Továbbterhelések

Továbbterhelés alatt azt értjük, amikor a flottakezelő a gépjárművek / szerződések élete során felmerülő költségeit számlázza ki valamely vevőjének. A költség keletkezhet házon belüli tevékenységből (saját szolgáltatás), vagy szállító által beszámlázott módon (közvetített szolgáltatás). A kiterhelésre az F1 rendszerben különféle lehetőségek vannak attól függően, hogy épp milyen költséget akarunk számlázni, de jól elkülöníthető az alábbi kétféle módszer:

• tömeges eseti továbbterhelés, melyet általában havi gyakorisággal készítünk el,

• egyedi generálású számlázás, amely csak egyetlen szerződésre készül.

Ezen az oldalon azokat az összefüggéseket mutatjuk be, melyek a tömeges számlázásba kerülő saját, és közvetített szolgáltatások költségeit tartalmazzák, az egyedi generálásról a szerződés elszámolások oldalon tájékozódhat.

A beszállítói költségek továbbterhelése a szállítói számla tételeiből történik, ahol tételenként akár eltérő gépjárműre/szerződésre is irányíthatjuk azokat. Azonban a flottakezelő saját tevékenységéhez nem kapcsolható szállítói számla, ezeket tehát másként kell az ügyfelek felé kiterhelni. Erre alkalmasak a szolgáltatási igények.

Szolgáltatási igények továbbterhelési összefüggései

Az alábbi összefüggések mindegyik kezelési szolgáltatás igénybe vételére igazak, azonban az egyes szolgáltatások rögzítésében komoly eltérések vannak. Több esetben az igényt nem a felhasználó indítja el, hanem a rendszer generálja a létrehozott ügyintézésekből - ezek a komplex, vagy beépített szolgáltatások (pl bérautó, szabálysértés, stb).

Saját szolgáltatás továbbterhelése

A saját tevékenységből eredő költségeket szolgáltatási igény tételek rögzítésével  tudjuk kiterhelni. Ahhoz, hogy a vevő analitika generálásba valóban bekerüljön az adott szolgáltatásnyújtás, a következők kell teljesüljenek:

• A szolgáltatás igény tétel állapota legyen 'Ténylegesen igénybe vett'.

• A szolgáltatási igény tétel saját szolgáltatás blokkjában legyen kitöltve a nettó érték mező ÉS legyen bepipálva a  továbbszámlázandó utasítás.

• A valós igénybevétel dátuma szerinti időszakra futtassuk az analitika generálást.

Közvetített szolgáltatás továbbterhelése

A szolgáltatási igény tétel közvetített szolgáltatás részében egy beszállító is érintett, így a kiszámlázásnak is több feltétele van. Alapesetben a közvetített szolgáltatások kiterhelése könyvelt szállítói számlából történik, ettől eltérni két módon lehet:

1. Ha az ügyfél keretszerződésében a 'Továbbszámlázás forrása lehet' (árajánlat / szolgáltatási igény tétel) mező = IGEN. Ebben az esetben a kiterhelés további feltételei:

   1. 1. • A szolgáltatás igény tétel állapota legyen 'Ténylegesen igénybe vett'.

         • A szolgáltatási igény tétel közvetített szolgáltatás blokkjában legyen kitöltve a nettó érték mező ÉS legyen bepipálva a  továbbszámlázandó utasítás.

         • A valós igénybevétel dátuma szerinti időszakra futtatjuk az analitika generálást.

2. Ha a kezelési szolgáltatás törzsadatlapján a "Szolgáltatásigényből mindig továbbszámlázandó" jelölő értéke IGEN.
   Ezzel a beállítással nagyon kell vigyázni, mert ügyfél független, tehát az ilyen beállítású szolgáltatással rögzített szolgáltatási igények egyből bekerülnek a számlázás körforgásába!

Szállítói számlák továbbterhelési összefüggései

Tisztázzuk először is a fogalmakat! Mit értünk a szállítói számla fej illetve számla tételek kifejezésen? 

Nézzük meg alaposan a fenti képet és társítsuk a minta számla egyes részeit az F1 felületekhez (lásd következő képen)!

