Vevőszámlák

Rendszerben több módon keletkezhet vevő számla, erről olvashatunk a számlázási folyamatokat áttekintő oldalon, a Hogyan keletkezhet számla a rendszerben? fejezetben. A vevő számla funkció szolgálja egyrészt a generálással létrejött számlák adatinak megtekintését, állapotuk léptetését, másrészt lehetőséget ad vevő számla kézi rögzítésére. Utóbbi kizárólag olyan jogcímű követelésekre lehetséges, melyek szerepelnek a 'KEZI' rövidnevű számla tétel kategóriában.

Miért érdemes a lehető legkevesebb tételt kézzel számlázni?

Hogy flottakezelő mit enged magának kézzel számlázni, az rajta múlik, de érdemes nagyon szűk jogcím halmazt meghatározni. Ennek oka, hogy a tömeges számlázás "nem látja" a kézi számlákat. Ha pl. egy adott havi generált számla helyett kézi számlával gondoljuk kiszámlázni valamely időszakot, úgy a következő időszakban rendszer hiányolni fogja folytonosság vizsgálat során a kézzel számlázott időszakra a generált számlát (pontosabban a szerződött szolgáltatásonkénti analitika tételeket).

Felület kezelése

Vevő adatok

Vevő:
Választás a partnertörzsből, akinek kiállítjuk a számlát.

Vevő címe:
A rendszer felajánlja a mindenkori számlázási címet, mely felvitelkor még módosítható a mező mögötti Cím gombbal.

Keretszerződés:
Amely keretszerződést terheli a számla, választás az ügyfél keretszerződései közül. Kitöltése nem kötelező.

Adószám:
Vevő ügyfél hazai adószáma.

EU adószám:
Vevő ügyfél EU-n belüli adószáma.

Nem EU adószám:
Vevő ügyfél EU-n kívüli adószáma.

Szervezet:
Választás az ügyfél számlázási szervezetei közül, amennyiben adott ügyfél igényli a szervezetenként megbontott számlák kiállítását.

Fizetési adatok

Szállítói bankszámla:
Amely bankszámlára a flottakezelő várja a számla ellenértékét.
Kézi számla felvitelekor  amint kiválasztjuk a partnert, akkor az ő adatlapján szereplő 'Flottakezelő bankszámlaszáma' értéket emeli be a rendszer. Ha ezt követően kitöltésre kerül a keretszerződés mező, akkor törli az előző számlaszámot, és a keretben megadott 'Vevőszámlára kerülő saját cég bankszámlaszáma' értékét tölti fel. Ha a számlából később töröljük a keretszerződés hivatkozást, akkor a bankszámlaszám ismét a partner adatlapon megadott számlaszám lesz. Felajánlástól függetlenül a felhasználó a véglegesítés előtt szabadon választhat másik számlaszámot.
A generált számlák esetén történő felajánlásról bővebben a Vevőszámlákon megjelenő bankszámla számok súgó oldalon írunk.

Fizetési mód:
Ahogy a flottakezelő várja a számla kiegyenlítését.

Fizetési határidő szabály:
Hány naptári illetve banki napos határidőről állapodtunk meg az ügyféllel. Alapértelmezettként a nap a keretszerződésből határozódik meg, a mértékegység az ügyfél adatlapjáról. Kézi számla rögzítésnél ez felülírható.

Érték meghatározás adatok

Szolgáltatási időszak (tól-ig):
A számlázott időszak megjelölése.

Teljesítés dátuma:
Ha folyamatos teljesítésű a számla ÉS

• előre fizetős, azaz a fizetési határidő korábbi, mint a szolgáltatási időszak vége, akkor a szolgáltatási időszak vége,

• utólag fizetős, azaz fizetési határidő későbbi, mint a szolgáltatási időszak vége, akkor a fizetési határidő, de maximum a szolgáltatási időszak vége + 60 nap.

Egyedi teljesítésnél az analitika generálási időszak vége.

Számla kelte:
A számla jóváhagyáskor véglegesíti rendszer automatikusan a jóváhagyás dátumára, nem szerkeszthető.

Fizetési határidő számított:
A fizetési határidő beállítása több szempont alapján történhet.

1.A legerősebb beállítás szerint, ha a számlagenerálás indításkor megadtunk egy un. fix fizetési határidőt, úgy mindenképpen ez a dátum lesz a fizetési határidő.

2.Ha a számlageneráláskor nincs megadva dátum, akkor a rendszer a következők szerint választja ki a mező értékét:

• • • Amikor a számla fejben kitöltött a Keretszerződés mező, az ott megadott határidő szerint határozódik meg, azaz a Számla kelte + Fizetési határidő szabály szerinti napok száma.
      A számla fejbe csak akkor kerül be a keretszerződés, ha a számla sablonban a 'Keretszerződés szerinti' bontás beállított!

