ÜzemanyagkártyA kezelés

SCREEN CODE: UZA_KARTYA_IGENY.LIST

Az üzemanyagkártyák kezelése rendszerben több egymásra épülő folyamatot takar.

Törzsadatok megadása

Kezdjük a legegyszerűbbel: flottakezelőnek rögzítenie kell rendszerben a használni kívánt üzemanyagkártya típusokat. Ettől azonban még nem fog működni a szolgáltatási folyamat és azok elszámolása. Nézzük, milyen költségelemekről beszélhetünk!

• Ügyintézési díj: a flottakezelő az ügyfél igénylése alapján rendeli meg a kártyákat, és gondoskodik arról, hogy a legyártott kártya eljusson a gépjármű használókhoz, és mindezeket követhető módon nyilvántartja itt, a rendszerben. Erre a kártyacserék, elvesztések, pótlások kezelése miatt is szükség van. Mindezek együtt teszik ki a flottakezelő saját tevékenységét adó üzemanyagkártya ügyintézés szolgáltatást. Ezt beárazva saját üzletpolitikánk szerint a szolgáltatás törzsben vagy a szolgáltatási díj táblázatban, ügyintézésenként vagy havonta lehetőség van az ügyintézési díj számlázására.

• A kártya előállításért az üzemanyagtársaság által kérhető díj (gyártási díj), ezt mint közvetített szolgáltatás értéket terhelhetjük tovább.

• Amikor a kártyát használva fizetnek a gépjármű használók a tankolásért (esetleg további tételekért pl. a shopból), akkor az üzemanyagtársaság ezeket az adatokat gyűjtve, havonta kiszámlázza a költéseket a flottakezelőnek. A társaságok a számla mellékletét elektronikus úton juttatják el a flottakezelőnek, benne az összes költéssel, részletezve. Ez a fájl egy bizonyos szolgáltatónkénti listaformátumból beolvasható rendszerbe az Elektronikus szállítói állomány beolvasás funkcióval, mely során a sorok, mint szállítói számla tételek kerülnek be a rendszerbe, tipikusan továbbterhelésre jelölve. E kártyás költések továbbterhelése jelentkezik az ügyfélnél, mint harmadik üzemanyaggal kapcsolatos díjtétel.

• Flottakezelőnek a költések feldolgozása is feladat, ebből is képezhető egy ügyintézésről szóló kezelési szolgáltatás, ami szintén árazható a rendszerben, így végül az ügyfélnek ezért is fizetnie "kellhet".

Ahhoz, hogy a díjakat automatizált módon tudjuk kezelni, ezeket a rendszerben mint szolgáltatás elem és mint kezelési szolgáltatás meg kell különböztetnünk (minimalista ajánlás). További összefüggésekről a szolgáltatások paraméterezéséhez az automatizmusok kulcsát adó törzsadatok oldalon olvashatunk.

Új kártyák rendelése

Kártyarendelés két okból válhat szükségessé; (a) ügyfél egyedi igénylése alapján, (b) szerződésben vállalt kötelezettségünknek eleget téve, miszerint egy flotta minden autójához - külön kérés nélkül - biztosítjuk az üzemanyagkártyát és azok lejáratakor a pótlást. Mivel üzemanyagkártya kiadása eseti igény alapján is elképzelhető, rendszer nem is várja el, hogy létezzen az erre vonatkozó szerződött szolgáltatás.
Előbbi (a) esetben érdemes szolgáltatási igényként regisztrálni a kérést, és úgy indítani a kártyabeszerzési folyamatot.
Utóbbi (b) esetben időközönként le kell kérdezzük az újonnan bekötött szerződéseket, melyek tartalmaznak üzemanyagkártya szolgáltatást, illetve a közelgő lejáratú üzemanyagkártyákat, amiket pótolni kell.

A rendelés maga rendszeren kívüli folyamat, az üzemanyag társaságoknál elérhető online kártyarendszerben rögzíthetők az igénylések. A legyártott és beállított kártyát a társaság postázza a flottakezelő által megadott címre. Flottakezelő dönthet arról, hogy kártyák adatait mikor rögzíti rendszerben;

• az igényléskor tudható adatokat rögzíti a rendelést megelőzően, majd a kártyák beérkezésekor csak a hiányzó adatokat adja meg,

• a kártyák beérkezésekor regisztrálja azok összes adatát.

Az így vagy úgy, de végül rögzített kártyák adataira szükségünk van ahhoz, hogy a használatukból származó költéseket gépi úton tudjuk feldolgozni. Ha a kártyát már regisztráltuk, az kiadható a gépjármű használóknak.

A kártyák használata, elszámolások

Amennyiben a flottakezelő erre vonatkozó megállapodást köt az üzemanyag társaságokkal, úgy tárgyhót követő hó elején be/lekérhető tőlük a havi tranzakciókat tartalmazó lista. E listák, mint szállítói számla tételek olvashatók be a rendszerbe. Beolvasáskor rendszer igyekszik azonosítani a kapcsolódó üzemanyagkártyát, a kártyához a tranzakció napján hozzárendelt keretszerződést és egyedi szerződést, melyre később a vevő számlát kiterhelhetjük.
Részletek az alábbi oldalakon:

Elvesztett, sérült kártyák pótlása

Az ügyfelek egyedi jelzése nyomán indítható a pótlási folyamat. A jelzést szolgáltatási igényként is regisztrálhatjuk, a beszerzés szintén rendszeren kívül történik, végül az elkészült kártya adatai megint rendszeren belül rögzíthetők. 

A kártyák lejárata

Az üzemanyagkártyák áttekintő felületen lehetőségünk van adott időszakban lejáró kártyákat lekérdeznünk. Ezt összevetve a szerződésekben foglalt kötelezettségünkkel (Egyedi szerződések áttekintő felület / Részletes szűrés), meghatározható az a kártyahalmaz, amelyre gondoskodnunk kell a pótlásról.

kész