Embedded Files
Docx sablonfájl létrehozása és szerkesztése Word-ben
Docx sablonfájl létrehozása és szerkesztése Word-ben
Ha a flottakezelőnél van céges arculathoz igazodó levél sablon, akkor induljunk ki abból!
Lépések
Lépések
Indítsuk el a Word-öt és kattintsunk a szalagmenüben elérhető CallTec menüpontra!
Ha nincs CallTec menüpontunk, úgy előzetesen telepítsük azt!
Nyomjuk meg a Jelölő ikont (vastag ceruza), minek hatására megnyílik a Jelölő kezelő kis ablak. Ha a Word megfelelő verzióját használjuk, akkor a Word-ön belül nyílik meg, korábbi verziókban külön (és sajnos nehezen kezelhetővé válik, ezért a Word verzió kikötés).
Ha a megnyíló ablakban üres a dokumentum típusok és/vagy az adatmezők listája, úgy előzetesen importáljuk a marker adatbázist!
Nyissuk meg a céges arculat szerinti Word sablont!
Ha nincs ilyen arculatos sablonunk, akkor egy üres Word fájlban szerkesszünk ilyet mi magunk; logóval, fejléccel, lábléccel, betűtípus kiválasztással, térköz és margó beállításokkal, táblázat megjelenéssel, aláírás blokkal, és amit még szeretnénk szabványosítani (jó alkalom ez a kimenő dokumentumok megújítására, szépítésére).
Válasszuk ki a kis kezelőablak felső listájából a dokumentum típust, amelyikkel dolgozni szeretnénk, amihez szeretnénk elkészíteni a sablont. A lenti képen az Egyedi szerződést választottuk.
A választásunk nyomán a kis kezelőablak alsó listájában megjelennek az adott dokumentum típusnál értelmezett (!) beágyazható adatmezők (=jelölők).
Írjuk meg a Word-ben a dokumentum szöveget, majd álljunk a szövegben oda, ahová szeretnénk beilleszteni egy adatmezőt! Álljunk a beépíteni kívánt elemre a Jelölő kezelő ablak alsó listájában és nyomjuk meg a Hozzáad gombot, vagy kattintsunk duplán! Ekkor az adott elem átkerül a Word fájlba, oda, ahol épp állt a kurzor.
Sok adatmező esetén használjuk a segédablakban a Keresés mezőt, elkerülve így a lista időt rabló böngészését!
A Word-ben, ha ráállunk egy ilyen beépített adatmezőre, akkor a CallTec Toolkit ® egyrészt kiírja a kód mögött rejlő tartalmat, másrészt lehetővé teszi a mező egyben történő formázását, elmozdítását, zárójelestől, mindenestől (ez fontos ahhoz, hogy F1 rendszer számára felismerhető maradjon). A mezőket mozgatni a kis szürke sávnál fogva tudjuk. Ugyanígy végezhetjük el az adat törlését is.
Word táblázatok kontra generált táblázatok
Word táblázatok kontra generált táblázatok
A sima szövegek és adatmező jelölők pozicionálására használható a Word táblázat funkciója, de az ilyen táblázatok nem tévesztendők össze (!) a sablonba beépített <<JELOLO_TABLAZAT>>-okkal! Példaként az aláírásra szolgáló blokkot érdemes Word táblázatban pozicionálni, így a majdan behelyettesített ilyen-olyan hosszúságú nevek miatti sortörések nyomán sem esik szét a dokumentumképünk.
Ha készen vagyunk a sablonnal, mentés során ügyeljünk arra, hogy a fájlnév megadása után a megfelelő fájl típust válasszuk ki, azaz a Word-dokumentumot (minek hatására .docx lesz a kiterjesztés)! Így lesz F1 rendszer számára is látható és értelmezhető a munkánk.
