Ügyfél költséghelyek kezelése

Az ügyfelek költséghelyének kezelése átszövi a rendszer egészének működését, ha szinte láthatatlanul is, de az összes szolgáltatási és számlakezelési folyamatban jelen van. Alább összefoglalva olvashatjuk a  legfontosabb összefüggéseket.

Mire jó ez a költséghelyezés?

Flottakezelő nagyobb ügyfeleinek belső elszámolását segítendő, rendszer támogatja, hogy az ügyfeleknek készülő számlákon (mellékletekben) minden egyes tétel valamely ügyfél költséghelyhez rendelten kerüljön kimutatásra. A költséghelyeket minden esetben ügyfél szervezethez rendelten lehetséges felvenni, ezért ily módon valójában két szintű költségcsoportosításra is lehetőségünk van. Eredményül azon túl, hogy a számlák (mellékletek) minden egyes tétele költséghelyhez rendelten számlázható, beállíthatjuk az is, hogy szervezetenként eleve külön számla (melléklet) bizonylat álljon elő.

Mit kell az ügyfelek oldaláról paraméterezni a működéshez?

Ügyfelek paraméterezése költséghely kezeléshez

Amikor új partner kéri a költséghelyeinek kezelését, először rögzítenünk kell tehát az ügyfél szervezeteit (pl. igazgatóságok, régiók, márkák, stb.), majd azokon belül a költséghelyeit, szervezetenként legalább egyet (001, 002-es költséghely, vagy épp projektkódok, vagy a mélyebb szervezeti bontást leképező azonosítók, stb.). Későbbiekben ezekhez rendelhetjük hozzá az autókat illetve gépjármű használókat.

Keretszerződés paraméterezése költséghely kezeléshez

A keretszerződésben létezik egy mező Költséghely prioritás néven, melyben szabályozható, hogy mihez rendelten keressen rendszer költséghelyet elsődlegesen: használóhoz vagy gépjárműhöz rendelten. Ezt az ügyfél működése által meghatározva kell megadunk. E mezővel állítható, hogy ilyen módszerrel, milyen sorrendben próbálja rendszer azonosítani az egyes költség tételekhez a megfelelő költséghelyet. Használó prioritás beállításakor elsődlegesen a szolgáltatást igénybe vevő használó aktuális költséghelyét keresi rendszer, és csak ha ott nem jár sikerrel, akkor nézi meg, hogy van-e gépjárműhöz megadva költséghely. Gépjármű prioritás beállításakor pont fordítva: a szolgáltatást igénybe vevő gépjármű aktuális költséghelyét keresi rendszer elsődlegesen, és csak ha ott nem jár sikerrel, akkor veszi a használó szerinti költséghelyet. E beállítás az alapértelmezett.

Ugyanitt a keretszerződésben, megadható egy alapértelmezett költséghely, melyet vészmegoldásként használ rendszer a későbbiekben, ha sehol nem talált megfelelő költséghelyet valamely költség tételhez.

Kapcsolódó funkciók:

Keretszerződések

Gépjárművek paraméterezése költséghely kezeléshez

A gépjárművek szerződéses adatai felület Ügyfél költséghelyek fülén kezelhetjük idősorosan, hogy adott autó mikor melyik költséghelyhez tartozik. A rögzítés közvetlenül innen is lehetséges, de valójában már első átadáskor is megadható, hogy adott autót mely költséghelyen adjuk át az ügyfélnek. Amit első átadáskor megadunk, az is bejegyződik a naplóba.

Kapcsolódó funkciók:

Gépjármű szerződéses adatai / Költséghelyek fül

Gépjárművek első átadása

Használók paraméterezése költséghely kezeléshez

Használónak az ügyfél olyan embereit tekintjük, akik 'Használó' kapcsolattartás típussal rögzítettek rendszerben. A kapcsolattartó felületen is lehetséges a költséghelyek kezelése idősorosan.

 Kapcsolódó funkciók:

 Kapcsolattartók

Gépjárművek első átadása

Szolgáltatások paraméterezése költséghely kezeléshez

Dátumvezérlés

Partnerhez és szolgáltatáshoz beállítható, hogy adott szolgáltatás továbbterhelése esetén a rendszer hogy határozza meg a költséghelyet; hó első munkanapján érvényeset, vagy adott igénybevétel napján aktuális költséghelyet. Ha nincs paraméter, automatikusan aktuálisat használ.

Kapcsolódó funkciók:

Kezelési szolgáltatás költséghely használat

Szerződött szolgáltatáshoz alapértelmezett költséghely megadása

Az egyes szerződéseken belül, minden egyes szolgáltatáshoz megadható egy alapértelmezett költséghely. Ennek tipikusan a flotta szintű kezelési szolgáltatásoknál van értelme.

Kapcsolódó funkciók:

Szolgáltatás paraméter

Szolgáltatás igénybevételekor hogy ajánlja fel rendszer a költséghelyet?

Költséghely automatikus felajánlása

Amennyiben az adott szolgáltatás igénybevételt továbbterhelendőnek jelölünk, úgy fenti paraméterezéseket figyelve rendszer mindenhol, ahol csak értelmezhető, igyekszik felajánlani az aktuális költséghelyet, legyen szó szolgáltatási igény tételről, üzemanyag kártyáról, bérautóról, szerviz árajánlatról, stb.  A bármely szolgáltatáshoz tartozó speciális adatlapon így meghatározott költséghely automatikusan visszajegyződik a szolgáltatás igény tételhez, mely a számlázás bemeneteként szolgál. Ezt az értéket rendszer megkísérli frissíteni számlázáskor, az időközben esetleg ismertté váló változások figyelembe vételével.

