Üzemanyagkártyák

SCREEN CODE: UZA_KARTYA_IGENY.SHEET; UZA_KARTYA_NAPLO.SHEET

Az üzemanyagkártya felületen azt mindenképp tartsuk szem előtt, hogy a kártyák adatai csak addig módosíthatók, amíg a kártya állapota 'Rögzítés alatti'. Kulcsfontosságú a kártyaszám helyességének ellenőrzése, mert a kártyahasználati adatok betöltésekor ez alapján párosítja a rendszer a költéseket a kártyákhoz.

Szerződéses adatok blokk

Az adatlapon mindig az adott kártyához épp aktuális szerződéseket látjuk, a korábbi érvényességű adatok az 'Adatváltozás napló' blokkban találhatók.

Fontos! A kártyához rendelt gépjármű szerződéses adatainak változását a rendszer itt nem követi le automatikusan. Egy átvállalás miatti szerződésmódosulás esetén az átvezetést tehát felhasználónak kell elvégeznie!

Érvénybe lépés dátuma
A blokkban látható adatok ettől a dátumtól kötődnek az adott kártyához. Ha az adatok valamelyikét (vagy egészét) módosítani akarjuk, itt kell megadni az életbe lépés dátumát. Ekkor a korábbi érvényességű tétel átkerül az Adatváltozás naplóba. Az érvénybe lépés dátuma a megadott év/hó/nap nulla órától indul, rögzíthetjük visszamenőlegesen és jövőbeni dátummal is. A rendszer a korábbi tétel érvényességét automatikusan lezárja a megadott dátum -1 nappal.

Keretszerződés:
Hivatkozás az ügyfél keretszerződésére, melyhez rendelték a kártyát. A számlázási kapcsolat biztosítása miatt kötelező legalább a keretszerződést kijelölni. Amennyiben rendszámra szóló kártyát rögzítünk épp, a gépjármű megadásakor automatikusan kitöltődik. Névre szóló illetve OPEN kártya esetén közvetlenül kell választanunk a keretszerződések közül.
Amennyiben a kártyát idővel másik kerethez adjuk ki (még akár másik ügyfélen belül is), úgy a keretszerződés egyszerű adatátírással módosítható.

Egyedi szerződés:
Hivatkozás az ügyfél adott keret alatti egyedi szerződésére, melyhez társított a gépjármű. Amennyiben rendszámra szóló kártyát rögzítünk épp, a gépjármű megadásakor automatikusan kitöltődik, névre szóló illetve OPEN kártya esetén üres marad.

Gépjármű:
Amely gépjárműhöz tartozik az adott üzemanyagkártya. Amennyiben rendszámra szóló kártyát kezelünk épp, elegendő itt az autót kiválasztani, erre rendszer automatikusan kitölti az egyedi szerződést és keretszerződést.
Amennyiben a kártyát idővel másik autóhoz adjuk ki (még akár másik ügyfélen belül is), úgy a gépjármű egyszerű adatátírással módosítható. A rendszer a változásokat naplózza az Adatváltozás napló fülön.

Kártya használója/felelőse:
Választás az ügyfél 'Használó' típusú kapcsolattartói közül. Amennyiben névre szóló kártyát kezelünk épp, elegendő őt kiválasztani (ekkor az egyedi szerződés és gépjármű mezők üresen maradhatnak, hisz nincs kötődés). Ha választottunk keretszerződést, akkor a rendszer csak az adott partner kapcsolattartóit ajánlja fel.
Amennyiben a kártyát idővel másik használóhoz/felelőshöz adjuk ki (még akár másik ügyfélen belül is), úgy a mező egyszerű adatátírással módosítható. A változások itt is naplózásra kerülnek.

Aktuális költséghely:
A rendszer maga határozza meg a kártya(igény) mentésekor. A meghatározás részleteiről olvashatunk az Ügyfél költséghelyek kezelése oldalon.

Kézi költséghely:
Amennyiben visszavonhatatlanul felül kívánjuk írni az automatán felajánlott költséghelyet, azt itt tehetjük meg. Ha kitöltött a mező, akkor a rendszer ezt tekinti érvényesnek.

Kártya meghatározás blokk

Kártya típus:
Választás az üzemanyagkártya típusok közül, rendeléssel összhangban.