A bejövő számlákon látható vevő, szállító, összesítő adatok, dátumok, stb., mind az F1 értelmezés szerinti számla fejben kerülnek rögzítésre, a Szállítói számla képernyőn. E képernyő a sok adatmező miatt fülekre bontott.
A bejövő számlákon látható számlatételek F1-ben a Szállítói számla tétel képernyőn kerülnek rögzítésre. A rögzített tételek listáját a Szállítói számla felületre visszatérve egyben is áttekinthetjük (a képen csak egy tételes a számla (kék sor), de lehetne több is).

Terhelendő szerződés azonosítása

Ügyfél felé továbbterhelni bármilyen költséget egyedi szerződésre VAGY keretszerződésre lehet.
Ha adott esetben értelmezhető a gépjárműhöz kapcsolás, a gépjármű akkor is csak abban segít, hogy ezeket a szerződéseket könnyeben megtaláljuk. Ha a választott gépjárműnek van érvényes aktív egyedi szerződése, a rendszer felajánlja azt, és ezzel együtt a keretszerződést is. Ha ettől eltérően akarunk továbbterhelést eszközölni, akkor a szállítói számlák igazolásakor ezért tennünk kell! - az igazoló kell felülbírálja a felajánlásokat, kiválasztva a szerinte helyes egyedi- illetve keretszerződést.
Ha adott esetben nem értelmezhető a gépjármű kapcsolat, akkor az igazoló közvetlenül a keretszerződést kell kiválassza.

Jó, de még mindig kérdés, hogy mikor és hol kell megadjuk/felülbíráljuk a szerződéseket...? Ez függ attól is, hogy hány autót érintő számláról van szó.

1.Ha egy autós számlát kezelünk, akkor rögzítési segítségként megadhatjuk azt az egy autót a számla fej / Számla gépjárműhöz rendelés blokkjában, mely alapján rendszer felajánlja a kapcsolódó aktív szerződést (a Számla szerződéshez rendelése blokkban), hogy aztán e gépjármű és szerződés párost a rendszer felajánlja minden ezt követően rögzített számla tételben is, így meghatározva számla tételenként az egyedi illetve keretszerződéseket. Emiatt mindig érdemes a gépjármű / szerződés kapcsolatot már a fejben megadni. Fontos! Ha a számla tételeket hamarabb rögzítjük, mint ahogy a fejben kitöltjük az adatokat, az utólagos feltöltés nincs hatással a tételekre, azokban utólag nekünk kell gondoskodni a szerződéses adatok megadásáról!

2. Ha több autós számlát kezelünk, akkor sok esetben nincs is értelme megadni a számlafejben ezek közül egy autót, mert itt a tételekben az előző pont szerinti felajánlás nem jelent segítséget (sőt, még törölgethetünk is). Ilyenkor az egyes számla tételekben adjuk meg az autót, és ehhez a megfelelő időpontban érvényes egyedi- illetve keretszerződést. Egy sok autót érintő számla sok-sok tétele ilyen módon tud eltérő szerződésekre továbbterhelődni. A gépjármű megadásakor a rendszer itt is feltölti az épp érvényes keret / egyedi szerződést.
A számla tételben a továbbterhelés szempontjából fontos mezők:

Kárjavításhoz kapcsolódó tételek továbbterhelése

Elöljáróban érdemes tudni, hogy általában hogy működik az elszámolás. Káresemény utáni javításnál a szerviz kiállítja a számlát. Ezen adott a szerviz számla végösszege, ami a tulajdonképpeni kárérték. A kárértékből a kártérítést a biztosító fizeti meg az autó tulajdonosa helyett a szerviznek (vagy magának a flottakezelőnek), az önerő viszont mindig a tulajdonost terheli (flottakezelőt vagy harmadik személyt). Tekintve, hogy a számla tulajdonképpen három szereplős, így F1 rendszerben is megkülönböztetjük, ezt - és csak ezt! - tekintjük Kárszámlának.
A kiállított számlán a szerviz külön jelzi a biztosítói kártérítés elszámolással kapcsolatos adatokat, ezt a rendszerben is kezelhetjük a szállítói számla iktatása és igazolása során.
Az önrész ügyfél felé történő továbbterhelése két eltérő módon is történhet. 