Jelölő típusok és szerkesztésük
Jelölő típusok és szerkesztésük
A dokumentumokat eltérő típusú jelölőkkel tudjuk a megfelelő formában és adattartalommal elkészíteni. Nézzük, melyek ezek.
Egyszerű, szövegbe ágyazható jelölők, melyek statikusan, egy meghatározott adatot tesznek ki az objektumból a dokumentumra (pl. ügyfél neve).
Táblázat-jelölők, melyek dinamikusan annyiszor ismétlik a konkrét adatot, ahányszor az az adott objektumban szerepel. Például, az egyedi szerződésekbe felvett kezelési szolgáltatások száma szerződésenként eltérő lehet, de emiatt nem szükséges eltérő sablont készíteni. A táblázat jelölők bármely szerződés esetén mindig annyi sort generálnak, ahány szolgáltatás szerepel az érintett objektumban.
Ismétlődő szakaszok, melyek segítségével bizonyos objektumok tételeit tudjuk egyetlen dokumentumban, ismétlődően kiállítani. Tipikusan jó példa az ajánlat, ahol az ajánlatnak több tétele lehet, és ezeket mi egyetlen dokumentumban ajánlunk ki az ügyfél részére.
FONTOS általános szabály! Még egyszer hangsúlyozzuk: a jelölők mindig csak adott dokumentumtípuson belül értelmezettek, tehát ha az ajánlat funkcióhoz bekötött AJANLAT_VEVOM dokumentum típushoz szerkesztünk épp sablont, akkor abban nem használhatjuk fel a BERAUTO típus alatti jelölőket! Hiába is tesszük, nem fog működni.
- Az egyszerű szövegbe ágyazható jelölők szabályai
A szöveget tetszés szerint alakíthatjuk, fogalmazhatjuk, ehhez régebbi mintákat is használhatunk,
a [[jelölőket]] szigorúan csak egy-az-egyben mozdíthatjuk el,
a [[jelölők]] a szöveggel azonos módon formázhatók, állíthatjuk pl. a betűtípust félkövérre, minek hatására a majdan behelyettesítendő érték is így jelenik meg,
a [[jelölőket]] tehetjük word táblázatba, hogy rendezettebb képet kapjunk.
2. A táblázat-jelölők felhasználási szabályai
2. A táblázat-jelölők felhasználási szabályai
A dokumentumtípus adatlapján az Adatmezők listában találunk egy "Felhasználható táblázatok:" részt. Ez alatt vannak felsorolva az adott dokumentum típus alatt értelmezett táblázatok. Példa erre a képen látható <<AJ_TETEL_OSSZ>> és <<AJ_FLOTTA_SZOLG>> táblázatok, az előbbi sablonba építésével az Ajánlat tétel adatait, utóbbival a flotta szolgáltatásokat mutathatjuk be a kigenerált dokumentumban. Általános jelölése tehát a táblázatoknak: <<JELOLO_TABLAZAT>>.
E <<JELOLO_TABLAZAT>>-okon belül alkalmazhatunk bizonyos oszlopokat. A képen látható példa erre a <<AJ_FLOTTA_SZOLG>> táblázathoz tartozó jelölők [<AJ_T1_JELOLO>] megkülönböztetéssel. pl.:[<T1_SZOLG_SZINT>]. Illetve a <<AJ_TETEL_OSSZ>> táblázathoz tartozó elnevezésű [<AJ_T2_JELOLO>] pl.: [<AJ_T2_FUTAMIDO>] Előbbi az első táblázaton belül értelmezett és használható, utóbbi a második táblázaton belül. Általános jelölése a táblázat oszlopoknak: [<Tn_OSZLOP>].
Ami eredetileg egy <<JELOLO_TABLAZAT>> oszlopaként meghatározott [<oszlopjelölő>], az nem kerülhet ki onnan a független [[jelölők]] közé, mert nem fog működni. Ehhez nyújt segítséget a táblázat jelölők [< T1, T2, T3 stb <] elnevezése.
