Szerződés átvállalások, átsorolások

F1 rendszerben lehetőség van a flottakezelő és ügyfél közti szerződések felügyelt módosítására, erről a Szerződésmódosítások áttekintése oldalon tudhatunk meg többet.
A módosítástól eltérően átvállalásnak / átsorolásnak azokat az igényeket nevezzük, amikor  a futó gépjármű másik ügyfélhez (átvállalás), illetve ügyfélen belüli másik szervezethez vagy költséghelyhez (átsorolás) kerül át. A rendszer ezt a folyamatot külön felületen támogatja, de az egyes lépések nem térnek el az üzletkötési folyamatok során megismertektől.

Felület kezelése

Igény adatok blokk

Típus választó

• Átvállalás: ügyfelek közötti egyedi szerződések átvállalása.

• Átsorolás: adott ügyfél keretszerződései közötti átsorolás. 

A két típus folyamatában nincs különbség.

Állapot
a rendszer lépteti a folyamat előrehaladásával

• Rögzítés alatt; ebben az állapotban a megadott adatok még módosíthatóak.

• Folyamatban; miután elindul a folyamat, az igény adatain már nem módosíthatunk. Ekkor lesz elérhető a régi egyedi szerződés lezárási adatlapja, illetve az új ajánlat, vagy egyedi szerződés.

• Érvénytelen; ha valamiért tárgytalan az igény. Érvényteleníteni csak az egyedi szerződés aktiválása előtt lehet.

• Végrehajtott; az átvállalás teljes körűen lezajlott (a rendszer automatikusan lépteti az új egyedi szerződés aktiválását követően)

Eredeti ügyfél / Eredeti keret
akinek az egyedi szerződését lezárjuk.

Elszámolás típusa

• Technikai: a korábbi finanszírozási kalkuláció nem változik. A generált ajánlat adatai nem módosíthatóak.

• Elszámolásos: az eredeti szerződésből kiindulva, de új kalkuláció készül a későbbiekben megadásra kerülő paraméterekkel. A generált ajánlat adatait felhasználónak kell pontosítania, és végig léptetni az állapotváltozásokat.

Hóközi átvállalás  (opcionális)
a jelölő alkalmazásával lehetőség van a hónap bármely napjától indítani az átvállalást, akár technikai, akár elszámolásos esetben.
A jelölőt mindenképpen be kell pipálni annak érdekében, hogy a rendszer elfogadja a hóközi dátumot, nem elég a dátumot megadni!

Elszámolás valós km állás alapján
Átvállalásnál felhasználó dönthet, hogy a futásteljesítmények közé berögzített utolsó érvényes (valósnak tekintett) km adat, vagy a szerződés szerinti időarányos km-el számolja a rendszer az új szerződés futásteljesítményét.
Változtatva a jelölő értékét, az Érintett egyedi szerződések blokkban a táblázat ’Időarányos futást.’ oszlopában változik az Időarányos / Lezáráskori valós km óra állás értéke.

Érvénybe lépés dátuma
az új egyedi szerződés ettől a naptól lép érvénybe. Lehet visszamenőleges, illetve jövőbeni is, azonban mindig hónap első napja. Visszadátumozni csak az eredeti szerződésre történt utolsó kiszámlázott hónapig lehet. A dátum - 1 nap átadódik a később létrejövő lezárási igénybe, mint átalánydíj számlázás vége.

Eredeti szerződések lezárási dátuma
a rendszer számolja, az új szerződés érvénybe lépését megelőző egy naptári nap.

Azonosító
a rendszer osztja, az átvállalás / átsorolás sorszáma.

Összes egyedi szerződés
logikai mező; ha bepipáljuk, a rendszer az eredeti keretszerződés összes aktív egyedi szerződését beemeli az egyedi szerződések blokkba.

Egyedi szerződésenkénti díj
a rendszer az új szerződések kalkulációjába (pontosabban annak ajánlat tételébe) az itt megadott értéket beépíti, mint Átvállalási, átsorolási díj.

Új biztosítási verzió logikai mezők
a mezők értékét abban az esetben kell bejelölni, ha olyan átvállalást készítünk, ahol az átvállalással együtt módosul a biztosítási szerződés is. Ha nem jelöljük be ezeket, az új ajánlat tételekbe nem tudjuk felvenni a biztosítási paramétereket.
A biztosítási szerződések módosítása nem kötelező, hiszen azt a flottakezelő a gépjárműre kötötte. Amikor a jelölőt 'nem' állapotban hagyjuk, a rendszer az ajánlatba a díjakat átmásolja az eredeti egyedi szerződésből. Az összegek a szolgáltatás paraméter adatlapon módosíthatóak.

Új ügyfél
az átvállaló partner.

Új keretszerződés már létezik

• ha igen, akkor ki kell azt választanunk, 

• ha nem, akkor az átvállalási folyamat indításakor az új ügyfél alatt a rendszer automatikusan generál egy keretszerződést, az átvállalt kerettel egyező tulajdonságokkal.

Új keretszerződés
csak akkor aktív, ha bejelöljük a 'már létezik' mezőt. Amennyiben nem választunk ki új keretszerződést, az eredetivel megegyező paraméterekkel generálja az újat. Az újként generált keretszerződés tárgya, valamint a finanszírozási szolgáltatás nem lesz módosítható.

