Bérautó Elszámolások

Minden bérautó illetve csereautó szerződéshez előbb-utóbb készül egy vagy több elszámolás. A flottakezelők maguk alakítják ki az elszámolási rendet, ehhez az elszámolások tetszőleges gyakorisággal és tetszőleges bérautó szerződés körre indíthatók. Egyedi elszámolás indítás nyomán az elszámolásba egyetlen, míg kötegelt elszámolás indításából több elszámolás tételünk is születik (bérautó szerződésenként, illetve költség elemenként egy-egy).

Az elszámolástételek mögötti számítási metódusról, és az ezeket vezérlő - Flottakezelő által meghatározható - paraméterekről a Bérautó paraméterek súgóban találunk részletes leírást.

Az elszámolási folyamat

Fontos!

A havi díjas elszámolás mindig adott hónap adott napjától a következő hónap ugyanazon napjáig értendő, a valós napok számolása nélkül (pl 01.03-tól 02.03-ig és 02.25-től 03.25-ig is egy havi elszámolással fedjük le az időszakot, bár az eltelt napok száma nem egyezik meg).Az elszámolás - amennyiben folyamatban lévő a szerződés - mindig a megadott nap 24 óráig készül. Emiatt adott esetben a tételben képződhet plusz egy nap. Ezt a szerződés lezárása utáni elszámolás tétel figyelembe veszi, és korrigálja a számlázandó végösszeget.

Elszámolás készíthető egy adott szerződésre, illetve az állomány egészére is. Előbbi esetben egy konkrét bérautó szerződés felől, utóbbi esetben menüből indíthatjuk a Bérautó elszámolások felületet.

Új elszámolás indításához meg kell adni az elszámolandó időszak végét, majd kérni az elszámolás kalkuláció futtatását az Elszámolás készítés a kiválasztott szerződéshez gomb megnyomásával. A generált elszámolás sorokat megmutatja rendszer egy külön elszámolás áttekintő felületen, egyúttal bejegyzi a bérautó szerződés Elszámolás fülére (ahol frissítés után látható is lesz). 

1 Az elszámolás indítása:

→ Bérautó szerződések képernyőről: ha állományi szinten, vagyis egyszerre több szerződésre indítanánk az elszámolást. Következő folyamatlépés: 2

→ Bérautó szerződés adatlap / Elszámolás fül: ha egy adott szerződésre indítanánk az elszámolást. Következő folyamatlépés: 5

2 Kötegelt elszámolás paraméterezéshez érdemes leválogatnunk a célzott bérautó szerződéseket, ehhez a Bérautó, csereautó szerződések felület szűrőblokkját használjuk. Szűrhetünk itt pl. ügyfélre, rögzítő munkatársra, vagy akár egy elszámolási határnapra (Bizonylatolandó szerződések nevű szűrőmező).

3 Szűrés végrehajtása a szokásos F1 gombbal vagy frissítés ikonnal. Találati listán az elszámolásra érett bér- és csereautó szerződéseket kapjuk.

4 Szűrt lista finomítása: a találati listán Ctrl+kattintással kijelölhetjük a ténylegesen elszámolni kívánt tételeket.

5 Jobb alsó sarokban található Elszámolás készítés a kiválasztott szerződéshez gombbal az elszámolás generálás indítása.

6 Megnyílik a Bérautó, csereautó szerződések elszámolása felület, rajta az új elszámolás sorral.

7 Megnyitva a sort, láthatjuk az adott elszámoláson belül generált elszámolás tételeket, bérautó szerződésenként egy-egy sorral.

8 Az elszámolás tételeket adatlapjaikba belenézve láthatjuk és módosíthatjuk. Módosítani kizárólag az elszámolt napok számát és az összeget tudjuk, egy megjegyzés kíséretében.

9 Az elszámolás egésze, vagy egyes tétele eldobható mindaddig, míg nem hagytuk jóvá. Ha törölni szükséges tétel(eke)t, a kívánt sort kijelölve a képernyő bal fölső sarkában lévő Törlés gombbal ezt egyesével megtehetjük.

10 Ha minden rendben, a Jóváhagyás gombbal véglegesíthetjük az adott elszámolást.

Elszámolás jövőbeni dátumig

Folyamatban lévő szerződéshez (azaz átadott bérautó esetén) elszámolás előre is készíthető, amennyiben az 'Elszámolandó időszak vége' mezőbe jövőbeli dátumot írunk. Ebben az esetben rendszer a tényleges átadás dátumától az elszámolandó időszak vége dátumig fogja kalkulálni a díjat. Indítható egy adott szerződésre, vagy kötegelten is, de ebben az esetben minden beválasztott szerződésre a megadott dátumig készül az elszámolás tétel.

Elszámolások továbbterhelése ügyfél felé

Saját bérautó díjak kiszámlázása az elszámolás tételből történik (részleteket lásd alább), amennyiben az továbbterhelendőnek jelölt, és jóváhagyott elszámolás tartozik hozzá. Szintén innen történik az ügyintézési díjak kiterhelése is.

Idegen bérautó díjak kiszámlázása a szállítói számla tételből történik, ehhez szállítói számlát is várunk. Ezt a Szállítói számlák felületen tudjuk érkeztetni, majd ráigazolni a szállítói számla megfelelő tételeit az elszámolás megfelelő tételeire. Az összerendelés a Szállítói számla tétel adatlap / Bérautó elszámolás tétel választómezőjében történik. Itt csak azok az elszámolás tételek jelennek meg, amelyeket jóváhagytuk.