    • Amikor a számla fejben nincs meghatározva keretszerződés, akkor a vevő partner adatlapján szereplő szabályok alapján történik a meghatározás.

Ezeket azonban felülírhatja a számla sablon paraméterezése. Ha ott megadott az 'Egyedi fizetési határidő', úgy az "erősebb" mind a partner, mind a keretszerződés adatlapon szereplő értékekkel szemben.

Fizetési határidő egyedi:
A számított fizetési határidőtől eltérő egyedi határidő kijelölése.

Devizanem:
Ez a devizanem csak a számlakiállításnak lesz a devizaneme, ettől még a könyvelés forint értéken történik.

Deviza árfolyam:
Finanszírozási számlák esetében a keretszerződés -> finanszírozási szolgáltatásban meghatározott számlázási árfolyam típus, számla keltén vett árfolyam értéke.
Egyéb esetekhez azt az árfolyam típust használja rendszer, melynél bepipált a 'Vevő számlán alapértelmezett' logikai mező, és annak a számla keltén vett árfolyam értékét használja rendszer.
A vevő felé devizásan kiállított számla a flottakezelőnél forintban kerül könyvelésre.

Nettó érték deviza:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Áfa érték deviza:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Bruttó érték deviza:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Nettó érték:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Áfa könyvelt érték:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Bruttó érték:
Számla tételek azonos mezőinek összege.

Áfa átszámítási árfolyam:
Devizás számla esetén az áfa összeget a vevő számla bizonylaton forintban is fel kell tüntetni. A devizás áfa érték átszámításához használt árfolyam kerül ebbe a mezőbe,  amihez rendszer azt az árfolyam típust használja, amelyiknél bepipált a 'Vevő számla ÁFÁ-hoz alapértelmezett' logikai mező.

Áfa bevallás érték:
Az áfa átszámítási árfolyam mezőnél leírtak szerint kiszámított áfa összeg, ami a számlaképen a láblécben jelenik meg: "Az Áfa tv. 80. paragrafusa alapján az ÁFA Forintban kifejezett értéke: .... HUF". Mindkét fél ezt az összeget kell szerepeltesse a hazai áfa bevallásában. Törvény előírja, hogy a külföldi adóalanynak szóló számlán is szerepeltetni kell ezt az információt, még ha ő nem is kezd vele semmit.

Számla magyarázat adatok

Melléklet van:
Logikai igen / nem, generált számláknál a számla illetve melléklet sablonok összerendelése határozza meg, hogy mikor készül adott számlához melléklet. Kézi számlák esetében felhasználó kell beállítsa.
A kiállított számlán 'igen' hatására a "A számlához melléklet tartozik." mondat jelenik meg a tételösszesítő alatt.

Közvetített szolgáltatást tartalmaz:
A kiállított számlán 'igen' hatására a "A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz." mondat jelenik meg a tételösszesítő alatt. Tömeges generálásnál fixen megjelenik ez a mondat, kézi számlánál állítható.

Számla kifogást tartalmaz:
A kiállított számlán 'igen' hatására a "Reklamáció esetén szíveskedjenek a számlaszámra hivatkozni!" mondat jelenik meg a tételösszesítő alatt. Kézi számlánál állítható.

Megjegyzés:
A flottakezelő belső megjegyzése, nem kerül rá a kiállított számlára.

Egyéb adat szöveg:
Rendszer felajánlja a számla sablonban megadott szöveget, figyelve, hogy épp milyen számlatípusról van szó (normál / helyesbítő / sztornó).

Megrendelésszám:
Ügyfél kérésre megadható egy ügyfél oldali megrendelésszám, segítve őt a számla feldolgozásában.

Feldolgozás adatok

Iktatószám:
Számla kezdemény mentésekor / létrehozásakor rendszer által osztott ideiglenes, majd könyveléskor véglegesített azonosító.

• évszám: Alapesetben az egyetlen nyitott könyvelési évből határozódik meg. A beszámolás időszakában (amikor két nyitott év is létezhet egyidejűleg) rendszer veszi a számla teljesítési dátuma és számla kelte közül a kisebbet, majd ennek az évszámát használja fel az iktatószámhoz. Amennyiben lezárt évet érintő teljesítési dátumú számlát kell rögzítenünk, akkor rendszer a legkorábbi nyitott évre generál iktatószámot.

• fajta: V = vevő, E = devizás vevő (SZLA_JELLEG)

• alfajta: N = normál, B = bizonylat (SZLA_ALFAJTA)

• sorszám: F1 által osztott szigorú sorszám, évszámon, fajtán és alfajtán belül.

Számla állapot:
A vevő számlánál értelmezett számla állapotok:

• Véglegesítésre vár: minden számla ezzel az állapottal jön létre.

