Elektronikus szállítói számla állomány beolvasása

SCREEN CODE: SZALL_SZLA_BEOLV.PARAM; SZALL_SZLA_BEOLV_CIKKH.PARAM

A felületen lehetőségünk van bizonyos előre nevesített szállítók, előre definiált formátumú számla mellékleteinek beolvasására. A beolvasás mindig csv formátumú fájlból történik. Többnyire* egy előzőleg iktatott szállítói számla fej alá tudunk ilyen módon beolvasni számla tételeket, illetve - ahol a felület engedi ezt paraméterezni - ott a rendszer képes a fájlból visszamenőleges szolgáltatási igény, illetve kapcsolódó ügyintézések generálásra is.  A számlatételek létrehozásakor a rendszer törekszik a tételek igazolásához szükséges információkat is azonosítani, kitölteni. Ahol ez a folyamat nem jár sikerrel, ott utóbb mindig pótolhatók kézzel is az adatok.

*: Bizonyos betöltés típusoknál a rendszer képes magának a számla fejnek a generálására, iktatására is.

A felület a Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasás menüpont alól, illetve egy adott szállítói számla fej Műveletek menü / Melléklet beolvasás funkcióból érhető el.

A beolvasáshoz jelen súgóoldalon kívül további hasznos információt talál a Külső adatok importálása oldalon.

Az Általános szabályok fejezetben írtak mindegyik számlamelléklet beolvasásra érvényesek, ezért a különböző betöltők leírását taglaló oldalakon ezeket az információkat nem ismételjük.

Általános szabályok

A beolvasandó listában nem lehet üres sor.
A beolvasandó lista szerkezete meg kell feleljen a rendszer által ismert szerkezetnek.
Áfa kapcsán arra kell ügyelni, hogy amennyiben egy betöltött tétel ráigazolható egy áfacsoporton belüli másik partnerre, úgy a nettó összeg oszlopban a bruttó beszállítói ár jelenik meg, míg az áfa oszlopban 0.
A beolvasó fájlok tartalmukban különböznek egymástól, azonban ahhoz, hogy a rendszer fel tudja dolgozni, minden betöltésnél meg kell legyenek bizonyos alapadatok. Ezek:

• iktatószám / beszállítói számlaszám; vagy a beolvasó felületen kell megadni, vagy a fájl tételeinek kell tartalmaznia az adatot

• beszállító partner; a beolvasó felületen kell megadni

• számla tételekben szolgáltatás / szolgáltatás elem; vagy a beolvasó felületen kell megadni, vagy a fájl tételeinek kell tartalmaznia az adatot. A beolvasó fájlok eltérnek abban, hogy közvetlenül szolgáltatási elemet, vagy ú.n. cikket (beszállítói terméket) tartalmaznak. Ez utóbbi esetben a cikket meg kell feleltetni F1 számára értelmezhető szolgáltatási elemnek. Erről bővebben a Beszállítói cikkek oldalon olvashat. 

Továbbterhelési döntés beállítása a számlatételekben

1. A "legerősebb" a beolvasó fájlban megadott továbbterhelési döntés (és keretszerződés) - alapesetben innen kerül be a számla tételekbe. Lehetséges értékeit a SZLA_IG_TOVABB szótár tartalmazza, a táblákba a kódot kell beírni:

• T (Továbbterhelendő)

• S (Saját költség)

• M (Megrendelésből továbbterhelt)

• F (Finanszírozásba beépül)

• K (Kezelési szolgáltatásba beépül)

2. Ha a fájlban nem kitöltött, de a beolvasó felületen meg lett adva a továbbterhelési döntés, akkor a beolvasó felületről veszi a számla tételek továbbterhelési döntését.

3. Ha sem a fájlban, sem a felületen nincs megadva a továbbterhelési döntés (hiszen nem kötelező), a rendszer ajánlja be a számla tételbe annak alapján, hogy szerepel-e a gépjárműhöz tartozó érvényes egyedi szerződés kezelési szolgáltatásai között a beolvasó felületen kötelezően megadott Kezelési szolgáltatás.
A döntés ez esetben kétféle lehet:

• Továbbterhelendő

• Saját költség

Általános folyamat

Állomány beolvasás

Nyissuk meg a Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasása menüpont alatti felületet, és töltsük ki a mezőket:

Beszállító:
Választás a partnertörzsből.

Szállítói számla:
Válasszuk ki az előzőleg már rögzített szállítói számlát (ebben a számla fej adatai kell létezzenek, maga a számla "Iktatott" állapotú kell legyen).

Fájl típus:
A Szállítói számla fájl típusok közül választhatunk (ha új típusra lenne szükségünk, az bizony fejlesztést igényel).

Papír alapon rendelkezésre áll-e Logikai igen / nem.

