Gépjárművek kezelése

A gépjárművek kezelése gyakorlatilag az ügyféllel kötött szerződés szerinti kezelési szolgáltatások futamidő alatti igénybe vételét jelenti.
F1 rendszer támogatja a különböző ügyintézések folyamatát, ebben a fejezetben ezekről olvashat részletesen.

A szolgáltatások általános igénybevételi folyamata

A kezelési szolgáltatások nyújtásakor alkalmazott legáltalánosabb folyamat azt az esetet kezeli, amikor a szolgáltatás az ügyfél igénylése alapján indul.
A folyamatot tekintsük át az alábbi ábrán.

Ügyfél bejelentés fogadása, értelmezése

Hívás azonosítás
A hívás befutásakor flottakezelő munkatársa (esetleg egy CallCenter rendszer) elvégzi az azonosítást: rákeresünk rendszerben az ügyfélre, azon belül gépjárműre, tudakoljuk a gépjármű felelős használóját és az igénybejelentő kilétét (mindketten az ügyfél kapcsolattartók között keresendők). Ezek mind rögzíthetők az ú.n. szolgáltatási igény felületen. Ugyanitt rögzítendő a frissen tudakolt kilométeróra állás, mely háttérben bekerül a gépjármű futásteljesítmény adatok közé.

Szolgáltatási feltételek és előélet vizsgálat
Eztán vizsgálandó, hogy az ügyfél bejelentése kapcsolható-e egy már folyamatban lévő szolgáltatás igényhez, vagy újat kell indítani. Minden korábban rögzített szolgáltatásnyújtás visszakereshető az autóhoz illetve keretszerződéshez. Ez azért is fontos, mert az új szolgáltatás elszámolását befolyásolja az, hogy adott ügyfél mire szerződött, jár-e az autóra a kért szolgáltatás, vagy eseti igényről van szó, ha jár neki, akkor nem merítette-e még ki a szerződött limit értéket. Mindez az ügyfél egyedi- illetve keretszerződésében rögzített szolgáltatás szintből tudható.

Új szolgáltatási igény rögzítése

Az eddigi vizsgálódások minden eredménye + az ügyfél bejelentés szövege (lényegi részt idézve, lehetőleg változtatás nélkül) + ügyintéző megjegyzései körülményekről, mind a  Szolgáltatási igények képernyőn rögzítendő.

Szolgáltatási igény tételeinek rögzítése

Egy bejelentés nyomán akár több szolgáltatási folyamat is indítható, ezeket testesítik meg a szolgáltatási igény tételek. Ebből tehát tetszőleges számú rögzíthető egy adott szolgáltatási igény alá.
Példa: a használó csak annyit jelez, hogy beborult egy árokba. Ez bekerül az ügyfélbejelentés szövegéhez. Az eset kezelése azonban takarhat segélyszolgálat ügyintézést, szerviz ügyintézést és káresemény ügyintézést is. Mindezt a használó nem kell tudja, a flottakezelő viszont igen.

Speciális folyamatok kezelése szolgáltatásonként

A kezelési szolgáltatások mindegyikéről tudható, hogy egyszerű rapid szolgáltatás-e, vagy beépített komplex szolgáltatás. E tulajdonságot tükrözi a kezelési szolgáltatás törzs "Speciális adatlap" mezője, ebből minden egyes szolgáltatáshoz tudható, hogy tartozik-e hozzá speciális adatlap a rendszerben (és melyik), vagy sem. Egyszerűbb szolgáltatásoknál elegendő a szolgáltatási igény tétel adatlapon megadni a kért adatokat, összetettebb szolgáltatásoknál viszont ezeken a speciális képernyőkön tudjuk kezelni a szolgáltatás specifikus folyamatokat.

A folyamat ezt követően eltérhet attól függően, hogy 

• saját szolgáltatásról, vagy 

• vásárolt rapid szolgáltatásról, vagy 

• vásárolt komplex szolgáltatásról van-e szó. Ez utóbbiak folyamatában a szolgáltatási igény (és tétel) rögzítését követően megjelenik a speciális adatlap (ügyintézés).

