Bérautó kezelés áttekintése

A kezelési szolgáltatási folyamatok áttekintése oldalon olvashattunk arról, hogy milyen kezelési szolgáltatások értelmezettek rendszerben. Kitértünk arra is, hogy a szolgáltatásokat megkülönbözteti rendszer aszerint, hogy melyek a közvetített szolgáltatások, és melyek a flottakezelő saját tevékenységét lefedő szolgáltatások. Tudjuk már azt is, hogy a szolgáltatások többsége egyező módon indítható a rendszerben; egy szolgáltatási igény, majd ahhoz egy vagy több szolgáltatási igény tétel rögzítésével. A bér-, illetve csereautó szolgáltatás kezdeményezése eltér ezektől, indításuk a 'Bérautó, Csereautó foglalások' felületről, illetve a CallCenter képernyőről (licenc függő) lehetséges. Azonban a háttérben a rendszer gondoskodik a szolgáltatási igény tételek generálásáról, biztosítva ezzel a szokásos számla kapcsolatot.

Jelen súgóoldal a modul összefüggéseit hivatott bemutatni, a további kapcsolódó oldalakon részletezzük az egyes képernyők működését.

Bér- és csereautó szolgáltatás megkülönböztetése a rendszerben

Fontos kiemelnünk a bérautó és csereautó szolgáltatás közötti különbséget. A csereautó egy aktív bérleti szerződésben kezelt gépjármű  - pl. szervizelés, káresemény miatti - helyettesítését jelenti egy másik gépjárművel rövid időre. A bérautó szolgáltatásnál nincs helyettesítendő jármű, ebben az esetben vagy meglévő flottája mellé vesz igénybe ügyfelünk hosszabb-rövidebb időre plusz járművet, vagy nincs is egyéb kezelt járműparkja. Ez a különbség abban is tükröződik, hogy

• míg a csereautó szolgáltatásokat a futó egyedi szerződések szintjén, az épp kiváltott gépjármű megjelölésével kell rögzíteni,

• addig bérautó esetén ilyen autót nem tudunk megadni, ezért marad a keretszerződés szintű szolgáltatás rögzítés.

Ez tehát az alapvető eltérés, a bérautó szolgáltatás flottaszintű (keretszerződéshez), míg a csereautó szolgáltatás gépjármű szintű, egyedi szerződéshez kötődik. Míg értelmezésben (és számlázásban!) nagyon eltér,  addig a szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó felület (speciális adatlap), és az ott megadandó paraméterek teljesen megegyeznek a két szolgáltatás esetében.

Napi bérautós és tartós bérleti szerződések megkülönböztetése rendszerben

Az itt tárgyalt bérautó nem összetévesztendő a tartós bérleti szerződésekkel, melyeket az F1 rendszer terminológiája szerint egyedi szerződéseknek nevezünk. Pongyolán beszélhetünk mindkét szerződés típusról, mint bérautó szerződés, de praktikusabb mondjuk napi bérautós szerződésről és tartós bérleti szerződésről beszélni.

Mivel rendszer indulásakor nagyon fontos jól besorolni a megörökölt állomány autóit, ezért e döntést segítendő, külön is foglalkozunk a témával a Napi  bérautó kontra tartós bérleti szerződés súgóoldalon.

Szolgáltatási feltételek, elszámolási módok

Amikor egy ügyfélnek ajánlatot készítünk flotta finanszírozásra és kezelésre, már ott eldöntendő, hogy beépítünk-e neki valamennyi bérautó illetve csereautó szolgáltatást.Ha beépítjük a szerződésbe, úgy a bérautó szolgáltatásra vonatkozó feltételeket a keretszerződés szintjén kell megadnunk, míg a csereautó szolgáltatást a gépjárművekhez kötendő egyedi szerződések szintjén. A szint kijelölése után a szolgáltatások paraméterezési lehetőségei egyezőek; mindkét esetben tisztázandó

• az árképzési mód (havi átalány, továbbterhelés, esetleg ezek valamilyen kombinációja valamilyen limithez kötve), és

• az igénybevételi limit (havi X nap, évi Y nap, ...). 

A rendszer aztán a későbbi tényleges szolgáltatásnyújtáskor figyeli, hogy hol tart a limit kihasználtsága, és az alapján ajánlást tesz a díj továbbterhelésére vagy ellenkezőjére.

Olyan eset is elképzelhető, hogy az ügyfél nem szerződik egyik szolgáltatásra sem. Ekkor - amennyiben a szolgáltatástörzsben a kezelési szolgáltatásnál ez engedélyezett - eseti igénybevétel szabályai szerint is nyújtható a bér- és a csereautó szolgáltatás, eseti áron.

