Keretszerződések

SCREEN CODE: KERETSZERZODES.LIST

Generált vagy kézzel rögzítjük?

Az ügyfél által aláírt, a rendszerben ‘Elfogadott’ állapotú ajánlatból generálható a keretszerződés. A keretszerződések mindegyike ‘Előkészített’ állapotban jön létre, és az előzményként szolgáló ajánlatnak a fej szintű adatait öröklik. Az örökölt adatok javarészt nem is módosíthatók az ajánlathoz képest. Egyes mezőknél viszont, ahol a rendszer engedi a szerkesztést, elsősorban ‘Előkészített’ állapotban lehetséges a finomítás (illetve van néhány paraméter, melyre az ajánlat még nem tér ki, ezeket is ekkor tudjuk beállítani). A keretszerződésben megadható flotta szintű paraméterek vezérlik későbbiekben a keret alatti összes egyedi szerződés működését, a velük kapcsolatosan előírt ügymeneti szabályokat, kalkulációs és elszámolási szabályokat, stb. (részletesen az adatmezők leírásánál lentebb).

Speciális keretszerződések is kezelhetők a rendszerben, ezek (de tényleg csak ezek!) azonban nem generálással, hanem kézi rögzítéssel  hozhatók létre, a flottakezelő saját belső autóihoz, illetve flottával amúgy nem rendelkező ügyfelekhez. Fontos azonban, hogy ezek egyikénél sem értelmezett a finanszírozási szolgáltatás, csakis kezelési szolgáltatást adhatunk meg hozzájuk.
Kézi rögzítés a Keretszerződések / Keretszerződés rögzítése menüben kezdeményezhető, ahol döntenünk kell a keret típusát illetően.

Nézzük, hogy miről ismerhetjük fel az egyes keretszerződés típusokat!

Keretszerződés érvényesítés feltételei

Ahhoz, hogy a keretszerződés eljusson ‘Érvényes’ állapotig, gondoskodni kell az ügyfél adatainak gondos feltöltéséről. Ezek tipikusan olyan adatok, melyek nélkül el lehet menteni az “ügyfél-kezdeményt”, tehát nem kötelezőek a partner adatlapon, de ettől még a folyamat jelen pontján (keret érvényesítés) nélkülözhetetlen az ismeretük:

• ismert kell legyen az ügyfél legalább egy érvényes címe,

• ismert kell legyen ügyfélnél az a  kapcsolattartó, amelyik esetében a törzsadatok közt a kapcsolattartó típusnál megadott a ‘kötelező’ jelleg (ez általában a Cég felelős vezetője, de bővíthető a kör).

• be kell sorolnunk az ügyfelet valamely analitika generálási csomagba, esetleg többe is egyszerre, ha ezt indokolják a nála szerződött árazási módok (a hozzárendelést lásd Analitika generálás csomag típusnál),

• be kell sorolnunk az ügyfelet valamely számlázási csomagba (partner adatlap felől),

• ügyfélhez meg kell adjuk, hogy ő a flottakezelő mely bankszámlájára kell befizessen alapértelmezettként (Partner adatlap felől),

• ügyfélhez meg kell adni a fizetési módot

• az ügyfél aktív állapotú kell legyen

• a keretszerződéshez belső kapcsolattartót kell rendelni (operátor).

Keretszerződés kapcsolatai

A keretszerződés adatlapon elérhető egy sor nyomógomb illetve menübe kirakott művelet, melyek biztosítják a keretszerződés illeszkedését a rendszer más funkcióihoz:

Feladatok
Nyomógomb és művelet
Megtekinthetők a keretszerződéshez korábban rögzített feladatok, illetve új feladat is innen vihető fel. Hasznos például akkor, amikor az üzletkötési terület üzenni szeretne a műszaki területnek, hogy bizonyos szolgáltatásokat kezdjenek el megszervezni.

Egyedi szerződések
A menü alól elérhető a keretszerződéshez addig létező összes egyedi szerződés.

Egyedi szerződések generálása
A menü alól áttekinthető – már ‘Elfogadott’ állapotú keretszerződések esetén – az összes ajánlat tétel, melyekből indítható az egyedi szerződések generálása. A generálásnak több feltétele van:

• léteznie kell a vevői megrendelésnek, ezen belül is ‘Aláírva’ állapotban. A létrehozás Ajánlat / Állapotváltások / Vevői megrendelés generálása menü alól lehetséges, míg a már létező vevői megrendelést az Ajánlat / Műveletek  Vevői megrendelés menüpont alatt kezelhetjük, léptethetjük.

• a vevői megrendelés generálásának viszont feltétele a hitelvizsgálat lezárása, ami a Hitelvizsgálatoknál lehetséges.

A rendszer tehát kikényszeríti az üzletkötési szálak elvarrását, mielőtt engedné indítani az egyedi szerződések létrehozását.
A képernyő részletes leírása itt érhető el.

Hitelvizsgálatok
A menü alól elérhető a keretszerződés ügyfelére vonatkozó összes hitelvizsgálat, köztük az épp élő is.

Kapcsolódó módosítási igények
A menü alól elérhetők a keretszerződés alatti egyedi szerződésekre esetleg indított szerződés módosítási igények.

Pénzügyi teljesítések
A menü alól áttekinthetők a keretszerződés kapcsán kiállított vevő számlákra érkező pénzügyi teljesítések.

Számlázás sablonok
A menü alól elérhetők a keretszerződésre épp alkalmazott számlázási sablonok. Ha adott keretre a flottakezelő alapértelmezett sablonjait alkalmazzuk, akkor azok is látszanak a listán, függetlenül attól, hogy azok amúgy a flottakezelő partneréhez rendeltek. Ha kifejezetten szeretnénk más sablonokat alkalmazni egy keretszerződésre, akkor az erre szolgáló egyik lehetőség, a sablon specializálás is elérhető innen. A keret érvényesítés egyik feltétele hogy valamilyen sablon beállított legyen, hisz ennek hiányában a keret- és az alatta lévő egyedi szerződések nem kapcsolódnának be a számlázásba.

Kiállítás
A rendszer lehetőséget ad a keretszerződés, mint dokumentum kigenerálására is, ezt lehet aztán aláírni az ügyféllel közösen. A dokumentum sablon szövegezése felhasználói feladat, erre külön törzsadat szintű funkciók léteznek (lásd Dokumentumok kezelése súgó fejezetben). Ami fontos, hogy akár többféle szövegezési változatot is kialakíthatunk, például külön a forintos, és külön a devizás szerződésekre, ezek mindegyikét képes lesz a rendszer kiállítani.

Keretszerződéshez rendelt dokumentum
beállítható, hogy több különböző szövegezési változattal rendelkező kiállítandó dokumentum sablonok közül, melyiket kell alkalmazni adott keretszerződés esetén ( a folyamatok megfelelő pontján).

kész