Állomány:
A mező kitöltéséhez nyomjuk meg a Fájl kiválasztás és beolvasás gombot és használjuk a segéd-képernyőt! Az itt található fájltípus választómezőből (adatlap ikonnal) elérhető egy további technikai felület, melyen megtekinthető az adott típushoz beolvasható fájlszerkezet. Amennyiben a kiválasztott fájl formátuma nem megfelelő, illetve olyan tételeket tartalmaz, melyeket a rendszer nem tud feldolgozni, azonnal hibalistát kapunk. A hibalista kezeléséről ezen az oldalon olvashat.

Szolgáltatás elem:
Bizonyos típusoknál értelmezhető lehetőség, amely szolgáltatás elemre kérjük a generálással létrehozni a tételeket. Ezt az adatot azoknál a beolvasófájloknál írja elő a rendszer, melyek nem tartalmaznak cikket, vagy szolgáltatási elemet, így nem lehet a fájlból feltölteni az adatot.

Továbbterhelési döntés:
amennyiben a beolvasásra kerülő táblában is szerepel az adat, a rendszer azt tekinti érvényesnek.

Szolgáltatás:
a fájl típus alapján automatikusan meghatározódik, hogy mely szolgáltatással kérjük generáláskora tételeket létrehozni (kivétel az általános beolvasó, ezt választva az adat módosítható).

Kapcsolódó információk a Szállítói számla fájl típusok oldalon.

Feldolgozás paraméterezés blokk adatai

Szállítói számla tétel létrehozás:
Logikai igen/ nem, bizonyos fájltípusoknál értelmezhető döntés, más fájltípusok önmagukban meghatározzák (ekkor nem is szerkeszthető).
A beolvasások mindegyikénél a rendszer fixen törekszik a számlatételek generálására, így általában véve a mező nem szerkeszthető. NÚSZ beolvasás esetén kivételesen rendelkezhet úgy felhasználó, hogy a számlatételeket nem olvassa be (és csak a - következő mező szerinti - előzmény létrehozás lehetőséget használja ki, akár nagy tömegű adatpótlás céljából).

Előzmény szolgáltatási igény és kapcsolódó adatok létrehozása:
Logikai igen/ nem, bizonyos fájltípusoknál értelmezhető döntés, más fájltípusok önmagukban meghatározzák (ekkor nem is szerkeszthető). 

Tételeknél az áfa összeg kerekítendő:
Adott fájltípushoz kell-e a beolvasás során az áfa összegeket kerekíteni az egyes sorokban. Részletek a Szállítói számla fájl típusok oldalon.

Tételeknél a nettó összeg kerekítendő:
Adott fájltípushoz kell-e a beolvasás során a nettó összegeket kerekíteni az egyes sorokban. Részletek a Szállítói számla fájl típusok oldalon.

Ha kitöltöttük a szükséges mezőket, nyomjuk meg a Feldolgozás gombot!

Hibalisták blokk

A beolvasás végén a rendszer jelzi, hány tételt sikerült a számlá(k)hoz beolvasnia. Lehetnek azonban olyan tételek, melyeket nem tudott feldolgozni.
Ezek számát mutatja a mezőkben, illetve a nyomógombok segítségével a részleteket is megtekinthetjük.

Hiányzó cikkek alatt tekinthetjük át és kezelhetjük azokat a problémás tételeket, ahol a szállítói cikk hivatkozások még nem lettek megfeleltetve a rendszer által értelmezhető saját belső szolgáltatás elemeknek. A gombra megnyíló felületen magát a megfeleltetést is elvégezhetjük, erről külön oldalon olvashatunk.

A Hibalista gombról bővebben a Számlamelléklet beolvasás hibalista oldalon kaphat információt.

Beolvasható fájltípusok

A rendszerben jelenleg az alább nevesített fájlformátum feldolgozások közül tudunk választani. Az egyes típusokhoz hasznos információkat talál a megadott oldalakon.

• Általános beolvasó (nem nevesített szolgáltatásokhoz, forintos és devizás formátum). Csak számlatételeket hoz létre.
  Általános beolvasó fájl szerkezete

• Autópálya matrica beolvasó. A számlatételek mellett ügyintézések generálására is alkalmas.
  NÚSZ számlamelléklet betöltése

• Refinanszírozói számlák betöltése. Számla fej iktatásra és tételek generálására alkalmas.
  Refinanszírozói szállítói számlák betöltése

• Abroncs számla melléklete. A paraméterezése szerint egyúttal a szolgáltatási igényeket és abroncs műveleteket is létre hozhatja.
  Abroncs számlamelléklet beolvasása
  Abroncs, marso számla beolvasás 

• Mosatás betöltése. A számlatételek mellett szolgáltatási igényeket is generál.
  Mosatás beolvasó fájl

• Segélyszolgálat beolvasó. Csak számlatételek beolvasása történik.
  
  

• Üzemanyag számla beolvasók. A számlatételek létrehozása mellett a rögzített üzemanyagkártyákhoz bejegyzi a felhasználást is.
  Az egyes üzemanyag szolgáltatók betölthető állományainak formátuma eltér egymástól, de az F1-be történő beolvasás nem különbözik, így azt egy közös oldalon tárgyaljuk.
  Üzemanyag beszállítók számláinak betöltése
  
  

kész