Elhatárolások kezelése

SCREEN CODE: ELHATAROLAS.LIST

Elhatárolás általában

Az elhatárolások célja általában az, hogy minden időszakban (itt: hónapban) azokat az eredményeket mutassuk ki, melyek valóban az adott időszakot illetik. Ha egy adott időszakban jelentkező költség vagy bevétel több időszakot is érint, akkor azokat az időszakok között arányosan szét kell osztani. Ez a bevételek és kiadások melletti korrekciós könyvelésekkel valósítható meg.

Elhatárolás F1 és P1 viszonylatában

E korrekciós könyveléseket F1 képes az előre definiált esetekben automatikusan végrehajtani, ha amúgy definiáltak a végrehajtáshoz szükséges jogcímek, és P1 képes ezeket automatikusan lekönyvelni. Az elhatárolások használatba vétele nem automatikus,  F1 és P1 oldalon is előzetes egyeztetést, paraméterezést igényel, az egyes flottakezelők eltérő igényei és időszak meghatározása okán. 

Azt, hogy szükséges-e az elhatárolás indítása, vevő/szállító számla esetében a könyvelési dátum és az elszámolási időszak vagy teljesítési dátum (továbbiakban: számla eredeti időszak) egymással való viszonya határozza meg. Általánosságban elmondható: a főkönyvi időszak meghatározása időszakos elszámolású számlák esetében az elszámolási időszak vége dátum, minden egyéb esetben a teljesítési dátum alapján történik.  Az időszakokról további részleteket az Időszakok kezelése, beajánlása oldalon olvashatunk.

Általános szabályok

Elhatárolás / Feloldás tétel akkor jön létre, ha az elhatárolás és a feloldás könyvelési időszaka is nyitott (engedélyezett a könyvelés az adott hónapban). Tehát nem kell elhatárolást képezni, ha a feloldás főkönyvi időszaka lezárt vagy zárás alatti.

Amennyiben a feloldás elhatárolás időszaka nem létezik (pl. mert még nincs megnyitva a következő év) a feloldás tétel létrejön, de Leválogatott állapotban marad, könyvelése elhatárolás tételenként kézzel indítható.

Időszakos elszámolású  számlák esetében az elszámolási időszak vége dátumot csak akkor veszi figyelembe a rendszer, ha mellette a 'Folyamatos teljesítésű' logikai mezőben pipa van.

Az elhatárolások és feloldások futtatása, valamint a Leválogatott állapotú elhatárolások ellenőrzése és könyvelése (az automatikusan készülő elhatárolás típusok kivételével) felhasználói feladat.

Minden elhatárolás és feloldás Fej és Tétel adatokból épül fel. Egy fejhez több tétel is tartozhat. A Fej az elhatárolás főkönyvi számot (pl. 391,392,481,482) a tétel pedig az ezekkel szemben könyvelt ráfordítás/bevétel főkönyvi számokat jelenti. Míg az elhatárolás tétel analitikus adatokat is tartalmaz (pl. rendszám, gépjármű azonosító, szerződésszám) , az elhatárolás fej összegző jellegénél fogva csak összeget ad át a könyveléskor P1 vagy más analitikus rendszerek felé.

Az elhatárolás tételek számosságukban azonosak az analitika tételekkel vagy szállító számla tételekkel. Ez azt jelenti, hogy pl. egy vevő számla elhatárolásnak annyi tétele van, ahány analitika tétel a vevő számlában szerepel.

Elhatárolás típusOK

Vevő számla elhatárolás
a vevő számla bevételeinek elhatárolása / feloldása. Automatikusan fut. 

Szállítói számla elhatárolás
a szállító számla költségeinek/ráfordításainak elhatárolása /feloldása. Automatikusan fut.

Kezdő bérleti díj elhatárolás
az egy összegben számlázott kezdő bérleti díj  bevétel passzív időbeli elhatárolása és futamidő arányos havi feloldása.
Az elhatárolás automatikusan fut a kezdő bérleti díj számla kiállításával egyidejűleg. Az első feloldás az egyedi szerződés aktiválását követően futtatható. Ha a szerződés induló hónapja nem teljes hónap, az első feloldás időarányosan készül. A feloldást, a havi zárási folyamat részeként nekünk kell indítani.
Az elhatárolt kezdő bérleti díjak ellenőrzéséhez komoly segítség az Elhatárolás menüpont alól elérhető 'Kezdő bérleti díj elhatárolás lista'.