• Feladott: valaki megnyomta a Jóváhagy gombot, és a számla elindult az interfészen keresztül a BO rendszer felé.

• Könyvelt: BO rendszer visszajelzése alapján a számla könyvelése sikeresen megtörtént.

• Sztornózott: a számlára hivatkozik egy sztornó típusú másik vevő számla.

Számla típusa:
Lehet: normál, helyesbítő, sztornó.

Generált:
Logikai igen / nem, jelzi, hogy rendszer által generált, vagy kézzel rögzített számláról van-e szó.

Számla sablon:
Mely számlázási sablon alapján készült az adott számla. Amennyiben kézzel rögzített számláról van épp szó, úgy ez kizárólag a 'Kézi sablon' nevű sablon lehet. Generált számláknál automatikusan határozódik meg, a számlageneráláshoz kijelölt számla generálás csomag típus alapján, ami megmondja, hogy mely számlázási sablonok szerinti számlákat kell épp előállítani.

Helyesbített számla:
Amennyiben az épp kezelt számla egy helyesbítő vagy sztornó számla, úgy itt adható meg/látszik a helyesbíteni kívánt vevő számla.

Helyesbítő számla:
Amennyiben az épp kezelt számla egy helyesbített vagy sztornózott számla, úgy itt az őt utoljára helyesbítő számla látszik. Ha adott számlához esetleg több helyesbítés is történt (ritka eset), azok a Vevő számlák áttekintő felületről lekérdezhetők a szűrőblokk első fülén található Helyesbített számla szűrés kitöltésével.

Sztornó oka:
Amennyiben a helyesbítő számla egy stornó számla, úgy az ahhoz stornózáskor megadott ok megjelenítése.

Sztornó megjegyzés:
Amennyiben a helyesbítő számla egy stornó számla, úgy az ahhoz stornózáskor megadott megjegyzés megjelenítése.

Elhatárolás időszak:
a kézi számlák tipikusan egyedi teljesítésű számlák, friss teljesítési dátummal, ezért ez a hónap lesz az elhatárolás időszaka, kivéve ha zárt az időszak.

Áfa időszak:
lásd előző mező

Áfa árfolyam típus:
Az az árfolyam típus, amelyen a devizás vevő számlák áfát könyveljük és nyilvántartjuk. Nem feltétlenül egyezik meg a számlázási árfolyam típussal.  P1 interfész kapcsolat esetén a választott árfolyam típusnak azonos névvel és kóddal létezni kell P1 árfolyam típusok között is.

Számlázási árfolyam típus:
A számviteli politikával egyező módon, ezzel az árfolyam típussal tartjuk nyilván és könyveljük a devizás vevő követeléseket. Eltérhet az áfa árfolyam típustól. Pl. MNB-EUR áfa árfolyam típus mellett, lehetséges OTP-EUR számlázási árfolyam típus használata. P1 interfész kapcsolat esetén a választott árfolyam típusnak azonos névvel és kóddal létezni kell P1 árfolyam típusok között is.

Könyvelési azonosító:
F1 rendszerhez kapcsolódó P1 rendszer (esetleg más) által könyvelés után visszaadott egyedi azonosító.

Nyomtatott:
Történt-e már számlakép generálás.

e-Számla:
Amennyiben adott ügyfél partner adatlapján / az E-számla fül / Számlázás módja mezőben 'Elektronikus' érték szerepel, és kitöltöttek az e-számlázáshoz szükséges további paraméterek, úgy az adott ügyfélnek készülő minden számla e-számla lesz.
Más esetben papír alapú számlák készülnek.

Példányszám:
Magának a számnak egyre csökken a jelentősége, napjainkban inkább csak az fontos, hogy legalább egyszer ki volt-e már állítva a könyvelt számla, akár papír alapon, akár elektronikusan. A könyvelés előtti kiállítások még nem számítanak, de az előszámla készítés miatt nem is tiltottak.

Előzetes egyeztetés lezárult:
Logikai igen / nem. A számla alapjául szolgáló számla sablonban állítható, hogy szükséges-e előzetes egyeztetés. Ha igen, akkor a számla létrehozás után - tehát amikor a számla állapota 'Véglegesítésre vár' - az ügyintéző kiállíthatja az előszámlát, sablon szerinti fájlban vagy papírra. Az előszámla kiállítás pontosan ugyanúgy történik, mint a végleges kiállítás, csak annyi a különbség, hogy itt egy még nem könyvelt számlánál tesszük mindezt (és hogy a számlaképre is rákerül az ELŐSZÁMLA jelzés). Az ügyfél visszajelzése nyomán jelölhető be e mezőben, hogy megtörtént az egyeztetés, mire rendszer következő két mezőt automatikusan kitölti. Az ügyfél jelzése alapján vagy Elvet gombbal lépünk tovább, vagy a Jóváhagyás művelet következik, mellyel elindul a könyvelés.

