Szerződés köztes elszámolások

Flottakezelő és ügyfél egy adott szerződésen általában annak megszűnésekor számol el. Adódhatnak azonban olyan helyzetek, amikor az aktív szerződéses időszakon belül - a szerződés lezárása, módosítása nélkül - bizonyos tételeket eseti jelleggel ki akarunk terhelni. Erre egyik megoldás a szerződésre hivatkozó köztes elszámolás folyamata, ahol Flottakezelő saját maga paraméterezheti az elszámolásra kerülő tételeket, melyekből aztán számlát is generálhat.

Törzsadatok

A köztes elszámolás tehát nagyban különbözik az egyedi szerződések futamidő végi elszámolásától, arról a Szerződés lezárások funkcióban tájékozódhat. A két folyamat közös pontja a közös törzsadat háttér, az elszámolás költség típusok paraméterezése. Az adatokat a Számlázás / Törzsadatok / Elszámolás költség típusok menüben érjük el.

Szerződés elszámolások felület kezelése

Első lépés az alapadatok feltöltése (alábbi kép), majd az elszámolandó tételek rögzítése következik egyesével. Az elszámolandó tételek rögzítését a Felvitel gombbal kezdeményezhetjük. A tételek csak rögzítés alatti állapotban módosíthatóak, törölhetőek.
Miután a tételeket rögzítettük, az elszámolást továbbítani kell jóváhagyásra. 

Adatok blokk

Partner, keretszerződés, Egyedi szerződés adatok
Amelyik szerződésre az elszámolást készítjük. Csak aktív szerződésre indítható elszámolás.

Állapot
Lehetséges értékei:

• • • Rögzítés alatti; ebben az állapotban az adatok módosíthatóak.

    • Belső jóváhagyásra vár; az elkészített elszámolást ekkor már nem módosíthatjuk, de szükség esetén visszaléptethetjük rögzítés alatti állapotra.

    • Jóváhagyva; csak jóváhagyott elszámolásból indulhat a vevő számla generálása.

    • Számlázva; a vevőszámla elkészült.

    • Érvénytelen; a vevőszámla sztornózása esetén lép ebbe az állapotba.

Gépjármű
A kiválasztott egyedi szerződés alapján rendszer tölti.

Elszámolás típusa
A rendszer tölti, itt mindig 'Köztes elszámolás'.

Elszámolás dátuma
A számla teljesítési dátuma.

Elszámolt időszak
Az itt megadott dátumok a vevőszámlára rákerülnek.

Leírás
A számla fejlécébe kerülő szöveg.

Elszámoláskori km óra állás
Amennyiben ismert, rögzíthetjük az épp aktuális adatot. Túlfutás típusú elszámolás készítésekor a rendszer számol vele.

Arányosított km óra állás
A szerződés kezdetétől az elszámolás dátumáig eltelt időre arányosított futásteljesítmény értéke (napra).

Számított km eltérés
A rendszer számolja az arányosított km állás és az elszámoláskori km óra állás értékeiből. Így azonnal látható, kell-e km túlfutás miatti elszámolás tételt felvenni.

Megjegyzés
Szabadon írható, számlán nem kerül feltüntetésre.

Elszámolás tételek blokk

Elszámolás
Az elszámolásban érintett gj rendszáma, az elszámolás leírása, és az ügyfél neve összefűzve jelenik meg.

Költség típus
Választás a törzsadatok 'Köztes elszámolás' típusú tételei közül.

Tétel megnevezés
A kiválasztott költség típus megnevezését a rendszer beajánlja, de ez felülírható.

Számlázási leírás
A számla tételeire kerülő szöveg.

Számított km eltérés
Az alapadatoknál számított érték itt is megjelenik.

Elszámolandó km
Csak a beépített típusú 'Túlfutás' költség típus választása esetén aktív a mező. (Fenti képen nem is szerkeszthető.)
Azt a futásteljesítmény adatot írjuk ide, amelyet ki akarunk terhelni. Ez lehet a rendszer által számolt óra állás, de el is térhetünk tőle.

Km díj
Szintén csak a beépített típusú 'Túlfutás' költség típus választása esetén aktív.
Az egy km-re vonatkozó egységár, amivel számítani akarjuk a túlfutás díját.

Kalkulált díj
A rendszer számolja, az előző két adat szorzata, miután azokat kitöltöttük. 

Számlázandó díj
A tétel költsége. Amennyiben a költségtípushoz van megadva Alapértelmezett ár, úgy azt a rendszer felajánlja, de módosítható.
Túlfutás költségtípus esetén nem az alapértelmezett árat írja be a mezőbe, hanem a kalkulált díj értékét, de ez is felülírható.

Megjegyzés
Szabadon írható, a vevőszámlára nem kerül fel.

Jóváhagyás blokk

Az állapotot léptethetjük a gombok segítségével, vagy az Állapotváltások menüben.
A jóváhagyás idejét és a jóváhagyó felhasználót a rendszer tárolja. A jóváhagyott elszámolás a vevőszámla elkészítése előtt visszaléptethető rögzítés alatti állapotba,  ekkor a korábbi jóváhagyásra vonatkozó adatok törlődnek.

Számlázás blokk

Jóváhagyásra küldéskor a rendszer összesíti a számlázandó díjakat a 'Számlázandó összeg' mezőben. A jóváhagyott elszámolást a 'Vevő számla elkészítése' gombbal tudjuk létre hozni. Ekkor az elszámolás 'Számlázva' állapotba lép, az elkészült vevőszámlát pedig közvetlenül is elérhetjük innen.

Ha a vevőszámlát elvetjük, az elszámolás automatikusan visszalép 'Jóváhagyott' állapotba, így lehetőség van az elszámolás adatait módosítani, majd a számlát újra generálni.
A számla sztornózása esetén az elszámolás 'Érvénytelen' állapotot vesz fel, ezt követően az adatok már nem módosíthatóak, új elszámolást kell indítani.

kész