Nem számlázott bérleti díj elhatárolás
azon bérleti díjak elhatárolása, amelyek számlázása - pl. egy szerződésmódosítás, késői rögzítés okán - nem történhetett meg a megfelelő számlázási hónapban.
Az egyetlen olyan elhatárolás / feloldás, amelyet analitika generálás futtatás előz meg. Az analitika generálást a vevő számlákhoz hasonlóan, az 'Elhatárolás' analitika csomag típus kiválasztásával lehet indítani. A feloldás a korábban elhatárolt, és a felgyűjtés időszakában ténylegesen kiszámlázott bérleti díjakra illetve a szerződésmódosítással érvénytelenített szolgáltatásokra történik.
A nem számlázott bérleti díj elhatárolás analitika nem tartalmaz két, a devizás finanszírozású bérleti díj számlákban jelenlevő elemet, ezek a tőke árfolyamkülönbség és a kamat árfolyamkülönbség. Ennek oka, hogy a két finanszírozási díj elem csak akkor értelmezhető, ha tényleges számlázás történik, ahol a számlázási és a bázis árfolyam összevethető egymással és abból megképezhető az árfolyamkülönbség.
A havi zárási folyamat részeként nekünk kell indítani az elhatárolást és a feloldást is.

Tárgyhóban elmaradt továbbterhelés elhatárolása
azon továbbterhelendőként könyvelt szállító számla tételek elhatárolása, amelyek nem kerültek számlázásra az eredeti elszámolási időszakban. A feloldás a továbbterhelés tényleges számlázásakor történik. A havi zárási folyamat részeként nekünk kell indítani az elhatárolást és a feloldást is. Ez az elhatárolás típus egyfajta ellenőrző listája lehet a valamilyen okból elmaradt továbbterheléseknek is.

Tört havi bérleti díj elhatárolás
abban az esetben fut, amikor az egyedi szerződés tört hónapban indul, de vevőnkkel úgy állapodtunk meg, hogy első hónapban a teljes havi bérleti díjat számlázzuk felé.  A feloldás az egyedi szerződés utolsó hónapjában történik. Az időarányos rész elhatárolását  és feloldását a havi zárási folyamat részeként nekünk kell indítani.

Idő előtti lezárási díjbevétel elhatárolása
annak érdekében, hogy az idő előtti lezárás miatt keletkező bevételt a gépjármű értékesítés időszakában tudjuk elszámolni, a havi zárási folyamat részeként nekünk kell indítani az elhatárolást / feloldást. Elhatárolás  az idő előtt lezárt egyedi szerződések elszámolás tételeire készül, feloldás az értékesítés után történik.

Elszámolásos szolgáltatások  

Káresemény szerviz költsége  

Vevő számla elhatárolás részletei

Több metódus is értelmezhető, az egyik álljon itt részletesen:

Művelet szükségességének meghatározása

A könyvelési dátum meghatározása a számla kelte alapján történik.

Elhatárolást és feloldást akkor kell képezni, ha a könyvelési dátum és a számla eredeti időszaka nem azonos.

Nem kell elhatárolást képezni, ha a feloldás főkönyvi időszaka lezárt vagy zárás alatti.

Ha a feloldás főkönyvi időszaka még nem létezik P1-ben: meg kell képezni az elhatárolást, de ezek a tételek nem kerülnek könyvelésre. Miután P1-ben megnyitottuk az időszakot, F1-ből a Leválogatott státuszú tételeket fel lehet adni könyvelésre P1-nek.

• Az elhatárolás könyvelési időszaka mindig a könyvelési dátum szerinti főkönyvi időszak.

• A feloldás könyvelési időszaka

  • • • időszakos elszámolású számla esetében: az elszámolási időszak záró dátuma,

      • más egyéb számlák esetében: a teljesítés dátuma szerinti főkönyvi időszak.

