Előlegszámlázások, díjbekérések

Általános tudnivalók

Flottakezelő folyamatai esetenként szükségessé teszik díjbekérő, majd előlegszámla illetve végszámla kiállítását ügyfeleik felé.

A díjbekérő, előlegszámla készítés funkció a Pénzügy / Előlegszámlázások, díjbekérések menüpontból érhető el. Az előre paraméterezett események típusai szerint 

• Kezdő bérleti díj,

• Kaució,

• Gépjármű értékesítés,

• Adminisztrációs díj

• Abroncs értékesítés bizonylatait 

kezelhetjük itt: díjbekérőt, előlegszámlát, végszámlát tudunk létrehozni, azokkal bizonyos szabályok mentén műveleteket végezhetünk.

Törzsadatok

A díjbekérőhöz, előlegszámlához, végszámlához használt jogcímek és számlázási sablonok a Pénzügy / Törzsadatok / Előlegszámla paraméterek menüpontban tekinthetők meg, értékei jelenleg csak támogatói / fejlesztői segítséggel állíthatók be.
A díjbekérő, előlegszámla bizonylati és könyvelési oldalának paraméterezése P1 interfész kapcsolat megléte esetén P1-ben történik (szintén támogatói / fejlesztői segítséggel), más interfész kapcsolat esetén a bizonylatot fogadó rendszerben valósul meg.

A folyamat lépései:

1. Díjbekérő(k) készítése

2. Befizetés létrehozása

3. Előlegszámla(k) létrehozása a befizetés(ek) alapján

4. Végszámla létrehozása

 A rendszer kikényszeríti az egymást követő lépéseket és ezeket automatizmusokkal, figyelmeztető üzenetekkel támogatja. 

Amennyiben a folyamat lépésein végigmegyünk, a rendszer végigköveti a bizonylat láncolatot, a számlatételekben megjelennek a díjbekérő, előlegszámla hivatkozások. Ebben az esetben F1 biztosítja, hogy ne készülhessen negatív előjelű végszámla. A végszámla létrehozásakor megvizsgálja a kapcsolódó előlegszámlákat, és amennyiben a számlázott előleg(ek) meghaladjá(k) a végszámlán szereplő tétel összegét, automatikusan egy helyesbítő számlát készít az előlegszámlához. A fizetendő végösszeg a végszámlában így nem lehet 0-nál kisebb. 

1. Díjbekérő létrehozása

A díjbekérő készítés jellemzően az egyedi számla generáláshoz használt felületekről indítható, azonban vannak esetek, amikor kizárólag a Pénzügy / Előlegszámlázások, díjbekérések menüpont alól érjük el a funkciót. Általában elmondható, hogy vagy egyik vagy másik helyről tudunk díjbekérőt létrehozni. A nem egyedi generálás felületről készíthető díjbekérő adatbevitelét az Új rekord felvitele funkcióval kezdeményezhetjük.
Az egyedi generálású felületek, ahonnan rögzíthető a díjbekérő:

• a gépjármű értékesítés a Gépjármű adatlapról, míg

• a kezdő bérleti díj, és a kaució az Egyedi szerződés adatlapról indítható.

Díjbekérő készítés a menüből

Az Előlegszámlák képernyőről az Új rekord felvitele gomb megnyomását követően az Előleg számla adatlap képernyő nyílik meg. 

1. Válasszuk ki az Esemény típust. Itt korlátozott az esemény típusok köre.

2. Az Esemény dátuma mezőben adjuk meg a Díjbekérő dátumát - ez fog a bizonylaton megjelenni teljesítési dátumként.

3. A Tervezett nettó végösszeg mezőben adjuk meg a Díjbekérő nettó értékét. Amennyiben az esemény típus áfásan számlázandó, a díjbekérő az áfás bruttó összegről fog szólni. A bruttósítást a rendszer elvégzi.

