Bérautó szerződések

SCREEN CODE: BERAUTO_SZERZ.SHEET; BERAUTO_SZERZ.LIST

A bérautóval kapcsolatos általános tudnivalókat a Bérautó kezelés áttekintő oldalon tárgyaljuk. Jelen oldalon kifejezetten csak a Bér- és csereautó ügyintézés speciális adatlapjáról, a 'Bérautó, csereautó szerződések' képernyőről lesz szó.
A leírásban az egyszerűség kedvéért többnyire csak a bérautó kifejezés szerepel, azonban mindaz ugyanúgy vonatkozik a csereautó szolgáltatás ügyintézésére (eltérés esetén külön jelezzük).

A bérautó szerződés képernyő több irányból is megközelíthető, létrehozni alapesetben a Bérautó foglalás felületről, a Foglalás véglegesítése nyomógombbal, opcionális esetben a CallCenter képernyőről is lehet.

A már meglévő szerződés adatlapot módosítás, vagy csak megtekintés céljából elérhetjük:

• a Bérautó, csereautó foglalások felületen az adott tételre kattintva;

• az automatikusan generálódott szolgáltatási igény tétel speciális adatlapjára kattintva;

• Bérautó / Bérautó szerződések menüpontban.

Bérautó, csereautó szerződés alapadatok

A mezőket a rendszer automatikusan tölti a foglalás alapján, többsége már nem módosítható.

Szerződésszám:
rendszer által osztott azonosító, év / sorszám felépítéssel.

Szerződés típus:
A foglalásban szereplő adatokat a rendszer örökíti ide, ezekből a szerződés típusa már meghatározott, és nem módosítható. A választásnak megfelelően változnak a kitöltendő adatok a képernyőn. A típusok leírását lásd a foglalás ismertetése oldalon.

Állapot:
nem módosítható, a rendszer a folyamat szerint automatikusan lépteti. Értékkészlete:

• Rögzítés alatt: a foglalás véglegesítése nyomán, automatikusan jön létre a bérautó szerződés, mindig ezzel az állapottal. Az adatmezők többsége szabadon szerkeszthető.

• Folyamatban: amint megadják a tényleges kiadás időpontját, átbillen a szerződés ebbe az állapotba.

• Lezárt: amint megadják a tényleges leadás időpontját, átbillen ebbe az állapotba.

• Meghiúsult: ha pl ügyfél lemondja az igényt, a szerződést ebbe az állapotba léptethetjük a képernyő Műveletek menüjében.

Jelen bérautó szerződés állapot nem összetévesztendő a szolgáltatási igény tétel állapotával, bár a kettő összehangoltan mozog. Amikor a bérautó szerződés létrejön, mögötte a rendszer automatikusan generál egy szolgáltatási igény tételt 'Folyamatban' állapottal. A szerződés lezárásakor ennek állapota 'Ténylegesen igénybe vett', meghiúsulás esetén 'Nem vette igénybe' lesz.

Kiadás típusa:
értékkészletét Flottakezelő maga határozhatja meg a 'BERAUTO_KIADTIP' szótárban. Néhány példa: Előzmény autó, Fizetett csereautó, Fizetett bérautó

Keretszerződés, Ügyfél:
rendszer örökíti a foglalásban megadott adatot, itt már nem szerkeszthető.

Ügyfél használója:
adott ügyfél kapcsolattartók közül tudunk választani. Adott használóra kereshetünk a Gépjárművek szűrőképernyő 'Aktuális bérautó használó' mezőben, ekkor a rendszer mutatja az általa használt gépjárművet. Az adatlap 'Bérautó szerződések' fülről elérhető az érintett bérautós szerződés.

Ügyfél eredeti autója:
rendszer örökíti a foglalásban megadott adatot, itt már nem szerkeszthető.

Ügyfél szervezet:
amennyiben a partnerhez rögzítettünk szervezetet, akkor itt van lehetőségünk kiválasztani. Ha adott ügyfélnél költséghely kezelés is van, akkor annak kiválasztásával automatikusan meghatározódik a szervezet is.

Költséghely:
szintén partnertörzsben rögzített szervezethez megadott költséghely kiválasztására van lehetőségünk.

Szolgáltatás igény:
kapcsolat a szolgáltatás igénnyel.

Számlára kerülő leírás:
az itt bevitt megjegyzés a számlatételben megjelenik.