Mindez fontos lesz akkor, amikor az ügyfél felé kiszámlázzuk a nyújtott szolgáltatást. A szerződésnek megfelelően a rendszer figyelni fogja az árképzés módját, illetve hogy pl. csereautó esetében hány nap jár térítésmentesen az ügyfélnek. Ilyen esetekben csak a ténylegesen igénybe vett napok száma és a térítésmentes napok számának különbsége kerül kiszámlázásra.

Saját vagy közvetített autó?

Flottakezelő döntése az, hogy a bér- illetve csereautó igények kiszolgálását hogy oldja meg; együttműködő partnerektől közvetített gépjárművekkel vagy saját készleten tartottakkal. A rendszer mindkét folyamatot támogatja. Nézzük meg, hogy lesz egy gépjárműből saját bérautó a rendszerben!

Saját bérautó kijelölése

Ahhoz, hogy a foglalási felületen egy gépjármű megjelenjen a kiajánlható saját bérautók között, az alábbi feltételek mindegyikének teljesülnie kell:

• keretszerződés tárgya = Saját bérautó;

• saját készleten = Igen;

• bérautónak kiajánlható = Igen;

• megadott a bérautó kategória.

E paramétereket a Gépjármű adatlap / Lezárás, értékesítés, egyéb adatok TAB-fül / 'Saját készlet' blokkban láthatjuk, illetve itt tudjuk megfelelő keretszerződés alá sorolni a gépjárművet (vagy akár átsorolni, kivenni is).

A 'Saját készleten' jelölőt bepipálva a további adatok is szerkeszthetővé válnak, illetve mentést követően aktív lesz a keret alá sorolás is. A besorolás dátumát megadhatjuk, de ez nem ütközhet a gépjármű korábban rögzített szerződéses adataival. A rendszer ellenőrzi a beírt dátumot, ha az nem megfelelő, üzenetet kapunk a besorolás lehetséges legkorábbi dátumáról.

E feltételek alapján bérautónak minősített gépjárművek lekérdezhetők a Gépjárművek listázó felület Aktív bérautók szűrőjével, illetve a bérautó foglalási folyamatban eleve csak ezeket ajánlja fel a rendszer foglalásra.

Saját bérautó telephely

Bár nem feltétel, de foglaláskor hasznos előszűrő lehet, hogy adott autó mely (kiadó) telephelyen tárolt. Az éppen aktuális telephely nevét a foglalási felületen is láthatjuk a gépjármű adatoknál.
Ezt az információt a gépjármű 'Szerződéses adatai' között, az Ügyfél telephely fülön vezethetjük idősorosan. Arra azonban figyelemmel kell lenni, hogy ha egy éppen érvényes szerződéssel rendelkező bérautó telephelyét módosítjuk, a változás csak akkor valósul meg, ha a korábban rögzített szerződésben is módosítjuk a telephelyet! Ezt a változást bár a rendszer bejegyzi, de felhasználó részére csak az éjszakai rendszer frissítést követően lesz látható (azaz másnap).

Folyamat áttekintése

Bérautó foglalás

A jelentkező bérautó igényről flottakezelőnek döntenie kell, hogy azt saját gépjárművei közül, vagy külső partner közvetítésével szolgálja-e ki. Az igényben megfogalmazott időszakra foglalást készíthetünk a Bérautó, csereautó foglalások felületen, vagy a CallCenter képernyő Bérautó blokkjában. (Ez utóbbi licenc függő, opcionális lehetőség, emiatt nem mindenki számára elérhető.)

Bérautó szerződés, átadás-visszavétel adatok

A foglalás véglegesítését követően a rendszer kalkulálja a várható költségeket, majd lehetőség lesz ügyfél részére erről ajánlatot küldeni, illetve idegen bérautó esetén megrendelést kiadni a beszállító felé a Bérautó, csereautó szerződések adatlapon. Itt tudjuk később az átadás-átvétel további adatait megadni, pontosítani.

Elszámolások, vevő számlázás

Akár saját, akár idegen bérautót biztosítottunk ügyfél részére, mindkét esetben szükséges a vevőszámlázáshoz jóváhagyott elszámolás tétel. Maga az elszámolás készítése nem különbözik a kétféle típus esetében. Az eltérés az, hogy idegen bérautó esetén az elszámolást a beszállítótól érkező szállítói számlához kapcsoljuk, és úgy igazoljuk le, míg saját bérautó esetén a rendszer a háttérben generált szolgáltatási igény tételből fogja a vevőszámlázást végig vinni.

Mikor kerül bele vevő analitikába az elszámolás tétel?

• Ha saját bérautót adtunk ki, akkor elegendő az, hogy jóváhagytuk a bérautó elszámolás tételt. Az analitika a háttérben generált szolgáltatási igény tételből táplálkozik.