Ami eredetileg nem a táblázat oszlop-jelölője, csak sima szövegbe ágyazható [[jelölő]], azt hiába ágyazzuk be táblázatba, nem fog jól működni.
A <<jelölő - táblázatokban>> az [<oszlop-jelölő>]-k sorrendje szabadon alakítható, a felesleges jelölők kihagyhatók.
Adott táblázat alatt elérhető oszlopot más táblázat alá hiába tennénk át, ott nem fog működni. Ennek megelőzősére [<T1...oszlop>] ill. [<T2...oszlop>] módon különböztetjük meg, hogy melyik oszlop melyik táblázathoz tartozik.
Ha egy táblázatban nem akarunk fejlécet generálni, csak magukat az adatsorokat, akkor a sablonban sem szabad fejléc sort létrehozni. Ha viszont akarunk fejlécet, akkor a sablonban is meg kell csinálnunk a fejlécet, és a második sorba kell behúzni az oszlopok kódjait.
Szerkesztéskor figyeljünk arra, hogy a <<JELOLO_TABLAZAT>> és a hozzá tartozó [<Tn_OSZLOP>] jelölők között kizárólag csak szöveg szerepelhet.
Továbbá az is fontos, hogy amennyiben a word-be ágyazott táblázatba akarjuk használni ezen jelölőket, akkor <<JELOLO_TABLAZAT>> és a hozzá tartozó [<Tn_OSZLOP>] jelölők egy táblázat elemei legyenek, amelyben nem szerepelhet más fajta jelölő.
Abban az esetben, ha táblázatos jelölőre van szükség egy adat dokumentumra kerüléséhez, azonban nem táblázatos megjelenéssel, akkor is a Word táblázat beszúrásával kell szerkeszteni, hiszen a táblázatjelölők csak így állnak ki. A szerkesztés után, magát a Word táblázat szegélyeit el kell tüntetni a sablonról, így működni fognak a jelölők. Példa:
3. Az ismétlődő szakaszok szabályai
3. Az ismétlődő szakaszok szabályai
Az ismétlődő szakaszokról meg kell mondanunk a rendszer számára, hogy hol a kezdete, illetve a vége. Ezt a <#START#SZAKASZ_JELOLO#>, illetve az <#END#SZAKASZ_JELOLO#> párossal jelöljük a dokumentumban.
FONTOS! A szakaszokon belül felhasználható [[jelölők]] a szövegbe ágyazható jelölőkhöz hasonlóan szerepelnek a listában! Ezért a felhasználásuk odafigyelést igényel, ami eredetileg a szakaszon belül volt, az ott is kell maradjon, és a szakaszon kívüli jelölők sem használhatók fel a szakasz belsejében!
A megkülönböztetést a jelölők mellett látható Leírás mezőben láthatjuk. A szakaszba ágyazható jelölők megnevezése előtt mindig szerepel a szakasz jelölő azonosító neve (a képen a SZERZ_MOD_EGYEDI_SZERZ).
Az ismétlődő szakaszokon belül is alkalmazhatunk táblázatokat. Ezek jelölése megegyezik a szakaszon kívüli táblázat-jelölővel: <<SZAKASZ_TABLAZAT_JELOLO>> A megkülönböztetés ez esetben is a Leírásban található, a nevében szerepel, hogy melyik ismétlődő szakaszban használható fel (a képen a <<SZERZ_MOD_EGYEDI_SZERZ>>).
A szakaszon belüli táblázatok szerkesztésének szabályai megegyeznek a normál táblázat szerkeszthetőségével, annyi kiegészítéssel, hogy természetesen a szakaszon belüli táblázatok nem vihetőek ki a szakaszon kívülre, mert ott nem fognak helyesen működni!
A szakasz jelölőkről további segítséget kaphat a következő oldalon.
Végül, néhány minta a megszerkesztett sablonokra és a belőle kiállított dokumentumokra:
kész
Page updated
Report abuse