Elhatárolás

• ha folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) > Elszámolási időszak vége dátum : VEVO_SZ_ELHAT_A jogcím - aktív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) < Elszámolási időszak vége dátum : VEVO_SZ_ELHAT_P jogcím - passzív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha nem folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) > Számla Teljesítés dátum : VEVO_SZ_ELHAT_A jogcím - aktív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha nem folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) < Számla Teljesítés dátum : VEVO_SZ_ELHAT_P jogcím - passzív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

Feloldás

• ha az elhatárolás VEVO_SZ_ELHAT_A, vagyis aktív időbeli elhatárolás, a feloldást az elhatárolással egy időben el kell indítani a számla eredeti időszakának főkönyvi időszakában. Így biztosított, hogy a bevétel egyből arra az időszakra kerüljön, amit érint és az még nyitott legyen P1-ben. : VEVO_SZ_FEL_A jogcím

• ha az elhatárolás VEVO_SZ_ELHAT_P, vagyis passzív időbeli elhatárolás és a számla eredeti időszakának főkönyvi időszaka nyitott P1-ben, a feloldás könyvelését az elhatárolással egy időben el kell indítani, F1-ben használt jogcím: VEVO_SZ_FEL_P.

• ha az elhatárolás VEVO_SZ_ELHAT_P, vagyis passzív időbeli elhatárolás és a számla eredeti időszakának főkönyvi időszaka még nem létezik P1-ben, a  feloldást az elhatárolással egy időben meg kell képezni F1-ben a VEVO_SZ_FEL_P jogcímen, de a könyvelését manuálisan kell elindítani az érintett időszak P1-ben való megnyitása után. A Pénzügy / Elhatárolások

Szállítói számla elhatárolás részletei

Több metódus is értelmezhető, az egyik álljon itt részletesen:

Művelet szükségességének meghatározása

A könyvelési dátum meghatározása a számla kelte alapján történik.

Elhatárolást és feloldást akkor kell képezni, ha a könyvelési dátum és a számla eredeti időszaka nem azonos.

Nem kell elhatárolást képezni, ha a feloldás főkönyvi időszaka lezárt vagy zárás alatti.

Ha a feloldás főkönyvi időszaka még nem létezik P1-ben: meg kell képezni az elhatárolást, de ezek a tételek nem kerülnek könyvelésre. Miután P1-ben megnyitottuk az időszakot, F1-ből a Leválogatott státuszú tételeket fel lehet adni könyvelésre P1-nek.

• Az elhatárolás könyvelési időszaka mindig a könyvelési dátum szerinti főkönyvi időszak.

• A feloldás könyvelési időszaka

  • • • időszakos elszámolású számla esetében: az elszámolási időszak záró dátuma, ha a számla tételben a 'Tétel gépjárműhöz rendelése' blokk Szolgáltatás dátuma mező nem kitöltött a ,

      • időszakos elszámolású számla esetében: a Szolgáltatás dátuma mező szerinti időszak (mindegy, a hónap mely napját adjuk meg), ha a számla tételben a 'Tétel gépjárműhöz rendelése blokk Szolgáltatás dátuma mező kitöltött - ahány számla tétel sorban van eltérő időszak, annyi elhatárolás tétel készül, 

      • más egyéb számlák esetében: a teljesítés dátuma szerinti főkönyvi időszak.

Időszakos elszámolású a szállító számla, ha a számla fejben a folyamatos teljesítésű logikai mezőben pipa van és az elszámolási időszak mezők ki vannak töltve.

Elhatárolás

• ha folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) > Elszámolási időszak vége dátum : SZALL_SZ_ELH_P jogcím - passzív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) < Elszámolási időszak vége dátum : SZALL_SZ_ELH_A jogcím - aktív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha nem folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) > Számla Teljesítés dátum : SZALL_SZ_ELH_P jogcím- passzív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

• ha nem folyamatos teljesítésű és Főkönyvi időszak (könyvelési dátum) < Számla Teljesítés dátum : SZALL_SZ_ELH_A jogcím- aktív időbeli elhatárolás a Könyvelési dátum időszakában