• Idegen bérautó esetén a kiterhelés alapesetben könyvelt szállítói számlából történik (más egyéb költséghez hasonlóan). Emiatt szükséges, hogy az elszámolás tételünket összekössük a szállítói számlával. A számlatétel adatait a hozzá kapcsolt elszámolás tétel feltölti a megfelelő adatokkal. Ettől szándékoltan el lehet térni, az elszámolás tételekben kivehető a kötelező számlakapcsolat.

Amennyiben a bérautó kiadása túlnyúlik egy elszámolási időszakon (pl. egy naptári hónapon), úgy rendszer lehetőséget ad az időközi elszámolásra is. Amennyiben flottakezelő kiadáskor szeretné előre kifizettetni a teljes időszakot, ez is megoldható; ha megadjuk a már biztos kiadás dátumát, onnantól lehet akár a teljes tervezett időszakra elszámolást készíteni.  Ezekkel felhasználó nem feltétlenül kell éljen, flottakezelő üzletpolitikája határozza meg, mikor mi a teendő.
Az elszámolásról bővebben a Bérautó elszámolások oldalon olvashatunk.

Törzsadat igény

A bér- illetve csereautó folyamatokhoz kapcsolódó paraméterek főként azt befolyásolják, hogy milyen módon jusson el számlázásig a konkrét igénybevétel.

Bérautós kezelési szolgáltatások

Kell létezzen rendszerben a BERAUTO és a BERAUTO_UGY kezelési szolgáltatás páros, előbbi, mint a szolgáltatások vásárolt része, utóbbi pedig, mint az előbbi saját szolgáltatás párja. Mindkettő alatt kell létezzen minimum egy-egy szolgáltatási szint, és e szintek alatt legalább egy, megfelelően paraméterezett szolgáltatás elem. A bérautó szolgáltatás flottaszintű, ettől eltérni nem lehet!

Ugyanígy a CSEREAUTO és CEREAUTO_UGY párosra is szükség van, ha ügyfélnek nyújtunk csereautó szolgáltatást, ez azonban gépjármű szintű, azaz egyedi szerződéshez kapcsolódik.

Mindkét közvetített szolgáltatás adatlapján a "Szolgáltatás igényből mindig továbbszámlázandó" jelölőt IGEN értékre kell állítani.

Bérautó szerződések paraméterei

A szerződések kezelését törzsadat támogatja, ezekről a Bérautó törzsadatok fejezetben tudhat meg többet.

Elszámoláshoz kapcsolódó paraméterek, könyvelési beállítások

A szolgáltatás igénybevételek generálásakor meghatározódik a szolgáltatás elem, aminek hivatkoznia kell egy jogcímre. Az autók kiadásáról szóló 'vásárolt' jellegű szolgáltatás elem esetén ez szállítói jogcím kell legyen, saját ügyintézés 'saját' jellegű szolgáltatás eleme esetén vevő jogcím. A szállítói jogcímekhez meg kell adni a továbbterhelés vevő jogcímét, így jutunk el végül mégis csak egy vevői jogcímhez.

A vevő jogcímek ahhoz szükségesek, hogy a bérautós vevő számlák ki tudjanak állni, míg a szállítói jogcímeket használhatjuk az idegen bérautókról beérkező szállítói számlák könyvelésére. Feltéve azt, hogy a jogcímek mindegyike alatt léteznek a flottakezelő számlatükréhez és könyvelési szabályaihoz igazodó könyvelési szabályok.
A megfelelő elemeket nem elég létrehozni, össze is kell kapcsolni ahhoz, hogy a bérautó kiadásainkat gond nélkül könyvelhessük.

Fontos! A saját bér és a saját csereautó kiadást jelentő szolgáltatás elemek speciális módon - a saját jelleg ellenére - vásárolt szolgáltatásként paraméterezendők! Azaz, a szolgáltatás elemek Vásárolt jellegűek, ÉS szállítói jogcímet (ami hivatkozik aztán a vevő jogcímre) kell hozzájuk rendelni!

Fontos! Ahogy fentiek szerint a szolgáltatás elemeket le kell választani a tartós bérletes szolgáltatás elemekről, úgy a jogcímeket is. Persze ezt is csak akkor, ha külön számlán megy ki ügyfélnek a tartós bérletes és a napi bérautós elszámolás.

Az elszámolást segítő paraméterezésről további részleteket a Bérautó paraméterek oldalon olvashatunk.

Számlázási beállítások

A könyveléshez meghatározott jogcímeknél gondoskodni kell arról, hogy beépüljenek minden számlázási sablon csomagba. Ez a következő láncolat mentén történik: a vevő  jogcím beépül egy számla tétel kategóriába, a számla tétel kategória beépül minden számlázási sablon csomagon belüli legalább egy számlázási sablonba. Tipikusan döntenie kell flottakezelőnek arról, hogy a havidíj jellegű számlán, vagy a továbbterhelés számlán, esetleg egy külön bérautó számlán akarja-e kiszámlázni a bérautós követeléseit, e típusokat azonosítják a számlázási sablonok.

kész