4. A Vevő partner mezőben adjuk meg ügyfelünket.

5. Adjuk meg a Gépjárművet / Egyedi szerződést / Keretszerződést , amivel kapcsolatban a díjbekérőt küldjük.

6. Válasszuk ki a díjbekérő devizanemét.

7. A Számla szövege mezőbe az egyéb, a díjbekérőn közlendő információt írhatjuk be. Az itt megadott szöveg a díjbekérő Egyéb adat szövegmezőjébe, a számlaképen pedig az Egyéb adat mező 2.sorába kerül.

8. Nyomjuk meg a Felvitel gombot a képernyő alján.

9. Nyomjuk meg az aktívvá vált Díjbekérő létrehozása gombot.

10.  A Díjbekérő létrehozása ablakban nyomjuk meg az OK gombot.

11. A ‘Számlák’ listázó blokkban megjelenik a díjbekérő. A soron dupla kattintással vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával az elkészült bizonylat adatlapjára jutunk, ahol azt jóváhagyhatjuk/könyvelhetjük.

Díjbekérő készítés egyedi számla generálás felületről

A gépjármű értékesítéshez kapcsolódó díjbekérő készítése a gépjármű adatlapról, a ‘Lezárás, értékesítés, egyéb adatok’ fül ‘Értékesítés’ blokkjában indítható Díjbekérés gomb megnyomásával. (A gomb csak akkor aktív, ha a gépjármű Leadott, eladás alatti vagy Totálkár állapotú, ki vannak töltve az értékesítéshez szükséges adatok és még nem készült hozzá gépjármű értékesítési számla erről a felületről egyedi generálással.)

1. Töltsük ki a blokkban az értékesítés típusa, értékesítés dátuma, értékesítés devizaneme, értékesítési ár(nettó) és vevő mezőket, majd mentsük el a módosítást.  Az itt megadott dátum, összeg és vevő fog a díjbekérőre kerülni.

2. Az aktívvá vált Díjbekérés gomb megnyomását követően a Megerősítés ablak Igen gombjának megnyomásával erősítsük az értékesítési esemény létrehozására irányuló szándékunkat.

3. A megnyíló Előlegszámla adatlapon - amennyiben szükséges -, szerkesztés módban a Számla szövege mezőbe egyéb, a díjbekérőn közlendő információt írhatjuk be. Az itt megadott szöveg a díjbekérő Egyéb adat szövegmezőjébe, a számlaképen pedig az Egyéb adat mező 2.sorába kerül. Véglegesítsük a változtatást a képernyő alján levő Módosítás gombbal. 

4. Nyomjuk meg a Díjbekérő létrehozása gombot.

5. A Díjbekérő létrehozása ablakban a dátum és az összeg ellenőrzését követően nyomjuk meg az OK gombot.

6. A ‘Számlák’ listázó blokkban megjelenik a díjbekérő. A soron dupla kattintással vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával az elkészült bizonylat adatlapjára jutunk, ahol azt jóváhagyhatjuk/könyvelhetjük.

7. Az elkészült díjbekérő nem tartalmaz nettó / áfa / bruttó megbontást, amennyiben a rajta szereplő tétel áfásan számlázandó, a bruttó összeget látjuk rajta. 

Kezdő bérleti díjhoz, illetve kaucióhoz is létrehozható díjbekérő. Ezt az egyedi szerződés 'Ár adatok, értékesítés' fül, Gépjármű egyéb ár adatok blokkjában elhelyezett Díjbekérés gombbal tehetjük meg.  Az értékesítéssel szemben itt már nincs további adat, amit rögzíteni kell, hiszen az érték az ajánlatból öröklődik.
A díjbekérő további rögzítése fentiekkel analóg módon történik.

Díjbekérő eldobása, sztornózása

A létrejött díjbekérőt a Számlák’ listázó blokkban, a díjbekérő soron dupla kattintással, vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával tekinthetjük meg, majd innen véglegesíthetjük. Amennyiben el szeretnénk vetni a még nem könyvelt bizonylatot, azt nem itt, hanem az Előlegszámla adatlapról a Díjbekérő/Előlegszámla eldobás gomb megnyomásával tehetjük meg. 

Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú díjbekérőt lehet eldobni. Az eldobott díjbekérő helyett az Előlegszámla adatlapon vagy az egyedi generálás felületen új adatok megadása, módosítása után újabb díjbekérő indítható. 