Feloldás

• ha az elhatárolás SZALL_SZ_ELH_P, vagyis passzív időbeli elhatárolás, a feloldást az elhatárolással egy időben el kell könyvelni a számla eredeti időszakának főkönyvi időszakában. Így biztosított, hogy a költség egyből arra az időszakra kerüljön, amit érint és az még nyitott legyen P1-ben. : SZALL_SZ_FEL_P jogcím

• ha az elhatárolás SZALL_SZ_ELH_A, vagyis aktív időbeli elhatárolás és a számla eredeti időszakának főkönyvi időszaka nyitott P1-ben, a feloldás könyvelését az elhatárolással egy időben el kell indítani, F1-ben használt jogcím:  SZALL_SZ_FEL_A jogcím

• ha az elhatárolás SZALL_SZ_ELH_A, vagyis aktív időbeli elhatárolás és a számla eredeti időszakának főkönyvi időszaka még nem létezik P1-ben, a  feloldást az elhatárolással egy időben meg kell képezni F1-ben a SZALL_SZ_FEL_A jogcímen, de a könyvelését manuálisan kell elindítani az érintett időszak P1-ben való megnyitása után.

ELHATÁROLÁS futtatás

Az elhatárolás / feloldás futtatása minden elhatárolás típus esetében azonos módon történik:

1. A nem automatikusan készülő elhatárolásokat az Elhatárolás / Elhatárolás futtatások menüpontból indítjuk.

2. Az Elhatárolás futtatás képernyő alján töltsük ki az 'Elhatárolás futtatás időszaka' kezdő dátumát. Figyeljünk arra, hogy ebbe a mezőbe mindig a hónap első napját írjuk be!

3. Ezt követően a Műveletek menüből indítsuk el a választott elhatárolást / feloldást.
   Ha a művelet sikeres, "Az elhatárolás leválogatás létrejött" üzenet érkezik és a képernyőn Leválogatott állapotban, devizanemenként egy sort látunk. 

4. Amennyiben kíváncsiak vagyunk a részletekre, a sorra duplán kattintva megnyílik a 'Saját elhatárolás tételek' ablak, amelyik felső blokkjában a tételes, alsó blokkjában az összesített tételeket látjuk. A tételek az elhatárolás tételei, az összesítés az elhatárolás fej része lesz.

5. Az felgyűjtött elhatárolás könyvelése, az Elhatárolás futtatás képernyőre visszalépve, a kiválasztott soron állva, a Műveletek menü Könyvelés menüpontjával indítható el.

Figyelem! A Nem számlázott bérleti díj elhatárolás / feloldás adott időszakra való futtatása előtt minden esetben ugyanarra az időszakra az elhatárolás analitika csomag típus kiválasztásával egy analitika generálást kell indítani!
Ez az összes, az időszakra vonatkozó, analitikában még nem szereplő bérleti díj elemet, vagyis finanszírozási díjat és kezelési szolgáltatást összegyűjt az elhatároláshoz, a feloldáshoz pedig a korábbi időszakokra elhatárolt, de időközben kiszámlázott, illetve szerződés módosítással az adott időszakra érvénytelenített tételeket listázza ki. 

elhatárolás tételek

A saját elhatárolás tételek képernyőn az elhatárolás / feloldás futtatások részletezését látjuk.
A képernyő 3 részre van osztva:

• a legfelső a Szűrőfeltételek blokk, amely el van rejtve, a lefelé mutató nyílra kattintva jelennek meg tételek szűréséhez használható mezők

• a középső blokkban az Elhatárolás és feloldás tételek láthatók, melyek kiexportálhatók,

• a képernyő alján pedig az Összesítés részben a tételek összegző sora(i) Elhatárolás típusonként, irányonként (aktív/passzív), futtatás típusonként (elhatárolás, feloldás) és devizanemenként vannak összesítve.

A képernyő tételek blokkjában az első 1000 találat jelenik meg. Egyes elhatárolás típusoknál a szűrést nem lehet olyan módon szűkíteni, hogy valamennyi érintett tétel megjelenjen a képernyőn és így kiexportálható legyen. Ilyen esetben, a szűrőfeltételek megadását követően nyomjuk meg a Szűrőblokkban található Tételek listája gombot, amely az összes, kritériumnak megfelelő tételt excelbe exportálja.

kész