Költségviselő adatok blokk (opcionális)

Lehetőség van arra, hogy a bérautót használó (szerződő) ügyféltől eltérő partnerre számlázzunk. A blokkban a Keretszerződés mezőben választhatunk másik ügyfelet (valamint költséghelyet), a rendszer a partner mező értékét maga határozza meg.
A mezőt csak az első elszámolás elkészítéséig tudjuk módosítani. Egy szerződésen belül a különböző elszámolástételek nem számlázhatóak eltérő partnerre.

Bérautó adatok fül

Amíg a bérautó szerződés 'Rögzítés alatt' állapotban van, addig tudjuk csak ezeket a mezőket berögzíteni vagy módosítani. Ha 'Folyamatban' állapotba kerül a szerződés, onnantól inaktívvá válnak.

Beszállító:
Idegen bérautók közül foglalva amelyik partnertől flottakezelő igénybe veszi a közvetített szolgáltatást. Saját flottából megoldott szolgáltatásnál ide a flottakezelő kerül.

Beszállító telephely:
partnertörzsben a beszállítóhoz berögzített telephelyek közül választhatunk.

Beszállító kapcsolattartó:
partnertörzsben a beszállítóhoz berögzített kapcsolattartók közül választhatunk, ha jelölni akarjuk például azt, hogy a bérautó átvevője kit keressen.

Bérautó kategória:
választás a bérautó kategóriák közül

Saját bérautó:
a foglalásból a rendszer örökíti, de itt még felülírható.

Kiadott üzemanyagkártya: (opcionális)
a szerződéshez kapcsolhatunk üzemanyagkártyát. A kapcsolat alapján az erre érkező költségekhez a rendszer megtalálja a továbbterhelendő partner adatokat.

Üzemanyagkártya költség továbbszámlázandó: (opcionális)
logikai mező, a rendszer alapértelmezetten 'IGEN' értéket állít be.

Idegen bérautó típus:
idegen bérautó szerződésben megadhatunk konkrét gépjármű típust a gépjármű törzsadatokból.

Első díj keresés:  (opcionális)
a mező IGEN állásában a rendszer az első elszámolás készítésekor ellenőrzi az adott időszakra vonatkozó rögzített vevői díjat. Amennyiben a díjtáblában talál az ügyfél számára kedvezőbb konstrukciót, úgy azzal felülírja a díjadatokat, és az elszámolást ezzel az összeggel végzi el. A további elszámolások alkalmával nem történik frissítés, a szerződés ezen a díjon fut végig.

Ingyenes
a mező IGEN értéke esetén a rendszer elkészíti az elszámolást a szerződésre, azonban a bérleti díjak elszámolástételi nulla értékűek lesznek.

Idegen rendszám:
idegen bérautó esetén a gépjármű rendszáma.

Dokumentum csatolások nyomógomb: (opcionális)
lehetőség van bármilyen fájl csatolására.

Bérautó dokumentumok nyomógomb:
lehetőség van többféle sablon elkészítésére, és kiállítására.

Elszámolás blokk
A rendszer itt mutatja meg, hogy az adott szerződésre mikor készült az utolsó elszámolás, valamint hogy eddig mekkora összeget számláztunk ki az ügyfélnek.

Bérlés szállítói díjak blokk (opcionális)

Szállítói díj az a költség, amennyit Flottakezelő fizet idegen bérautóért valamely beszállítójának. Ebből következően a blokk kitöltése csak idegen típusú bér-(vagy csere)autó esetén értelmezett.
Amennyiben vannak szállítói díjak a törzsadatok közt, a  díjakra vonatkozó mezőket a rendszer feltölti (ha nem talál adatot, üres marad). Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Használt díj típus
értékei: napi / havi.

Díj
a bérlet egység ára, amennyiért a beszállító a flottakezelő részére biztosítja a bérautót.

Tervezett összesen bérlés díj
a megadott díj paraméterek és a bérlés tervezett időszaka alapján számított összeg. Az eredeti értéket mindig az elsőként megadott tervezett dátumokból számolja a rendszer, ezek változása esetén nem számolja újra.

Km limit
megadható, ha a bérlés ára a napi (vagy havi) használatot futásteljesítményhez köti. Tájékoztató adat, nem számolunk vele.

Limiten felüli km díja
a túlhasználat során kilométerenként fizetendő felár. 