Díjbekérőt nem lehet helyesbíteni, ezért a Jóváírás, Tétel jóváírás, Analitika sztornó, Tétel sztornó funkciók nem érhetők el, kizárólag az egész bizonylat sztornózása megengedett.

Könyvelt állapotú díjbekérőt annak adatlapjáról, a Sztornózás gomb megnyomásával tudunk sztornózni. Ezt követően a Díjbekérő állapota Törölt lesz. Ahhoz, hogy új díjbekérőt készíthessünk, a Díjbekérő készítésről szóló folyamatot ismét végig kell járni.

Díjbekérő adatainak módosítása

Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú díjbekérő adatait van lehetőségünk módosítani. A Díjbekérő bizonylat vevő számla adatlapján történő módosítása nem támogatott.
A Díjbekérő eldobásánál leírtak szerint el kell dobni a díjbekérőt, majd a bemeneti adatokat szükséges javítani az esemény típustól függően vagy az Előleg számla adatlapon vagy az egyedi generálás felületen.

2. Befizetés létrehozása, módosítása, törlése

A díjbekérőre érkezett befizetés visszaigazolása érkezhet automatikusan BO rendszerből, ekkor a díjbekérőhöz kapcsolódóan egy 'Befizetés' sor jön létre, ilyen esetben nincs tennivalónk.
Ha nincs a pénzügyi teljesítéshez automatizmus, akkor a díjbekérőre a befizetés tényét felhasználónak rögzítenie kell. 

Az előlegszámla készítés a befizetési adatokból dolgozik. Befizetést önmagában nem, kizárólag díjbekérőhöz lehet létrehozni. A befizetés és a díjbekérő összege eltérhet egymástól.

1. A Pénzügy / Előlegszámlázások, díjbekérések menüpontból indulva, az Előlegszámlák képernyőn a szűrőfeltételek megadásával keressük ki az eseményt.

2. Az ‘Előlegszámla események’ listázó blokkban a kiválasztott soron állva dupla kattintással lépjünk az Előlegszámla adatlapra.

3. Az Előlegszámla adatlapon a Díjbekérő sort kiválasztva nyomjuk meg a Befizetés létrehozása gombot. Ahol a pénzügyi teljesítés automatikusan jön létre, ott a gomb nem elérhető.

4. A  megnyíló Befizetés ablakban töltsük ki az alábbi mezőket, majd nyomjuk meg az OK gombot:

• Befizetés bizonylatszám

• Befizetés dátuma - ez lesz az előlegszámla teljesítési dátuma

• Befizetés összege - ez lesz az előlegszámla bruttó végösszege

5. Létrejött egy Befizetés sorunk és az Előleg számla adatlapon az Állapot ‘Befizetés’-re változott.

6. Amennyiben hibásan rögzítettük a befizetést, azt módosítani nem, csak törölni tudjuk. A Befizetés soron állva a Díjbekérő/Előlegszámla eldobás gomb megnyomásával tudjuk törölni, majd új befizetés felvinni.

 A díjbekérő pénzügyi rendezését követően két lehetőségünk van: 

A) A felületről előleg, majd végszámlát készíteni.
Ilyen esetben a rendszer végigköveti a bizonylat láncolatot, a számlatételekben megjelennek a díjbekérő, előlegszámla hivatkozások. Az ‘Előlegszámlák’ képernyőn monitorozhatjuk az eseményeket. A rendszer ebben az esetben biztosítja, hogy ne készülhessen negatív előjelű végszámla: a végszámla létrehozásakor megvizsgálja a kapcsolódó előlegszámlákat, és amennyiben a számlázott előleg(ek) meghaladjá(k) a végszámlán szereplő tétel összegét, automatikusan egy helyesbítő számlát is készít az utolsó előlegszámlához, így a fizetendő végösszeg nem lehet 0-nál kisebb. 

B) Az előlegszámla készítést kihagyva az eseménytípushoz tartozó felületről elkészítjük a végszámlát.
Ebben az esetben a díjbekérő hivatkozást nem fogja tartalmazni a normál számla, azt kézzel kell a számla megjegyzés mezőjébe berögzítenünk. Ilyenkor az előlegszámla kimarad a körből.  Nem ez a javasolt eljárás.

