Automatizmusok kulcsát adó törzsadatok

Legfontosabb törzsadatok behatárolása

A törzsadatok szerkezetének meghatározásakor fontos szempont volt az F1 ügyviteli rendszer és a hozzá kapcsolt P1 könyvelő rendszer felelősségi körének egyértelmű szétválasztása, mely a következők szerint rögzített:

F1 oldalnál maradva, jól behatárolhatók azok a törzsadatok, melyek a rendszer lelkeként biztosítják az üzleti logika érvényesítését. Ezek összehangolt paraméterezése teszi lehetővé a nagyfokú automatizálást. Ez azonban megfordítva is igaz, hanyag adatfeltöltéssel elvész az automatizmusok lehetősége. Épp ezért, nagyon fontos a működésük megértése és precíz, átgondolt feltöltésük.

Szolgáltatások:
értékesítési törzsadatok, a flottakezelő kínálata, amire ajánlatot adhat, szerződést köthet. A szolgáltatásokat legmagasabb szinten két halmazra bontjuk; (a) finanszírozási szolgáltatások, (b) kezelési szolgáltatások. A kezelési szolgáltatásoknak azt a részét, mely a rendszerben kötelezően kell létezzen, nevezzük un. Komplex beépített szolgáltatáskörnek. Az ezen felüli szolgáltatáskört (un. Rapid  szolgáltatások köre) a flottakezelő maga definiálhatja, saját üzleti céljainak megfelelően.

Szolgáltatás elemek:
műszaki törzsadatok, a flottakezelő által nyújtott kezelési szolgáltatásokba épülő, elemi szintű, saját illetve közvetített tevékenységek, anyagok, alkatrészek jegyzéke, fa struktúrában rendezve. A szolgáltatás elem faszerkezetet a flottakezelő tetszőleges mélységig és az egyes szinteket tetszőleges terjedelemmel alakíthatja, csak az áttekinthetőség szabhat határt.
Minden szolgáltatás elemhez meghatározható, hogy az ő beszerzését illetve értékesítését mely jogcímen kell könyvelni. Több szolgáltatás elem is könyvelhető egyező módon, tehát hivatkozhatnak ugyanarra a jogcímre.

Szolgáltatási szintek
kapcsoló adat a kezelési szolgáltatások illetve szolgáltatás elemek között. Minden kezelési szolgáltatás alatt tetszőleges számú szolgáltatás szint határozható meg. Az egyes szintek jelentik az adott szolgáltatás különböző kényelmi fokozatait illetve árazási konstrukcióit. A szintek közti eltéréseket az igénybevételre vonatkozó mennyiségi határok, az árazási különbségek és a beépülő szolgáltatás elemek eltérő köre adja.

Jogcímek
pénzügyi törzsadatok, a flottakezelő majdani könyvelésében megkülönböztetni kívánt elnevezéseket jelenti, tehát amilyen néven könyvelni szükséges a különböző pénzügyi vetülettel bíró tranzakciókat. Élesen elválnak egymástól a vevő illetve szállító oldali jogcímek.
A törzs tartalmát a flottakezelő nem az egyes ügyfeleinek igényeihez, hanem saját könyvelési elvárásaihoz kell igazítsa. Azaz, itt nem az számít, hogy egy ügyfél mit szeretne látni a  számláján, hanem hogy a flottakezelő mit és milyen bontásban kíván látni a rendszerben. Jogcím lehet például:
finanszírozási díj, árfolyam különbözet, fix szerviz átalány, hozom-viszem átalány, továbbszámlázott szerviz díj, gépjármű értékesítési ára, beruházás.
A jogcímek mindegyike tovább bontható könyvelési szabályokra, lásd lentebb.

Számlázási sablonok
számlázás törzsadatok, az ügyfelek által számlán látni kívánt elnevezések paraméterezésére adnak lehetőséget, továbbá itt van lehetőség szabályozni a majdan kiállítandó számlák részletezettségét, rendezési és tördelési szabályait. A sablon fejben megadott szabályok a majdani számlák fej szintjén fejtik ki hatásukat, míg a sablon tételekhez megadott szabályok a majdani számlák tételeiben jutnak érvényre.

Könyvelési szabályok
interfész törzsadatok, különböző üzleti helyzetekhez, adategyüttállásokhoz határozzák meg, hogy a kapcsolt könyvelő rendszerben (!) definiált kontírszabályok közül épp melyiket kell alkalmazni. A könyvelési szabályok tehát bármilyen kapcsolt könyvelő rendszerrel szemben a közös szótárat definiálják anélkül, hogy F1 rendszernek bele kellene folynia magába a könyvelésbe (az maradjon tisztán a könyvelő rendszer felelőssége). Jelen törzs feltöltése tehát feltételezi, hogy a kapcsolódó könyvelő rendszerben is léteznek a hivatkozni kívánt kontírszabályok.

