Elszámolás

Elszámolás fül

A felületen látható blokk nem egy szokványos táblázat, a tartalma részben szerkeszthető.
Az adatok módosítása több féle módon történik, de közös bennük, hogy csak a teljes adatlap szerkesztés módba helyezésekor aktívak a lehetőségek.
Lehetséges műveletek:

• Nyomógombokkal, ekkor a sorok kijelölését módosíthatjuk, illetve a szolgáltatások egyenlegét frissíthetjük.

• Összegeket írhatunk be az Elszámolandó díj oszlopba. FONTOS! a beírt összeg csak akkor rögzül, ha mentés előtt elhagyjuk a mezőt!

• Az egér jobb klikkre érkező lista Számlázandó jelölő átbillentése opcióval a kijelölt sor számlázhatóságát állíthatjuk / módosíthatjuk.

• A Helyesbítők eldobása gombbal az elkészült, és még véglegesítés alatt álló számlákat dobhatjuk el (lásd alább). A gomb az adatlap megtekintés módjában aktív.

Tételek bekerülése a táblázatba

A felületre az egyes díjtípusok a lezárás típusától függően, paraméterezettségük szerint kerülnek be (lásd törzsadatok). A tételek minden esetben megjelennek a felületen, de ez nem jelent automatikusan számlázást is.

A lezárási igényben azok az elszámolástételek jelennek meg, amelyek 

• az igény rögzítésének pillanatában szerepelnek a törzsadatok közt, ÉS

• az elszámolás típusa: szerződés lezáráskori, ÉS

• az érvényes jelölő IGEN, ÉS

• a lezáráskor alapértelmezett jelölő IGEN.

Előfordulhat, hogy egy adott lezárásnál olyan elszámolás költségtípusra van szükség, ami még nincs a törzsadatok közt. Ebben az esetben rögzíteni kell a törzsadatot, majd ezt követően érvényteleníteni a lezárási igényt és elindítani újra. Utólag rögzített törzsadat nem kerül be a lezárási igénybe!

Számlázandó jelölő beajánlása

Az igény rögzítésekor egyes tételekre a rendszer 'számlázandó' javaslatot tesz a keretszerződésben megadott paraméterek alapján. Erre látunk példát az alábbi képen.

A keretszerződés paramétereinek megfelelően a lezárás rögzítésekor a rendszer automatikusan 'Számlázandónak' javasolja 

• a Tőke elszámolás tételt (sárga),

• a Meghiúsulási kötbért (piros), valamint

• a szerviz és abroncs szolgáltatások egyenlegét (zöld).

Beépített szolgáltatásegyenlegek frissítése

A lezárási igény indítása, és a tényleges számlázás között hosszabb idő is eltelhet. Ezen időszak alatt az adott szerződésre érkezhetnek be szállítói számlák, amelyek befolyásolhatják a szolgáltatások egyenlegét. A végleges számlázás előtt ezért szükséges lehet ezek frissítése. A funkciót a Szolgáltatás egyenlegek frissítése gombbal érhetjük el (szerkesztés üzemmódban).

Számlázás, jóváírás

A szerződés lezáráskor készülő elszámolások lehetnek pozitív (ügyfél fizet - ekkor a tétel kiszámlázásra kerülhet), illetve negatív (Flottakezelő visszatérít - ekkor a korábbi bérleti díjakból jóváíró számla generálható) előjelűek.
A számlázás feltétele, hogy a lezárási igény állapota 'Elszámolás ellenőrizve' legyen, csak ekkor válnak aktívvá a művelethez a gombok (alábbi kép). A pozitív tételekből normál lezárási számla, míg a negatív tételekből jóváíró számla készül. A két műveletet külön kell elvégezni, de a sorrendjük tetszőeleges.

A tételek kizárólag akkor kerülnek számlába, ha a Számlázandó jelölő értéke igen, ÉS a tétel ki van jelölve számlázásra. Ha egyszerre több tételt jelöltünk ki, azok egy számlába kerülnek (de külön tételként). Így az egyesével történő kijelöléssel a tételek akár külön is számlázhatók lesznek.

A jóváírásra jelölt tételeket a rendszer meghatározott sorrendben készíti el. 

1. Teljes bérleti díjra, ahol a jóváírás típusa 'Bérleti díj'

2. Teljes finanszírozási díjra, ahol a jóváírás típusa 'Finanszírozási díj'

3. A finanszírozási díj tőke elemére, ahol a jóváírás típusa 'Tőke jóváírás'

4. Szolgáltatások díjaira, ahol a jóváírás típusa 'Szolgáltatási díj'

Ez azt jelenti, hogy a Kijelölt tételek jóváírása gombra kattintva elsőként a bérleti díj jóváírásra jelölt összegre készül el a számla, majd a többi tétellel a fenti sorrendben halad visszafelé a rendszer.

Nézzük meg az alábbi képet. Látható, hogy az elszámolásban vannak pozitív (számlázandó) és negatív (jóváírandó) értékek egyaránt.
A rendszer által kalkulált összegek közül egyelőre csak a tőke elszámolás, és a meghiúsulási kötbér került számlázásra. Ennek oka lehet figyelmetlenség (felhasználó nem jelölte számlázandónak a többi tételt), de akár tudatos döntés is. Bármely okból maradt is el, ez korrigálható, a tételek később is számlázhatóak.
Az abroncs és szerviz egyenlegek negatív értékűek, ez tehát jóváírást jelent az ügyfél részére. A Kalkulált díj oszlopban a rendszer által számolt összeget látjuk, melyet az Elszámolandó díj mezőben a felhasználó módosított. Ez utóbbi összegről készülnek jóváíró számlák, mégpedig a Jóváírás típusa oszlopban feltüntetett havi bérleti díj elemből (e két esetben a szolgáltatási díjakból). Ennek megfelelően, a rendszer elkezdi az utolsó kiszámlázott szolgáltatási díj tételből jóváírni az összeget, Amennyiben ez nem elegendő (mert a jóváírandó összeg meghalad egy havi szolgáltatási díjat), akkor időrendben visszafelé addig folytatja a jóváíró tételeket, míg a teljes összegre sikerül a megadott értéket jóváírni. 

A számlák elkészítését követően a felületen látható a számlaszám, és a számla állapota is. (A jóváírásról több számla is készülhet, így ezeknél a tételeknél csak a 'Számlázva' jelölőt jegyzi be a rendszer.)

kész