Felhasználó és jogosultság kezelés

Az F1 rendszer felhasználó és jogosultság kezelés funkciói nem csak az alaprendszerre (F1 alkalmazás), hanem annak valamennyi webes moduljára (eInfo alkalmazás, eKapu alkalmazás, eSzerviz alkalmazás) egységesen alkalmazott, a felhasználók és jogosultságok nyilvántartása központosított. Azonban, mivel a webes modulok felhasználói tipikusan a flottakezelő szervezetén kívül helyezkednek el (és optimális esetben jelentősen többen vannak, mint a flottakezelő belső munkatársai), bizonyos mértékig támogatott az önkiszolgálásuk. A különbségekre a lentebb hivatkozott oldalakon részletesen kitérünk.

Új felhasználó beengedése

F1 rendszeren belül nyilván kell tartani mindenkit felhasználóként, aki bármely alkalmazásához hozzá kell férjen. Több alkalmazás esetén is elegendő egyszer felvenni a felhasználót. A felhasználó létezése önmagában csak arra elegendő, hogy beléphessen az illető, ettől még semmi további műveletet nem fog tudni végrehajtani. Ahhoz, hogy dolgozni is tudjon, szükséges hozzárendelni a jogosultságokat.

A jogosultságok elemi művelet szinten szabályozhatók. F1 rendszerben ≈1700 ilyen elemi műveletet különböztetünk meg (például Szállítói számla megtekintése, Szállítói számla iktatása, Szállítói számla igazolása, Vevő számla stornózása, Partner cím módosítása, stb.).

Csoportosítás

Mivel fenti számosságban nem lenne célszerű a jogokat felhasználónként és műveletenként karbantartani, lehetőség van az elemi jogokat és a felhasználókat is csoportosítani. Végső soron tehát ezeket a csoportokat kell egymáshoz rendelni, így jön létre a (közvetett) kapcsolat a felhasználók és az elemi jogok között. Kifejezetten nem lehetséges elemi jogokat közvetlenül hozzárendelni felhasználókhoz, csakis csoporton keresztül.

A csoportok kialakítása illetve a felhasználók karbantartása flottakezelő saját (vagy megbízott) szervezetén belül történik, minden funkcióhoz létezik felhasználói felület. Ezek kezeléséhez szintén jogosultság szükséges. Egyetlen mozzanat, amihez még kell a fejlesztő, az az elemi jogok létrehozása, hisz ezek mindegyike mögött működést is kell programozni.

Jó kérdés, hogy adott flottakezelő munkaszervezéséhez milyen jogosultság szervezés illik leginkább. Ahol egymástól nagyon elhatárolt munkakörök a megszokottak, ott elképzelhető egy olyan megoldás, hogy a felhasználó csoportok a munkakörök leképezései, a jogcsoportok pedig bizonyos funkcionális témakörök jogait fogják össze. Ahol inkább az ügyfélgazda szemlélet a jellemző, és adott ügyfelet végigkísér egy adott munkatárs, ott nem érdemes a felhasználókat csoportokba rendezni, pontosabban ilyenkor a felhasználó és a jogcsoportokat érdemes egymáshoz igazítani, és egy az egyben ugyanazt a felosztást alkalmazni. Végül e két megoldás közti tetszőleges átmenet is életszerű. Így vagy úgy, erről a felosztásról flottakezelőnek kell döntenie, rendszer bármelyik megoldást képes kiszolgálni.

Jogosultságok kiadásának tipikus esetei

Új felhasználó érkezése

Átgondolandó, hogy mely már létező felhasználóhoz hasonló jogokat kell kiadni neki, legegyszerűbb eztán róla másolni, azaz ugyanazokat a felhasználó csoportokat hozzárendelni.

Új jogosultság kiadása

Vagy fejlesztések nyomán napvilágot látó új elemi műveletek, vagy létező elemi művelet újonnan történő kiosztása során a következők szerint érdemes eljárnunk:

Tisztázzuk, hogy mely felhasználóknak szükséges kiadni az új jogot.

Keresni kell egy olyan felhasználó csoportot, melybe ezek (és csak ezek) a felhasználók tartoznak és logikailag is illenek a jogosultság tartalmához: ehhez nézhetjük a felhasználók adatlapját, vagy a felhasználói csoportok adatlapja felől is közelíthetünk. Ha találunk ilyen csoportot, akkor e felhasználócsoport mögötti jogosultság csoporthoz hozzá kell rendelni a kívánt elemi műveleteket és készen is vagyunk.

Ha nem találunk ilyen felhasználó csoportot, akkor szakterületi vezető bevonásával mérlegelendő, hogy a legszűkebb 'majdnem jó' csoportban lévő plusz tagoknál probléma-e, ha ők is megkapják a jogot. Ha nem probléma, akkor ugyancsak odaadható a jog a felhasználó csoport mögötti jogosultság csoportnak.

Minden további esetben viszont új felhasználó csoportot és mögötte új jogcsoportot kell létrehozni, majd ezen új felhasználócsoportba kell felvenni a kívánt felhasználókat.

Teendő: keressük ki a jogosultságot az Általános/Jogosultságok/Jogosultságok funkcióban. A megtalált elemi jog adatlapját megnyitva látszik, hogy mely jogcsoportnak van kiadva a jog. Itt lehet a Műveletekben módosítani, vagyis csoportot hozzáadni és elvenni.

kész