Kapcsolattartók

Flottakezelő nyilvántarthatja a saját illetve partnerei oldalán ismert személyeket, munkatársakat, akik fontosak a flottakezelés szempontjából. Amikor adott ügyféllel kapcsolatba kerül a flottakezelő, akkor tipikusan a flottakezelő üzletkötői és vezetői tárgyalnak az ügyfél cégének vezető tisztségviselőivel. E kommunikációban résztvevő személyek mindegyike rögzíthető a rendszerben kapcsolattartóként (ki-ki a flottakezelő "alá" illetve az ügyfél "alá").  Amikor a szerződés létrejön, a kapcsolattartásba új szereplők lépnek; flottakezelő oldalán a szolgáltatások nyújtásáért felelős munkatársak, ügyfél részéről pedig a gépjárművek használói, pénzügyes munkatársai. Ők is rögzíthetők kapcsolattartóként (és célszerű is megtennünk). A személyekben természetesen lehet átfedés, hisz pl. az ügyfél vezetői jó eséllyel válnak egyben gépjármű használókká is. Hogy ebből ne legyen keveredés, minden egyes kapcsolattartóhoz rögzíthető több kapcsolattartás típus, vagyis azok a minőségek, ahogy vele kapcsolatba kerülhetünk. E minőségek közül egy a gépjármű használó, illetve a felelős vezetőket kijelölő minőségek, melyek kulcsfontosságúak lesznek későbbiekben, tipikusan felelősség megállapításakor, engedélyezéskor.

Minden partnerhez (így a saját céghez is) tetszőleges számban rögzíthetők kapcsolattartók, és a kapcsolattartókhoz kapcsolattartás típusok. 

GDPR

Mivel a kapcsolattartók természetes személyek, rájuk is vonatkozik az, hogy személyes adataikat csak akkor tarthatjuk nyilván, ha az kikerülhetetlen és indokolt, és ekkor is csak azok a munkatársak férhetnek hozzá az adatokhoz flottakezelő részéről, akiknek a munkájához ez feltétlenül szükséges. Épp ezért minimális a kötelező adatok köre (név, partner, akinek ő a kapcsolattartója, állapot, ezek közül személyes adatként csak a nevet kell tekinteni). A hozzáférés a jogosultságok kiadásával szabályozható.

Felület kezelése

Személyes adatok

Vezeték- és keresztnév:
a kapcsolattartó személy teljes neve.

Személyi igazolvány szám:
azonosításhoz szükséges adat.

Anyja neve:
azonosításhoz szükséges adat.

Jogosítvány szám:
azonosításhoz szükséges adat.

Felhasználó:
amennyiben a kapcsolattartó a saját cégünk egyik munkatársa, vagy ügyfélnél egy olyan munkatárs, akinek hozzáférése van a flottakezelő bármely rendszeréhez, úgy itt kezelhető a kapcsolódó felhasználó adat, itt kapcsolhatók össze egymással a felhasználó és a kapcsolattartó megfelelő példányai (hogy tudható legyen, a kettő jelenti egy és ugyanazon személyt).

Használó logikai jelölő:
a jelölő a 'Használó' típusú kapcsolattartás rögzítését támogatja. Ha értéke 'IGEN', rendszer az adatlap mentésekor automatikusan rögzít a 'Kapcsolattartás típusai' blokkba egy 'használó' típusú tételt is.

Email:
csak akkor aktív, ha a 'Használó' logikai jelölő értéke igen, és ekkor a kitöltése kötelező. Az ide beírt email címet rendszer automatikusan felveszi az 'Üzleti elérhetőségek' blokkba.

Munkahelyi adatok

Partner:
amely ügyfél vagy beszállító a munkáltatója/megbízója a kapcsolattartónak, akinek a színeiben megismertük egymást.

Állapot:
a kapcsolattartás állapota, lehet aktív vagy nem aktív.

Dolgozói kód:
ahogy a kapcsolattartót azonosítják az ügyfélnél/beszállítónál. Saját cégünk dolgozói költségeinek nyilvántartásához, P1 interfész kapcsolat megfelelő paraméterezésével ez az adat átkerülhet a szállító számla tételekkel P1 dimenzió adatai közé.

Jelleg:
a kapcsolattartó milyen szintű beosztásban van.

Beosztás:
a kapcsolattartó pontosan milyen beosztásban van a partnerünkénél, mi áll a névjegykártyáján.

Vezetője:
adott ügyfélhez/beszállítóhoz tartozó többi kapcsolattartó közül melyik a vezetője az épp kezelt munkatársnak.

Telephely:
a kapcsolattartó munkáltatójának telephelyei közül, melyiken érhető el ő maga.

GPS kódkulcs:
az eKapu nevű alkalmazás hozzáférésével kapcsolatos adatok kezelése.

Elérhetőségek táblázat:
a kapcsolattartó elérhetőségei (telefon, fax, e-mail).

Kapcsolattartás típusai táblázat:
amilyen minőségben kapcsolatba kerülhet egymással a flottakezelő és a kapcsolattartó. Fontos adat, befolyásolja a kapcsolattartó későbbi rendszerbéli felhasználhatóságát!

Címek táblázat:
a kapcsolattartó milyen címen érhető el (az ügyfél/beszállító címei közül).

Kapcsolattartó költséghelyek táblázat:
amennyiben adott ügyfélnek van olyan keretszerződése, melyben a költséghely prioritás a használót veszi alapul (a gépjárművel szemben), úgy itt adható meg kapcsolattartónként az adott időszakban hozzá tartozó költséghely. Az adatok idősorosan karbantarthatók.

kész