Továbbiakban az A) eset szerinti működést részletezzük.

3. Előlegszámla készítése

Előlegszámlát olyan díjbekérőhöz tudunk készíteni, amelyhez Befizetés is létre lett hozva. Egy díjbekérőhöz több befizetés (így előlegszámla is) tartozhat, de minden befizetésből csak egy előlegszámla tud készülni. Az előlegszámla mindig a befizetési adatok alapján jön létre: 

• a befizetés dátuma az előlegszámla teljesítési dátuma, 

• a befizetés összege az előlegszámla bruttó végösszege lesz. 

Előlegszámla díjbekérő és befizetés nélkül csak kézi számlaként rögzíthető, ebben az esetben nem biztosított a bizonylati lánc.

Előlegszámla létrehozása

1. A Befizetés létrehozása/ létrejötte után azonnal elkészíthetjük az előlegszámlát is: a Befizetés soron állva aktívvá válik az Előlegszámla létrehozása gomb. 

2. Létrejött a ‘Számlák’ listázó blokkban az Előlegszámla sor és az Előleg számla adatlapon az Állapot ‘Előlegszámla’-ra vált át.

3. Az Előlegszámla soron dupla kattintással, vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával tekinthetjük meg és véglegesíthetjük a létrejött Előlegszámlát.

4. A létrejött előlegszámla tartalmazza annak a díjbekérőnek a hivatkozási számát, amelyhez a befizetést létrehoztuk.

Előlegszámla eldobása, sztornózása

A létrejött előlegszámlát a Számlák’ listázó blokkban, az Előlegszámla soron dupla kattintással, vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával tekinthetjük meg és véglegesíthetjük.
Amennyiben el szeretnénk vetni a még nem könyvelt előlegszámlánkat, nem a vevő számla adatlapról, hanem az Előlegszámla adatlapról a Díjbekérő/Előlegszámla eldobás gomb megnyomásával tehetjük meg.
Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú előlegszámlát lehet eldobni. Az eldobott előlegszámla helyett az Előlegszámla adatlapon a befizetés adatok törlése (ha ez megengedett), új adatok megadása után tudunk másikat létrehozni. 

Előlegszámlát felületről nem lehet helyesbíteni, ezért a Jóváírás, Tétel jóváírás, Analitika sztornó, Tétel sztornó funkciók nem érhetők el, kizárólag az egész bizonylat sztornózása megengedett.

Könyvelt állapotú előlegszámlát annak adatlapjáról, a Sztornózás gomb megnyomásával tudunk sztornózni. Ezt követően az Előlegszámla állapota Törölt lesz, új előlegszámla készítéshez az Előlegszámla létrehozásáról szóló pontban leírt utat kell ismét végigjárni.

Előlegszámla adatainak módosítása

Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú előlegszámla adatait van lehetőségünk módosítani. Az Előlegszámla bizonylat vevő számla adatlapján történő módosítása nem támogatott.
Az Előlegszámla eldobásánál leírtak szerint el kell dobni azt, majd szükség szerint a Befizetés törlése (ha ez megengedett), új befizetés felvitelét követően új számlát készíthetünk.

4. Végszámla készítése

Amikor egy díjbekérőhöz tartozik befizetés és az alapján készült hozzá előlegszámla is, elkészíthetjük a végszámlát. Végszámlát csak akkor készíthetünk, ha azt megelőzi legalább egy előlegszámla.

Amikor a végszámlát létrehozzuk, a rendszer megvizsgálja a bizonylatláncban szereplő előlegszámlákat és azok összegét. Az előlegszámlák összege nem lehet nagyobb, mint a végszámlában számlázandó összeg. Amennyiben mégis ez az eset állna elő,  a végszámlával egyidőben készül egy (vagy több) helyesbítő számla az előlegszámlához, ezzel biztosítva, hogy a végszámla fizetendő összegen ne lehessen 0-nál kisebb szám.
A végszámla tartalmazza az előlegszámla, az előlegszámla helyesbítés és a díjbekérő hivatkozásokat is.
Végszámlát csak akkor lehet jóváhagyni, könyvelni, ha annak összes kapcsolódó előleg számlája könyvelt állapotú. A jóváhagyás gomb megnyomása után fut egy ellenőrzés, amennyiben véglegesítésre váró állapotú előleg számlát vagy helyesbítő előleg számlát talál, hibaüzenet érkezik. 