Biztosítás önrész blokk (opcionális)

Megadható az ügyfél felé az esetleges károkozás önrész mértéke. Mindkét mező értékét felhasználhatjuk a BERAUTO dokumentum típusban.

Bérlés vevői díjak blokk

Vevői díjnak nevezzük azokat a költségeket, amennyiért Flottakezelő az ügyfélnek biztosítja a gépjárműveket. Ezeknél a beszállító maga a Flottakezelő.
Amennyiben vannak vevői díjak a törzsadatok közt, a  díjakra vonatkozó mezőket a rendszer feltölti (ha nem talál adatot, üres marad). Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Használt díj típus
értékei: napi / havi / egyedi.
napi, havi; a bérleti díj elszámolás időtartamának típusa
Egyedi: az opciót választva az elszámolás nem veszi figyelembe a szerződés időtartamát, a bérlésre számlázott díj a mező értékével megegyezik. 

Ekkor csak a szerződés lezárása után lehet a bérlést elszámolni az egyedi díjjal. Foglalás rögzítésekor is megadható, vagy később a szerződésben, illetve módosítható.

Díj
amennyiért az ügyfél részére biztosítjuk a bérautót.

Napra arányosított díj
havi díj típus választása esetén a rendszer a havi díjat visszaosztja egy napra (fixen 30 nappal számolva), ezzel fog számolni tört havi használat esetén. Az elszámolásról bővebben a 'Bérautó elszámolások' oldalon olvashatunk.

Tervezett összesen bérlés díj
a megadott díj paraméterek és a bérlés tervezett időszaka alapján számított összeg.

Korlátlan futás
logikai jelölő, ha be van pipálva, akkor a Km. limit és a Limiten felüli km díja mezők is inaktívak. Dokumentum kiállításakor a [[VEVOI_KM_LIMIT]] jelölő ’Korlátlan’ értéket ad vissza.

Km limit
megadható, ha a bérlés ára a napi (vagy havi) használatot futásteljesítményhez köti. 

Limiten felüli km díja
ha ügyfél átlépi a fenti futásteljesítményt, ennyi felárat kell fizetnie. 

Opcionális mezők

• Egyéb napi díjak az egyéb költségek fülön rögzített tételek díjainak összesített megjelenítése

• Fix km díja  

• Egyéb egyösszegű díjak  

• Díjak frissítése díjtáblából nyomógomb  

Az adatok csak rögzítés alatti állapotban szerkeszthetők.

Megállapodások kiküldése (opcionális)

A szerződéses megállapodásokat mind a beszállító, mind ügyfél felé elküldhetjük, a kiküldést dokumentálhatjuk. Mindkét levél sablon rögzíthető a törzsadatok közt, a rendszer az aktuális szerződés adataival tölti fel a küldésre kerülő emailt. Az email-hez az adatokat a szerződésben kiválasztott Kapcsolattartó adatlapján keresi, vagyis az adott kapcsolattartónál lennie kell email típusú elérhetőségének.

Beszállítónak kiküldve
a gomb megnyomására a szerződés állapota 'Beszállítói visszajelzésre vár' változik.

Ajánlat ügyfélnek elküldve
a nyomógombot megnyomva a rendszer kitölti az adott napi dátumot, és a szerződést 'Ügyfél visszajelzésre vár' állapotba lépteti.

Ügyfél megrendelte
az ügyfél megrendelés időpontját írhatjuk a dátum mezőbe. A gomb segítségével az adott napi dátumot rögzíthetjük.

Átadás adatok blokk

Átadáskori km:*
átadáskor a gépjármű kilométerórája szerinti induló óraállás, mely a kilométer elszámolás alapja.

Utolsó érvényes km adat:
értékét a rendszer a korábban rögzített futásteljesítmények közül veszi, a szerződésben beírt átadás (leadás) dátumát megelőző legnagyobb érvényes óraállást mutatja.

Tervezett átadás:
itt rögzítjük az ügyfél által leadott igény szerinti átadás időpontját, ami alapján a foglalást indítjuk.

Átadás időpontja:
a használónak ténylegesen ekkor adjuk át a járművet.

Tank állapot:
átadáskori tank telítettsége.

Átadás helye:
ahol a használó átveszi a gépjárművet, választás az ügyfél címei közül. Esetleg a plusz szöveges mezőben ezektől a címektől el is szakadhatunk, bármilyen egyeztetett helyszín beírásával.

