NÚSZ számlamellékletek betöltése

Az autópálya matricák rendszerbe kerülésének egyik módja a NÚSZ-tól kapott szállítói számla melléklet fájlok beolvasása, az érintetlen csv formátumból. A NÚSZ egyelőre kizárólag a vásárlásokról ad ilyen fájlt, ezekben tehát átírással kapcsolatos információ soha nem szerepel.

Folyamat

1. Iktatni kell a szállítói számlát a rendszerben (Pénzügy / Szállítói számlák / Új felvitel).

2. Kezdeményezni kell a csv fájl beolvasást, kiválasztva az előzőleg iktatott szállítói számlát ( Pénzügy / Elektronikus szállítói állomány beolvasása).

3. A beolvasáshoz megadhatók a következő paraméterek:
   (a) továbbterhelési döntés, amit érvényesíteni akarunk a fájlban szereplő matrica vásárlásokra,
   (b) szállítói számla tétel létrehozás kell-e vagy már számlaként be lett olvasva a fájl korábban,
   (c) előzmény szolgáltatás igény és egyebek létrehozása kell-e vagy már rögzítve lettek a fájlban szereplő vásárlások korábban.

4. Ha a fájlban szereplő ismeretlen cikk(ek) miatt a beolvasás sikertelen, úgy gondoskodni kell a beszállítói cikkek és a flottakezelő saját szolgáltatás elemei közti megfeleltetéséről törzsadat szinten. Amíg egy fájlban csak egy ilyen hiányos megfeleltetésű cikk is szerepel, a fájlt nem lehet beolvasni. Ez eleinte sok megfeleltetést igényel, de a nagy tömeg paraméterezése után már csak elvétve lesznek újabb cikkek (a megfeleltetendő cikklista a beolvasó felületről is elérhető a Hiányzó cikkek nyomógomb alatt, vagy akár menüből is: Gépjárművek kezelése / Törzsadatok / Beszállítói cikk kategóriák és Beszállítói cikktörzsek, szűrve a hiányosakra).

5. Ha a fájlban szereplő összes cikk megfeleltetett, akkor megtörténik a beolvasás. 

6. Az automatikusan azonosított szerződés hivatkozásokat bejegyzi rendszer a számlatételekbe is igazolási információként.

A sikeres beolvasás a következő automatizmusokat jelenti:

• Ha paraméterezésnél kértük (3/b alatt) a szállítói számla tételek létrehozását, akkor minden csv sorból létrejön egy számlatétel a megadott számla fej alá. 

• Ha a paraméterezésnél kértük (3/c alatt) az előzmény szolgáltatási  igény és kapcsolódó adatok létrehozását, akkor majd minden csv sorból létrejön egy autópálya matrica + mögé egy ügyintézés + szolgáltatási igény + szolgáltatási igény tétel. Azok a sorok maradnak csak ki, melyek: (d)  fájlon belül tetten érhető visszaváltott vásárlásokról szólnak, azaz azonos rendszámra, azonos típussal és kezdődátummal, de ellenkező előjelű összeggel szerepelnek a fájlban, illetve (e) már léteztek a matricák a rendszerben. A visszavásárlásokat nem olvassuk be, mintha meg sem történt volna a vásárlás. A már régről létező matricáknál az azonos típusú, azonos rendszámra vett, azonos érvényesség kezdetét figyeli rendszer.

• Akár újonnan létrehozott, akár régebbről talált matricáknak az állapotát automatikusan frissíti a rendszer 'Beszállító számlázta' értékre.

• A létrehozott matricákhoz és szolgáltatási igényekhez a rendszer igyekszik azonosítani a gépjárművet, és vele együtt a kapcsolódó egyedi szerződést.

• Ha nem talál rendszeren belüli gépjárművet, akkor idegen rendszámként jegyzi be a fájlban lévő rendszámot a matricához (tehát a matrica ekkor is mindenképpen létrejön). Ezeknél az automatizmus nem képes azonosítani szerződést, így az erre vonatkozó mezők üresen maradnak, a tételt saját költségre állítja.

Hiányos adatok pótlása

Beolvasás végén a szerződés nélkül maradt tételek rendezése felhasználói feladat. Ehhez a Hibalista gomb helyben elérhető, a felületről bővebben ezen az oldalon olvashatunk.
A leggyakoribb hibát az idegen rendszámos matricák okozzák, ezeket a rendszer nem tudja szerződéshez rendelni.
Ezen tételek lekérdezhetők a Gépjárművek kezelése / Autópálya matricák felületen a 'Hiányzó keretszerződések' jelölő segítségével. Az idegen autós matricákhoz megadva a hiányzó keretszerződést (esetleg egyedit is, ha mondjuk egy csereautóra vett matricát az eredeti cserélt autóra akarjuk ráterhelni), a rendszer ezekre is létrehozza a szolgáltatási igény + tétel adatokat (amiket szerződés híján eddig nem tudott létrehozni).
A kézzel szerződéshez rendelt tételeknél a számla igazolásról is kézzel kell gondoskodni, illetve ekkor állítható át a saját költség is továbbterhelendőre.

Az összes létrehozott matrica egyenként is korrigálható, ha szükséges.

Amennyiben egy csv fájlban lévő matrica beolvasáskor már létezik a rendszerben, azt a rendszer kifejezetten figyeli, nem duplikál, így a tévesen többször beolvasott fájlok sem okoznak problémát.

kész