Nem véletlen, hogy fenti törzsek igazodnak a flottakezelők tevékenységének csomópontjaihoz. És ahogy az életben is össze kell hangolni e területek működését, úgy a rendszerben is. Ez az összehangolás a lényege a törzsadatok paraméterezésének, mellyel biztosítható, hogy...

• az üzletkötési folyamat során rögzített adatok (kinek, mikor, mit kell nyújtani, milyen gyakran, meddig, stb.) ⇒ a műszaki szolgáltatási terület bemenő információjává váljon,

• a műszak által biztosított kezelési szolgáltatási folyamatok adatai ⇒ a pénzügyi elszámolások alapját képezik, mind szállítói, mind vevői oldalon,

• a pénzügyi elszámolások adatai ⇒ a vevő számlázás alapját képezik, végül,

• a számlaadatok (egyebek mellett) ⇒ a könyvelés alapját képezik.

Látható tehát, hogy kiemelt fontosságú az üzletkötési folyamat, mivel inputként szolgál a cég teljes tevékenységéhez. Az ő munkájuknak azonban előfeltétele, hogy létezzenek a törzsadatok, különben nincs miből választaniuk rögzítéskor.

Adatfeltöltéskor betartandó szabályok, ajánlások

Fenti törzsadatok közti összefüggések akkor tudnak érvényre jutni, ha feltöltésük megfelel bizonyos szabályoknak. Ilyenek a következők:

• A jogcímek mindegyikéhez kell létezzen legalább egy könyvelési szabály.

• Ha elágaztatjuk a könyvelést a különböző üzleti szituációk, adategyüttállások megkülönböztetett eseteire, úgy minden esetre kell létezzen legalább egy, és csak egy könyvelési szabály. Többet azért nem adhatunk meg, mert úgy rendszer nem tudja későbbiekben automatikusan meghatározni a megfelelőt.

• Ha nem ágaztatjuk el a könyvelést előzőek szerint, akkor minden jogcímhez csak egy (érvényes) könyvelési szabály létezhet.

• Minden olyan szállítói jogcímnél, ahol elképzelhető a továbbszámlázás, meg kell adni, hogy az mely vevő jogcímen kell megtörténjen.

• Szolgáltatás elemek felől meg kell adni, hogy adott szolgáltatás elem beszerzésekor illetve felhasználásakor milyen jogcímen kell könyvelni. Ez saját tevékenységet jelentő szolgáltatás elemnél egy vevő jogcím megadásával történik, míg vásárolt szolgáltatás elem esetén szállítói jogcím megadásával.

• A kezelési szolgáltatások közül azokhoz, melyekhez értelmezett havi átalányos szolgáltatási szint, meg kell adnunk, hogy a havi átalányt milyen jogcímen kívánjuk könyvelni. Akárhány havi átalányos szintet megkülönböztethetünk a szolgáltatás alatt, de ezek mindegyikének havi átalánya ezen a közös jogcímen fog könyvelődni.

• A kezelési szolgáltatások alatt értelmezett továbbterhelős szolgáltatási szintek valamelyikébe be kell soroljunk minden olyan szolgáltatás elemet, amelynek továbbterhelése az adott szolgáltatás alatt egyáltalán értelmezhető. Ez feltétele annak, hogy adott szolgáltatás elem kiválasztható legyen a szolgáltatással kapcsolatos továbbterhelési döntéseknél

Mindez a következők szerint térül meg:

• A szolgáltatás tartalmak jól azonosíthatók lesznek a szolgáltatás elemek révén.

• Szállítói számla igazolásakor a felhasználónak elegendő a szolgáltatás elem(eket) kiválasztani, ami előző pont szerint meghatározza a Szállítói jogcímet ⇒ így biztosított a szállító automatikus könyvelése.

• Mivel a szállítói jogcímről fentiek szerint tudható, hogy mely vevő jogcímen kell továbbszámlázni, ezért a szállítói számla befogadásakor a háttérben az is meghatározódik, hogy a vevőnek milyen jogcímen kell továbbszámlázni a befogadott tételt.

• Számlázási sablonok tételeinél definiálható, hogy az adott típusú számla tételbe mely Jogcímű (vevő analitika) tételeknek kell kerülniük, és az milyen néven jelenjen meg az ügyfél felé.

A számlázásról bővebben a Számlázási folyamat áttekintése oldalon (és alatta) olvashatunk.

kész