Felületek kezelése

Bérautó, csereautó szerződés (adatlap) / Elszámolás fül

A képernyőn a már elkészült elszámolás tételek látszanak, időrendben visszafelé haladva.Az adott szerződéshez egyedi elszámolást készíthetünk, ha az 'Elszámolandó időszak vége' mezőt kitöltjük, és megnyomjuk az 'Elszámolás készítés a kiválasztott szerződéshez' gombot.

Bérautó szerződések (menü)

Innen egyszerre több szerződésre indíthatjuk az elszámolást. A szűrők segítségével igény szerint finomítható a lekérdezés. Javasolt a 'Számlázható' szűrő beállítása, így a rendszer csak a folyamatban lévő és lezárt szerződéseket mutatja a listában.

Bérautó szerződés elszámolások (menü)

A szűrőmezők segítségével kereshetünk egy vagy több elszámolásra. A találati lista elemére kattintva megnyílik az adott elszámolás.

Bérautó, csereautó elszámolás

Az 'Alapadatok' blokkban láthatóak az adott elszámolás részletes adatai, illetve a 'Jóváhagyom' gombra kattintva befejezhető az elszámolás készítése.

Az 'Elszámolás tételek' blokkban adott tételre kattintva megjelenik a 'Bérautó, csereautó elszámolás tétel' adatlap.

Bérautó, csereautó elszámolás tétel (adatlap)

Elszámolás, és elszámolás tétel adatai blokk

Nem szerkeszthető mezők, az adott szerződés, és a már elkészített elszámolás adatait mutatja rendszer .

Eddigi limit kihasználtság adatok blokk

Nem szerkeszthető mezők, rendszer a szerződéses adatok alakulását mutatja csereautó szolgáltatás esetén:

Limit a (keret vagy egyedi) szerződésben adott szolgáltatásra meghatározott limit száma (nap)

Limit időszak a (keret vagy egyedi) szerződésben adott szolgáltatásra meghatározott limit időszak (pl havi)

Limit kezdete a szolgáltatás szerződés szerinti kezdete

Limitből felhasznált ennyit használt fel korábban a limitből. Ide tehát nem számít bele a jelenlegi felhasználás.

Jelenlegi elszámolás tétel adatok blokk

Számlázandó időszak
az átadás és visszaadás tényleges dátumát rendszer mutatja

Kalkulált napok kézi felülírása
szükség szerint a rendszer által számolt összeget módosíthatjuk. Ha a logikai mezőt bepipáljuk, szerkeszthetővé válik a kalkulált napok összesen mező, ezt módosítva módosul a 'Számlázandó szolgáltatási díj' mező értéke.

Kalkulált napok összesen
az elszámolás az itt szereplő napok számával készül el.

Kalkulált nettó díj
rendszer számolja a szerződésben megadott adatokból:

• Havi díj elszámolás esetén a megadott havi díjat számolja fel 30 naponként.

• Nem egész hónap számlázásakor a havi díjat 30 nappal osztja vissza, és a tört havi részt azzal a napi díjjal számítja.

• Szerződés lezárásakor figyeli az átadás / visszavétel időpontját, ha tört napra jön ki, és a különbség kisebb, mint 23 óra, akkor a napok számához hozzáad még egyet (pl átvétel 2019.12.02.09:00, leadás 2020.01.02.10:30, ez egyszer egy havi díj, plusz egy nap a 10:00 utáni visszaadás miatt).

Szállítói nettó díj
rendszer ide írja az szerződés alapadatai szerint számlázandó összeget. Ha idegen típusú a szerződés, erről az összegről várjuk a szállítói számlát. Amennyiben ügyfél felé más összeget terhelnénk tovább, azt a kalkulált napok felülírásával, vagy a végleges számlázandó szolgáltatás díj mező felülírásával tehetjük meg.

Szállítói számlához kapcsolódik
ha a mező értéke IGEN, akkor a tétel csak szállítói számlából fog továbbterhelődni ügyfél felé

Jelenlegi számlázási adatok blokk

Egyéb költség tétel
rendszer mutatja, ha az elszámolás tétel nem bérleti díj, hanem más költség elemből áll.

Limitből jelenleg felhasznált
itt mutatja rendszer, hogy az aktuális csereautó elszámolásban ügyfél hány napot fogyaszt el a szerződésben megadottból.

Számlázandó napok
rendszer beajánlja a kalkulált napok számát, ez felhasználó által csökkenthető. Módosításkor a számlázandó szolgáltatási díjat átszámolja.

Továbbszámlázandó szolgáltatási díj jelölő, mező a díj értéke csak a jelölő bepipálása esetén szerkeszthető. Ha rendszer saját kalkulációja szerint van kiterhelendő összeg, az elszámolás létrehozásakor a mezőt kitölti. A díj mindig közvetített szolgáltatásként terhelődik tovább.

Továbbszámlázandó ügyintézési díj jelölő, mező a díj értéke csak a jelölő bepipálása esetén szerkeszthető. Az itt megadott összeg bekerül a szolgáltatási igény tétel saját szolgáltatás blokkba, és onnan kiterhelődik ügyfél részére, mint bérautó ügyintézési díj. Ez a díj mindig saját szolgáltatási elemhez kapcsolódik.

kész