Szállítói számla érkeztetése NAV-ból

Az F1 a D1 (vagy D1L) rendszer közreműködésével a NAV-ból érkezteti (és iktatja) a beszállítók számláit. Az automatikus iktatásnak számos előnye van, hatékonyabbá teszi a munkavégzést, illetve a szállítói számla fej adatok feltöltésével a felhasználói elgépelések is jelentősen csökkennek.

A folyamatot az alábbi ábra szemlélteti:

Felület kezelése

Szűrőblokk

A blokk szűrőfeltételei csak részben értelmezhetőek ebben a funkcióban. A leírás így csak ezeket tartalmazza.

Iktatásra váró előrögzített számlák:
szűrhetők a D1 által NAV-ból lekért azon szállítói számlák, melyekkel F1-ben még semmi nem történt. 

Igazolásra váró előrögzített számlák:
szűrhetők azok a számlák, melyek már F1 oldalon iktatásra kerültek, azaz a szállítói számla fej adatai F1-ben is léteznek.

Szállítói számla:
szűrhetők az egy konkrét számlához tartozó interfész sorok F1 azonosító alapján (azaz csak már legalább iktatott állapotú számlákat kereshetünk itt).

Könyvelési azonosító:
kereshető egy konkrét (D1) azonosítóval rendelkező számla.

Könyvelési év:
szűrhetők egy adott könyvelési évhez tartozó szállítói számla sorok.

Beszállító:
szűrhetők az egy adott beszállítótól érkező szállítói számla sorok.

Nyomógombok

A számlák érkeztetését, kezelését a nyomógombok segítségével végezhetjük el.

Előrögzített számlák beolvasása:
frissíti a D1 rendszerből érkező előrögzített szállítói számlák listáját. A frissítésen túl egy ellenőrzés is lefut, a következőket vizsgálva:

• D1 által átadott külsős szállító létezik-e F1 partnertörzsben,

• a megtalált partnernek legyen legalább egy érvényes elsődleges címe F1-ben,

• a kapott külsős számlaszám még nem létezhet más F1 szállítói számlánál (duplikált feldolgozás elkerülésére).

A talált hibákat megjeleníti a Hiba oszlopban.

Hibásak újbóli ellenőrzése:
a hibás előrögzített szállítói számla sorokat F1 nem engedi tovább a belső táblákba mindaddig, míg a legutóbbi ellenőrzéskor jelzett hiányosságokat nem pótoljuk. Ha ez megtörtént, jelen gombbal kérhető az újbóli ellenőrzés a hibalista frissítéséhez. A javítások nyomán a hibajelzéseket törli a rendszer a megfelelő számla sorokból.

Kijelöltek iktatása:
a hibamentes tételeket e gombbal engedhetjük be az F1 belső folyamataiba. Innentől lesz a számla elérhető a normál F1 Szállítói számlák felületen. A kijelölés a Space billentyű megnyomásával végezhető el egy adott tételre, illetve a Szállítói számlák blokk alatt található Összes kijelöl gombbal a listában szereplő valamennyi tételre egyszerre is.

Kijelölt előrögzített számlák elutasítása:
amennyiben az első ellenőrzés alkalmával kiderül, hogy a szállítói számlát nem akarjuk befogadni, lehetőség van iktatás nélkül törölni ezeket a felületről.

Szállítói számla:
F1 rendszerbéli szállítói számla adatlap.

Pdf megnyitás:
A NAV rendszerétől kapott adatokból D1 kreál számlaképet, a gombra kattintva ez nyílik meg. A számlakép megjelenítése független attól, hogy a szállítói számla amúgy már iktatva lett-e F1 belső szállítói számlái között vagy sem. A fájl elérhető lesz későbbiekben az iktatott szállítói számla F1 adatlapjáról is.

Szállítói számlák blokk

Kijelölés:
itt mutatja a rendszer, hogy az adott tétel kijelölt-e valamelyik művelethez.

Könyvelési azonosító:
a kapott előrögzített szállítói számla könyvelési rendszerbéli azonosítója, nem változik, erre hivatkozva kell majd a kész számlaadatokat is visszaadni BO-nak. Könyvelési éven belül egyedi.

Könyvelési év:
a kapott előrögzített szállítói számla könyvelési rendszerbéli könyvelési éve, ezen belül egyedi az azonosító.

Beszállító:
az adószám alapján a rendszer kikeresi az F1 partnert, és megjeleníti annak nevét. Ha nem sikerül az adószám beazonosítása, a Hibák oszlopban jelzi a problémát.

Iktatószám:
az F1-ben kapott szállítói számla iktatószám, mely év/számlafajta/sorszám felépítésű. 

Állapot:
az F1-ben aktuális számlaállapot.

Igazolási kategória
a már iktatott számláknál a számla fejben megadható kategória. 

Eredeti számlaszám:
az F1-ben rögzített adat, mely a szállító saját rendszeréből osztott számlaazonosítót tartalmazza. 

Számla kelte
a  NAV rendszertől kapott érték.

Fizetési határidő
alapesetben a NAV rendszertől kapott érték, azonban sokszor hiányzik ez az érték a beérkező adatokból. Tekintve, hogy F1-ben kötelező a mező az iktatáshoz, hiány esetén a rendszer az alábbi szabály alapján határozza meg az értékét:

• Ha számla folyamatos teljesítésű (időszak meg van adva), akkor a teljesítés dátuma.

• Ha nem folyamatos teljesítésű, akkor a számla keltéhez hozzáadjuk a beszállító partner adatlapján beállított 'Fizetési határidő szabály' szerinti napok számát, és ez lesz határidőként a számlában beállítva.

A szabály alapján beállított fizetési határidő értéke az iktatott számlákban pontosítható.

Devizanem, Bruttó, Bruttó DEV:
a NAV rendszertől kapott érték.

Beolvasva:
amikor az interfész felületre beérkezett az adott előrögzített szállítói számla adat.

Elutasítva:
az F1 oldali 'Elutasított' állapotra állítás időpontja.

Engedélyezve, Küldve:
a szállítói számla P1 felé történő feladása mikor történt.

Válasz:
mikor érkezett P1-ből válasz a feladott sor visszajelzéseként (azaz a könyvelés időpontja).

Hibák:
adott szállítói számlával kapcsolatos aktuális hibák. E hibák három forrásból (három más-más alkalommal lefutó ellenőrzésből) származhatnak:

• iktatásra váró előrögzített számlák ellenőrzésekor talált hibák,

• küldés engedélyezésekor talált hibák,

• könyvelésre feladott sorok válaszában - könyvelő rendszertől - kapott hibák.

kész