• (A) Egyik lehetőség, hogy az ügyfelet nem érdeklik a javítás költségei, egyszerűen csak az önerőt akarja látni a neki szóló számlán (ekkor Keretszerződés / Ügymenet fül / Biztosítói térítés továbbterhelendő blokk / Biztosítási önrész - továbbterhelendő = 'Igen').

• (B) Másik lehetőség, hogy az ügyfél látni akarja a levezetést, vagyis továbbterheljük neki az összes javítási tételt illetve az ezeket kioltó biztosítói térítést (mínusz összeggel), ekkor a javítások és a kártérítés egyenlegeként származtatható az önrész összege (ekkor Keretszerződés / Ügymenet fül / Biztosítói térítés továbbterhelendő blokk / Biztosítói térítés szerviznek - továbbterhelendő = 'Igen').

Azt, hogy adott ügyfél esetén melyik módon kívánjuk a kiterhelést megvalósítani, az ügyfél keretszerződésében szabályozhatjuk.

Mindkét esetben a biztosítói elszámolás költségek megadása a számla fejben / az Összeg adatok / Pénzügyi teljesítés paraméterek fülön történik.
Az alábbi képeken egymás mellett látható a kétféle keretszerződés beállítás, a kétféle szállítói számla elszámolás, majd alattuk a beállítás esetén kiálló vevőszámla.

Továbbterhelés működési számlából

Többségében a működési költségeket a flottakezelő a különböző szerződéses elemekbe beépítve terheli rá az ügyfeleire (pl, finanszírozásban a kamatfelár, vagy szolgáltatások közül a kezelési díj). Éppen ezért, a működési számla - jellegéből fakadóan - nem szokott továbbszámlázandó tételeket tartalmazni. Mi a teendő, ha mégis előáll a helyzet?
A továbbterhelt vevő számla a Számla kötődése / Helyesbítés fül  Számla szerződéshez rendelése blokkjában ugyan úgy megadható a szerződéses adat, vagy a létrehozott számla tételekben is megadhatóak a Terhelt partner és Terhelt keretszerződés adatok. A különbség csak a felület működésében van, működési számla esetén a rendszer nem kényszeríti ki ezen mezők feltöltését. 

Összefoglalva a legfontosabbakat

Számla fejben a megadott gépjármű adat (ha az aktív, és egyértelműen azonosítható a rendszer részéről) magával hozza a szerződéses adatok beajánlását is. Ez a kapcsolat azonban törölhető, és szükség esetén átírható.

• Kárszámlánál, amikor a továbbterhelendő összeget a számla fejben adjuk meg, akkor az itt lévő terhelt partnerre történik a kiterhelés. (pl saját bérautóra történő számla igazolás esetén a gépjármű adat magával hozza a bérautó szerződéses adatait, ezért - ha másra , pl. az igénybe vevőre akarjuk kiterhelni az önrészt- módosítani kell a számlafejben a partner adatot. A vevő számla mellékletre a számlafej Megjegyzés mezőjéből vesszük az adatot.

• Műszaki számlánál nem történik a számlafejből kiterhelés csak a számlatételből, tehát itt nincs jelentősége a szerződéses adat módosításának. A vevő számla mellékletre a számlatétel Megjegyzés mezőjéből vesszük az adatot.

• Működési számla továbbterhelése a számlafejben megadott keretszerződés partnerére fog történni a számlatételben megadott továbbterhelendő összegben. A vevő számla mellékletre a számla fej Megjegyzés mezőjéből vesszük az adatot.

A számla tétel felrögzítésekor minden esetben átveszi a rendszer a gépjármű adatot a fejből - ha az ott ki van töltve. Nem veszi át viszont az utólag módosított szerződéses adatot! A számla tételben az örökölt gépjármű adat alapján töltődnek fel a szerződéses adatok, ezért ha a számlatételt eltérő partnerre akarjuk számlázni, akkor azt a tételben javítani kell. Ezt csak úgy lehet megtenni, ha töröljük a gépjármű adatot (hiszen az meghatározza az egyedi szerződést, ezzel együtt a keretszerződést is). Ha ott marad, akkor hiába írtuk át a terhelt keretszerződést, a rendszer az aktuális egyedi szerződésre fog számlázni!

kész