• Egyedi szerződésből indított díjbekérés esetén, mint a Kezdő bérleti díj és a Kaució, a végszámla összege fixen az ott megadott összeg, nem módosítható.

• Gépjármű adatlapról indított Gépjármű értékesítés esetén  a gépjármű adatlap Lezárás, értékesítés, egyéb adatok fül Értékesítés blokkban szereplő Értékesítés dátuma és Értékesítési ár mezők értéke az Előleg számla adatlapon megadott Végszámla telj.dátum és Végszámla nettó összeg alapján módosul.

• Előleg számla adatlapról indított díjbekérés esetén, mint az Adminisztrációs díj és az Abroncs értékesítés, a Végszámla telj.dátum és Végszámla nettó összeg mező módosítható.

Végszámla létrehozása

1. Pénzügy / Előlegszámlázások, díjbekérések menüpontból indulva, az Előlegszámlák képernyőn a szűrőfeltételek megadásával keressük ki az eseményt.

2. Az ‘Előlegszámla események’ listázó blokkban a kiválasztott soron állva dupla kattintással lépjünk az Előlegszámla adatlapra.

3. Töltsük ki a Végszámla nettó összeg mezőt

4. Töltsük ki a Végszámla telj.dátum mezőt 

5. Nyomjuk meg a Végszámla létrehozása gombot. 

6. Létrejött a ‘Számlák’ listázó blokkban a Végszámla sor és az Előleg számla adatlapon az Állapot ‘Végszámla készült’-re vált át.

7. A Végszámla soron dupla kattintással, vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával tekinthetjük meg és véglegesíthetjük a létrejött Végszámlát ez egy normál számla lesz, ami tartalmazza a végszámla és a kapcsolódó előlegszámla sorokat számla és díjbekérő hivatkozásokkal.

Végszámla eldobása, sztornózása

A létrejött végszámlát a Számlák’ listázó blokkban, a Végszámla soron dupla kattintással, vagy a Számla megnyitása gomb megnyomásával tekinthetjük meg és véglegesíthetjük. Amennyiben el szeretnénk vetni a még nem könyvelt végszámlánkat, nem a vevő számla adatlapról, hanem az Előlegszámla adatlapról a Végszámla eldobás gomb megnyomásával tehetjük meg.
Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú végszámlát lehet eldobni. Az eldobott végszámla helyett az Előlegszámla adatlapon a Végszámla nettó összeg illetve Végszámla telj.dátum vagy az egyedi generálás adatlapján a bemeneti adatok módosítása után tudunk másikat létrehozni.

Előlegszámlá(k)ból készült végszámlát a bizonylatlánc hivatkozások megtartása miatt nem lehet helyesbíteni, ezért a Jóváírás, Tétel jóváírás, Analitika sztornó, Tétel sztornó funkciók nem érhetők el, kizárólag az egész bizonylat sztornózása megengedett.

Könyvelt állapotú előlegszámlát annak adatlapjáról, a Sztornózás gomb megnyomásával tudunk sztornózni. A sztornózás során dönthetünk arról, hogy csak a végszámlát, vagy a teljes bizonylatláncot (előlegszámlák,díjbekérők) kívánjuk sztornózni.

Végszámla adatainak módosítása

Kizárólag Véglegesítésre váró állapotú végszámla adatait van lehetőségünk módosítani. A végszámla bizonylat vevő számla adatlapján történő módosítása nem támogatott.
A  végszámla eldobásánál leírtak szerint el kell dobni azt, majd szükség szerint az Előlegszámla adatlapon a Végszámla nettó összeg illetve Végszámla telj.dátum vagy az egyedi generálás adatlapján a bemeneti adatok módosítása után tudunk másikat létrehozni.

kész