Átadáskori megjegyzés:
bármilyen plusz információ rögzítésére szolgál.

Autópálya matrica típus:
csak a logikai jelölő igen értékénél aktív, ekkor választhatunk a törzsadatok közt rögzített matrica típusok közül (dokumentum sablonba beépíthető adat).

Leadás adatok blokk

Leadáskori km:*
leadáskor a gépjármű kilométerórája szerinti záró óraállás, mely a kilométer elszámolás alapja.

Utolsó érvényes km adat:
lásd mint fent.

Tervezett leadás időpontja:
itt rögzítjük az ügyfél által megadott várható leadás időpontját.

Tank állapot:
leadáskori tank telítettsége, lehetőségünk van kiterhelni az üzemanyag különbséget az átadás és leadás állapota szerint (jelenleg ez külön szolgáltatási igény tétel alatt indított folyamat révén érvényesíthető, például úgy, hogy a flottakezelő kreál egy rapid kezelési szolgáltatást "Bérautó extra költségek" néven, és erre rögzíthető minden beszedni kívánt plusz összeg).

Leadáskori állapot:
értékkészlete lehet: tiszta, koszos, sérült. További plusz költségek terhelhetik a használót, ha rosszabb állapotban adja le a gépjárművet, mint ahogy átvette, pl. mosatás, sérülés javíttatása okán (jelenleg ez külön szolgáltatási igény tétel alatt indított folyamat révén érvényesíthető, például úgy, hogy a flottakezelő kreál egy rapid kezelési szolgáltatást "Bérautó extra költségek" néven, és erre rögzíthető minden beszedni kívánt plusz összeg).

Tényleges leadás időpontja:
a használótól tényleges visszaadja a gépjárművet tulajdonosának. A szerződés állapota 'Lezárt'-ra lép.

Leadás helye:
a tényleges visszaadás helye, választás az ügyfél címei közül, esetleg a plusz szöveges mezőben ezektől a címektől el is szakadhatunk, bármilyen egyeztetett helyszín beírásával.

Leadáskori megjegyzés:
bármilyen plusz információ rögzítésére szolgál

*Az Átadáskori és a Leadáskori km mező ránézésre választómező, de valójában két részből álló kombinált mező típus:

• Az első blokkba beírhatjuk az átadáskori/leadáskori pontos adatot, azt a rendszer el is menti a megadott dátummal a futásteljesítmények közé 'Bérautó/csereautó kiadás (leadás)' forrás megnevezéssel. 

• A mögötte elhelyezett két tagú blokk valóban választómező, F5-re megnyílik a Futásteljesítmények képernyő, előszűrve a gépjárműre és az érvényes km adatokra. Itt a Berögzített futásteljesítmények közül választhatunk értéket dupla kattintással. Kiválasztást követően az óraállás az első mező blokkba íródik, a második blokkban a dátum rögzül, végül az is látható, hogy mi volt az adat forrása.

Hosszabbítások blokk

Ha módosul a tervezett leadás dátuma, akkor a Hosszabbítások blokkba automatikusan bekerül a korábban rögzített dátumhoz egy sor. Ez egy kiadás során tetszőleges alkalommal megtörténhet.

Sorszám:
Hosszabbítás azonosítója adott kiadáson belül.

Előző dátum:
a hosszabbítással felülírt előző tervezett leadási dátum.

Bérautó szerződés állapot visszaléptetések

A szerződések 'rögzítés alatti' állapotában még a legtöbb adat módosítható, azonban ha a folyamatot tovább léptetjük, már sok esetben nem változtathatóak a megadott paraméterek. Mindaddig, amíg nem készült elszámolás, a 'folyamatban', illetve 'lezárt' állapotú szerződést az adatlap Műveletek menüjében a 'Rögzítés alatti állapotra visszaállít' sorra kattintva megtehetjük ezt. Ekkor a rendszer törli a beírt átadás, illetve tényleges leadás időpontját, így javíthatjuk a szükséges adatokat.
Előfordulhat olyan eset, hogy már elszámolás is készült, de javítani kell az adatokon. Az elszámolás törlésével visszajutunk abba helyzetbe, hogy a szerződés állapota újra módosítható. Ugyan így, ha már számláztunk ügyfél részére, az elszámolástétel nem törölhető, ahhoz előbb a vevőszámlát kell sztornózni.

A további füleken elhelyezett felületek súgója a gombokról érhető el:

kész