Kártya kibocsájtója:
Előbbi kártya típus alapján meghatározódik.

Ügyintéző:
Flottakezelő munkatársa.

Megnevezés:
Amilyen néven rendeljük a kártyát. Ez lehet rendszám, vagy név, illetve valamilyen beszédes elnevezés.

Állapot:
Az ügyintézés állapota, a beírt adatok alapján a rendszer lépteti.

• Rögzítés alatt; új igény rögzítésekor ezzel az állapottal indul, az általános adatok blokkban még módosíthatóak az adatok.

• Aktiválva; az 'ügyintéző átvette' mező kitöltésekor.

• Használatban; miután ügyfélnek átadtuk. Ezt követően a kártya adataiban nem tudunk módosítani.

• Letiltva; ha kitöltött a letiltás dátuma. A kártya adatlap ebben az állapotban már nem szerkeszthető, ezért ne alkalmazzuk hibásan rögzített adatok javítására (lásd Adatjavítás fejezet).

• Lejárt; az érvényesség dátumától függően rendszer automatikusan állítja.

Limit (Ft):
Kártyára paraméterezett költési limit információ.

Kedvezmény (%):
Feltüntethető az ügyfél részére biztosított üzemanyag kedvezmény.

Kártyaszám:
Az üzemanyagtársaság által osztott egyedi azonosító, szóközök nélkül elmentve. Az elektronikus szállítói állomány feldolgozása során e kártyaszám alapján kapcsolja a rendszer a költéseket a kártyákhoz. A kártyaszám egyedi, így nincs lehetőség azonos kártyaszámmal másik adatlapot rögzíteni, függetlenül azok állapotától.

Lejárat:
A kártya érvényességi ideje.

Visszanyitás nyomógomb:
A kártya rögzítés alatti állapotba léptetése. A művelet elemi joghoz kötött: F1.UZA_KARTYA_IGENY.INVALIDATE
Részleteket lásd az Adatjavítás résznél.

PIN kód:
A kártyához tartozó biztonsági kód.

Kártyán szereplő név:
Kártyára rányomtatott adat.

Területi hatály:
Hazai / európai területen használható-e a kártya.

Termékkód:
Üzemanyag társaság által megadott, változó karakter számú kód, ami jelöli a kártya felhasználási lehetőségeit. Tájékoztató jelleggel rögzíthető.

Adatjavítás

Mint írtuk, ha a kártya átlépett "Használatban" állapotba, az adatai már nem módosíthatóak. Amennyiben javítani kell valamelyik adatot, úgy a Visszanyitás gomb segítségével az adatlap "Rögzítés alatti" állapotba léptethető.
Fontos! Amellett, hogy a rendszer az adatlapot Rögzítés alatti állapotba teszi, a gomb megnyomására törli a kártya Lejárat dátumát, a Kártyatörténet fülön az Ügyintéző átvette és a Megrendelőnek átadva mezők tartalmát (e kettő vezérli az állapotot).
Az adatok javítása után az állapotot a dátumok ismételt megadásával lehet újra léptetni.

Kártya terhelések fül

Adott kártya rendszerbe betöltött költéseit tartalmazó áttekintő felület. A szállítói számla tételek adatait tartalmazza.

Kártya történet fül

A kártya életével kapcsolatos dátumok és néhány kapcsolódó információ. A dátumok töltésével léptethető az igény állapota (lásd fentebb, az Állapot mezőnél).

Adatváltozás napló fül

A  változásokat a kártya főoldalon, a módosítás gombbal végezzük el, azonban a rendszer mindent naplóz, itt, ezen a fülön.  Használatban állapotú kártya esetén változtatni csak a szerződéses adatokat lehet (keretszerződés, egyedi szerződés, gépjármű és a használó/felelős adatok bármelyike, vagy akár több is közülük), a kártya alapadatai már nem módosíthatóak.

Az Adatváltozás naplóban lehetőség van esetleges téves rögzítések korrigálására is. Ilyen esetekben figyelni kell arra, hogy az itt történő módosítások alkalmával ne adjunk meg inkonzisztens adatot, valamint ne maradjon a kártyahasználat időszakában 'lyuk', vagy szerződéses adatátfedés (mert a számlabetöltések alkalmával elronthatjuk az automatizmust ez által).

kész