Előzetes egyeztetést lezárta:
Aki 'Igen' értékre állította az Előzetes egyeztetés lezárult mezőt.

Előzetes egyeztetés lezárva:
Amikor 'Igen' értékre állították az Előzetes egyeztetés lezárult mezőt.

NAV adatszolgáltatás küldendő:
Logikai igen / nem. Minden könyvelésre feladott vevőszámla átesik egy vizsgálaton, hogy adott flottakezelőnél paraméterezett szabályok alapján a számla feladásra kell-e kerüljön a NAV online számla interfész felé. A feltételekről részletek olvashatók a NAV online számla adatszolgáltatás interfész oldalon.

NAV adatszolgáltatás feladva:
Logikai igen / nem. Előző mező szerint küldendőnek jelölt számlák feladása megtörtént-e.

Speciális nyomógombok működése

Rögzítés Kézi rögzítés esetén a számla kezdemény mentését teszi lehetővé, külön megerősítésre akár tételek nélkül is.

Módosítás Kizárólag 'Véglegesítésre váró' állapotú számlánál érhető el, a számla adatok szerkesztést teszi lehetővé.

Könyvelési időszak módosítás Speciális jogosultság szükséges a gomb eléréséhez, részletek külön oldalon.

Jóváhagy Kizárólag 'Véglegesítésre váró' állapotú számlánál érhető el. A jóváhagyás hatására a számla elindul a kapcsolódó BO rendszer felé könyvelésre. Ez a következő lépések együttesét jelenti:

• F1 lekérdezi, hogy az áfa és könyvelési időszak nyitott-e. Ha nem nyitott, úgy üzenetben kéri felhasználót a számla javítására, megszakítva addig is a könyvelési folyamatot.

• F1 megelőző ellenőrzésként vizsgálja, hogy a számla megfelel-e a számviteli szabályoknak (pl. bruttó végösszeg egyezik-e a nettó + áfa összeggel). Ha nem, úgy üzenetben kéri felhasználót a rendezésre (ami a számlázás alapjául szolgáló üzleti adatok javítását jelenti, majd az analitika illetve számla újragenerálását), megszakítva addig is a könyvelési folyamatot.

• F1 kiosztja a végleges iktatószámot, ügyelve a sorfolytonosságra.  Azoknál az analitika tételeknél, melyeknél volt bejegyezve ideiglenes iktatószám hivatkozás, kicseréli azokat a véglegesre.

• Amennyiben a számla megfelel a NAV feladás feltételeinek, megtörténik az interfészre feladás. A NAV interfészről bővebben külön súgóoldalon olvashatunk.

• Amely flottakezelőnél van interfész kapcsolat a BO rendszerrel vevő számlákra, ott ezen az interfészen is megtörténik a számla feladás, átadva a könyvelési utasításokat.

• A számla állapota ekkor lesz 'Feladott'

• Amikor visszajelez BO rendszer a sikeres könyvelésről, akkor a számla állapota 'Könyvelt' lesz. Más esetben BO rendszertől kapott hibajelzést jeleníti meg F1 rendszer a felhasználónak.

A lépések együtt képeznek egy megbonthatatlan tranzakciót, a folyamat vagy végigfut, és a számla lekönyvelődik, vagy elakad valamelyik lépésen, és el sem kezdődik a könyvelés. Így garantált az, hogy nem keletkezhetnek féllábas számlafeladások.

Elvet Kizárólag 'Véglegesítésre váró' állapotú számlánál érhető el, a számla törlését célozza (tehát nem csak állapot állítást, hanem fizikai törlést kezdeményezünk). Megnyomásakor rendszer átállítja a képernyőt törlés üzemmódra, még egyszer megjelenítve a törlendő számla adatlapját. Amennyiben biztosak vagyunk a szándékunkban, a Törlés gombot kell megnyomnunk, mire a számla minden adata törlődik. Amennyiben kézi számlánál tesszük ezt, automatikusan törlődnek a számla mögötti analitika tételek is.

Sztornózás Adott vevőszámlára a sztornózási folyamat indítása, sztornó felület megnyitása.

Jóváírás Adott vevőszámlára a jóváírási folyamat indítása.

Pénzügyi teljesítés Adott vevőszámlára könyvelt pénzügyi teljesítések. Az itt látható adatok valójában a kapcsolódó P1 könyvelő rendszerben (vagy más BO rendszerben) tároltak, interfészen keresztül lát rá F1.

Reklamáció Adott vevőszámlára rögzített esetleges reklamációk áttekintése, onnan új reklamáció rögzítése.

Melléklet újragenerálás A Műveletek menü alól érhető el, célja, hogy már könyvelt számláknál is lehetőség legyen csak a melléklet újragenerálására anélkül, hogy a számlabizonylat módosulna.

kész