsolatos aktuális hibák. E hibák három forrásból (három más-más alkalommal lefutó ellenőrzésből) származhatnak:

• iktatásra váró előrögzített számlák ellenőrzésekor talált hibák,

• küldés engedélyezésekor talált hibák,

• könyvelésre feladott sorok válaszában - könyvelő rendszertől - kapott hibák.

A kimenő / BO felé irányuló adatok ellenőrzésekor feltárt / visszajelzett hibák nyomán a szállítói számla állapotát rendszer visszaállítja 'Igazolt' állapotúra, hogy legyen mód a javítások elvégzésére és a számla újraküldésére. Így végső soron bármilyen hiba esetén újraküldhetők lesznek a szállítói számlák, akár többször is, de persze csak addig, míg egyszer át nem megy sikeresen a BO rendszerbe.

További nyomógombok

Szállítói számla:
F1 rendszerbéli szállítói számla adatlap.

Pdf megnyitás:
BO rendszerből kapott számlakép megnyitása, függetlenül attól, hogy a szállítói számla amúgy már iktatva lett-e F1 belső szállítói számlái között vagy sem. A fájl elérhető lesz későbbiekben az iktatott szállítói számla F1 adatlapjáról is.

Kijelöltek küldésének engedélyezése:
A Kijelölés oszlopban megjelölt sorokra engedély bejegyzése. Az ily módon engedélyezett sorokra lesz elérhető a Küldés lehetősége.

Küldés:
az engedélyezett sorok átadása BO rendszernek.

Válasz ellenőrzés:
az átküldött sorokra a BO visszajelzések frissítése itt, az interfész felületen.

kész