A rendszerben jelenleg a következő speciális adatlapok léteznek (a linkelt oldalakon az ügyintézés részleteiről is olvashatunk):

Abroncs művelet speciális adatlap

Autópálya matrica ügyintézés

Bér- és csereautó ügyintézés

Hozom-viszem ügyintézés

Hatósági ügyintézés

Káresemény ügyintézés

Segélyszolgálat ügyintézés

Szervizügyintézés

Üzemanyagkártya ügyintézés

Szállítói megrendelések kezelése

Vásárolt szolgáltatásoknál a szállítót részére megrendelést is küldhetünk. Rapid szolgáltatásoknál ez rendszeren kívüli lépést jelent, beépített komplex szolgáltatásoknál azonban a rendszer által támogatott folyamat része (vagyis a speciális adatlapon létezik a megrendelés kezelésére vonatkozó fül). Utóbbi esetben a megrendelés dokumentumként is kiállítható a rendszerből. 

Szállítói árajánlat kezelése

Tipikusan a nagy értékű és/vagy összetett vásárolt szolgáltatásoknál, a megrendelés sem elegendő a munkavégzés elkezdéséhez, flottakezelő kikötheti az árajánlat bevárását. Adott szolgáltatásnyújtás kapcsán beérkező árajánlatok tulajdonképpen a majdan várt szállítói számla elődjeként is felfoghatók, részletezettségük is azonos kell legyen.
Az egyes árajánlat tételek tartalmát a szolgáltatás elemekkel azonosítják, vagyis kifejezetten nem leíró jellegű adatról van szó, hanem strukturált adattörzsből választott értékekről. Ráadásul ez nem is akármilyen törzsadat! Egyike a rendszer automatizmusait biztosító kulcsfontosságú adatoknak. Általa lesz tudható, hogy adott árajánlat tételt - ha majd egyszer számla tétel születik belőle - hogyan kell lekönyvelni, milyen jogcímen. Árajánlat tételként tipikusan elkülönülnek az anyagfelhasználások, munkadíjak. Ezen belüli bontás is lehetséges, a flottakezelő döntése, hogy szolgáltatás elem törzsét mennyire bontja meg.
A műszaki terület véleményezi az árajánlatot, melyből így akár több verzió is születhet. Végül jó esetben egy ezek közül, elfogadott árajánlat verzió lesz.

Rendszerben jelenleg a következő szolgáltatások folyamatában kezelhetünk árajánlatot:

Szerviz- és karosszéria ügyintézés

Abroncs ügyintézés

Szállítói számlázás engedélyezés

Fontos cél, hogy a beszállítók ne tudjanak idejekorán számlázni, csak ha a flottakezelő már jóváhagyta a munkavégzést. Ennek biztosítására egy un. engedélyszámot használunk, melyet bár a rendszer a szolgáltatási folyamat indításakor már kioszt, azonban ezt csak a munkavégzést követően ismertet flottakezelő a beszállítóval. Ezen engedélyszám kötelezően várt adat a szállítói számlán, hiányában a szállítói számla eleve elutasítható.

Szállítói számla befogadása

Szolgáltatás típustól függően az árakat vagy az előzőekben említett árajánlatból, vagy meghirdetett listaár jegyzékből tudhatja  a flottakezelő. Amikor beérkezik a szállítói számla, annak igazolásakor vagy a számla egészét, vagy a számla egyes tételeit hozzárendelik a megfelelő ügyfélhez, azon belül keretszerződéshez, azon belül gépjárműhöz, azon belül szolgáltatási igény tételhez. Amennyiben létezik árajánlat előzmény, úgy a számlát ahhoz lehet hozzárendelni, mire az árajánlat tételeit beemeli rendszer számla tételekként. Ehhez képest már csak a tűréshatáron belüli pici eltéréseket kell újonnan rögzíteni.
Ami viszont sosem maradhat el; a döntés arról, hogy adott tétel továbbterhelendő-e az ügyfélre vagy sem (azaz belefér az ügyfél által fizetett havi átalányba és a limitet sem lépte még túl). A döntéshez rendszer felajánl egy alapértéket.
Amennyiben adott flottakezelő nem F1 rendszerben érkezteti a szállítói számlákat, hanem például a könyvelő rendszerében, úgy picit megnyúlik a számla útja, és egy interfészen keresztül jut el az igazolókhoz.

Szolgáltatási igény lezárása

Amikor a szolgáltatásnyújtás lezárult, rögzíteni kell annak tény adatait. Ezek közül legfontosabb a befejezés dátum, ennek ismertté válásakor állítja rendszer a szolgáltatási igény tétel állapotát 'Ténylegesen igénybe vett'-re. Ez előfeltétele a számlázhatóságnak.

Szolgáltatás megtérülés egyenleg lekérdezés

A lekérdezés alkalmas az ügyfél szerződések adott pillanatban fennálló egyenlegének lekérdezésére. A témáról részletesen ezen az oldalon olvashat.

kész