Új ajánlat
az átvállaláshoz / átsoroláshoz a rendszer generálja az ajánlatot. Adatai részben módosíthatóak a szerződésmódosításhoz hasonlóan.

Érintett egyedi szerződések blokk

A blokkba kerülnek azok az egyedi szerződések, amelyek érintettek az ügyintézésben. A táblázatban láthatjuk a szerződések állapotait az ügyintézés során.

A szerződések felrögzítését a Felvitel gomb segítségével tudjuk megtenni, ha nem alkalmaztuk a fent említett 'összes egyedi szerződés' beemelése opciót (ez utóbbit nagy mennyiségű szerződéskezelés esetén érdemes használni). A felugró képernyőn a CTRL+egér segítségével is kijelölhetők a kívánt szerződések.

A rendszer olyan egyedi szerződéseket enged itt kiválasztani, melyek:

• a megadott keretszerződés alá tartoznak ÉS

• aktív állapotúak ÉS

• lejáratuk későbbi, mint a képernyőn megadott érvénybelépés dátuma ÉS

• ha finanszírozott a szerződés, akkor van még ki nem számlázott üteme az érvénybelépés dátumakor.

A Törlés gombbal egy tévesen kiválasztott szerződés törölhető az igények közül.
Az Egyedi szerződés adatlap alatt a régi szerződést tekinthetjük meg.
Az Új egyedi szerződés adatlapon rögzítés alatti állapotban még bizonyos adatok pontosíthatóak.

Az átvállalás / átsorolás folyamata

Az alapadatok, és az érintett szerződések rögzítését követően az Átvállalási folyamat indítása gombbal kezdjük el a munkát. A folyamat indítása egyik esetben sem visszavonható, csak érvényteleníteni tudjuk az eddig rögzítetteket.

Az indítást követően attól függően, hogy az 'Átvállalás típusa' mezőben mit választottunk, a következők történnek:

Technika átvállalás esetén

• az igény átlép 'Folyamatban' állapotba, az alapadatok ezt követően nem szerkeszthetőek;

• a kiválasztott egyedi szerződésekre a rendszer létrehozza a lezárási adatlapot (tehát átvállaláskor nem felhasználónak kell létrehoznia azt, sőt! kifejezetten nem szabad elvégezni előre, mert a rendszer csak az aktív szerződések átvállalását menedzseli);

• a régi egyedi szerződések állapota 'lezárás alatti' lesz;

• a rendszer generálja az új ajánlatot, elfogadott állapottal;

• amennyiben nem volt kiválasztva létező keretszerződés, létrejön az új, előkészített állapotban (tehát azt felhasználónak érvényesítenie kell a továbblépéshez);

• generálódnak az új egyedi szerződések rögzítés alatti állapottal.

Az Elszámolásos átvállalás folyamata - érthetően - eltér a fentiektől, hiszen ebben az igényben a korábbi szerződésből kiindulva újra kalkuláljuk az új szerződés adatait, amit aztán az átvállaló ügyféllel alá is íratunk. Különbségek:

• az ajánlat állapota minden esetben 'rögzítés alatti' lesz, amit a szükséges módosításokat követően felhasználó léptet elfogadott állapotba;

• a rendszer nem generál keretszerződést, azt felhasználónak kell megtennie az ajánlatból, a normál ajánlatadási folyamat szerint;

• az új egyedi szerződéseket minden esetben az átvállaló keretszerződésből kell felhasználónak generálnia.

Ha új keretszerződésbe akarjuk  az egyedi szerződést felvenni, azt létre hozhatjuk az ajánlatból, vagy akár az átvállalási igény indítása előtt. Ez esetben az 'új keret már létezik' jelölő segítségével választhatjuk be az igénybe.
Fontos azonban, hogy új keretszerződés manuálisan csak 'Saját bérautó', 'Saját dolgozói autó', vagy 'Egyéb' típussal hozható létre! 

A régi és új egyedi szerződések innen már külön életet élnek, a lezárást és az aktiválást bármilyen sorrendben elvégezhetjük. A két folyamattal kapcsolatban itt található további információ:

Szerződés lezárási folyamat

Üzletkötési folyamat

Egyedi szerződések

Érvénytelenítés

A műveletek menüben lehetőség van érvényteleníteni az igényt az új egyedi szerződés aktiválását megelőzően.
A rendszer ekkor visszaállítja az eredeti egyedi szerződést aktívra, érvényteleníti a létrehozott ajánlatot, és egy ú.n. 'technikai' keretre teszi át az újként létrehozott egyedi szerződést törölt állapottal.
Előfordulhat, hogy az új egyedi szerződést nem lehet már töröltre állítani, ekkor rendszerüzenet érkezik, és a szerződés 'Meghiúsult' állapotba kerül.

további nyomógombok

Az átvállalási / átsorolási igényekhez lehetőségünk van dokumentumokat érkeztetni, és kiállítani is, illetve akár kapcsolódó feladatot indítani további felhasználók részére, erre a képernyő alján lévő nyomógombokat használjuk.

kész