A költséghely meghatározása az alábbi folyamat szerint zajlik:

1. Ha gépjárműnek és használónak is van berögzítve érvényes költséghelye, akkor a keretszerződés szerinti prioritás szerint dönt a rendszer.

2. Ha csak az egyik költséghely lista van kitöltve, akkor figyelmen kívül hagyja a prioritást és veszi a kitöltött költséghelyet (vagy a használótól, vagy a gépjárműtől).

3. Ha fentiek szerint azonosította a használatos költséghely listát, akkor megvizsgálja, hogy szolgáltatásra vonatkozóan van-e költséghely használati paraméter, ami befolyásolná a dátumkezelést. Ha talál ilyet, akkor ezt is figyelembe veszi, ha nem talál ilyet, akkor alapértelmezettként a valós igénybevétel dátuma napján érvényes költséghelyet veszi.

4. Havi szolgáltatások számlázása esetén (havi átalány) mindig a számlázási időszak első napján érvényes költséghelyet keressük.

5. Ha ezek után még mindig nincs költséghely, és szolgáltatáshoz kapcsolódó költséghely meghatározás van, akkor a partnerrel szerződött szolgáltatás alapértelmezett költséghelyét veszi.

6. Utolsó lépésként, ha még mindig nincs érvényes költséghely, vagy keretszerződésre való továbbterhelés esetén (pl. egy "open" üzemanyagkártya), a keretszerzőségben megadott költséghelyet fogja a rendszer felajánlani.

Költséghely kézi felülbírálása

A szolgáltatás igénybevételhez rendszer által felajánlott költséghelyet felülbírálhatjuk a kézi költséghely megadásával, ekkor a felülírás visszavonhatatlan lesz, azt rendszer a továbbiakban meg se kísérli frissíteni.

 Kapcsolódó oldalak:

 Szolgáltatás igény tétel

Kezelési szolgáltatási folyamat áttekintése

Szállítói számlák igazolása költséghelyre

A szállítói számlák egészét, vagy egyes tételeiket külön-külön igazolhatjuk a megfelelő előzményre. Amennyiben az ügyfél érdekében történő beszerzésről van szó, az mindig köthető egy gépjárműhöz (és ezen keresztül egy egyedi szerződéshez), vagy legalább egy keretszerződéshez. A gépjármű vagy keretszerződés alapján rendszer képes felajánlani egy ügyfél költséghelyet, melyre majdan a továbbszámlázás történhet (már ha döntés születik a tétel továbbterheléséről).

Hogyan köszön vissza vevő számlázáskor a költséghely?

Mi történik vevő analitika generáláskor?

Annak érdekében, hogy a lehető legpontosabb költséghelyet tudjuk a számlákra tenni, a késői költséghely rögzítésekre felkészülve a rendszer analitika generáláskor frissíti az érintett számlázandó tételek költséghelyeit a rendszer minden - fentebb tárgyalt - pontján (kivéve a kézzel megadottat). A frissített értékeket a szolgáltatási igény tételekhez is visszajegyzi rendszer. A bérautó esetében a bérautó elszámolás tételhez kapcsolódó szolgáltatási igény tételben szintúgy frissítjük, üzemanyag kártya esetén nincs hová rögzíteni, ott csak az aktuális üzemanyag szállítói számla tételben látjuk, milyen költséghellyel fog továbbterhelődni.

Mi történik számlageneráláskor?

Az attól függ, hogy mi van beállítva a számlázási sablonban! A sablonokban három paraméter van hatással erre:

Szervezeti bontás:
Számlázási sablon felület / Számla mező beállítások fül / Bizonylat bontás beállítása blokkban találjuk a logikai mezőt, itt jelölhetjük, hogy akarunk-e külön számlát kiállítani egy az egyes szervezeteknek vagy sem.

Ügyfél költséghely szerint:
Számlázási sablon tétel felület / Tétel bontás szabályai blokkban találjuk a logikai mezőt és a vele párban álló sorszám mezőt. A logikai mezőben jelölhetjük, hogy adott számla tétel típuson belül akarunk-e költséghelyenkénti tétel bontást vagy sem, és ha igen, akkor hányadik szinten. Ez számla sablon esetén a számlatételek bontására hat, melléklet sablon esetén a melléklet tételek bontására.

Ügyfél szervezet szerint:
Számlázási sablon tétel felület / Tétel bontás szabályai blokkban találjuk a logikai mezőt és a vele párban álló sorszám mezőt. A logikai mezőben jelölhetjük, hogy adott számla tétel típuson belül akarunk-e ügyfél szervezetenkénti tétel bontást vagy sem. Ez számla sablon esetén a számlatételek bontására hat, melléklet sablon esetén a melléklet tételek bontására.

Miért nem a kívánt költséghely alá kerül a számlatétel?

Ha ilyet tapasztalunk, érdemes átfutni fentieket, hogy milyen logika mentén ajánlja fel a rendszer a költséghelyet az analitika tételhez. Tipikus problémák:

• a figyelt dátumon még / már nem az a költséghely volt érvényben

• az adott autó / használó hozzá se lett rendelve a költséghelyhez

• stb.

Kapcsolódó oldal:

Számlakép

Számlázási problémák

kész