A rendszerbe majdan bekerülő gépjárművek típusának leírása nem szöveges módon történik, hanem kiterjedt törzsadat rendszer segítségével. A vonatkozó törzsadatokat a következő oldalon részletezzük:
A gépjármű típus törzs a rendszer sajátja, az más kérdés, hogy feltöltéséhez a kézi felvitelen kívül lehetőség van importálni is adatokat. Az importálás szabványosított szerkezetű fájlok révén lehetséges, így minden új import forrás alkalmazása külön illesztési (fejlesztői) feladat. Rendszer egyelőre az Eurotax adatbázis szerkezetét képes kezelni importáláskor. Az Eurotax használt autó árkalkulációja a rendszerbe nem épül be, a használt autók árkalkulációját a rendszeren kívüli Eurotax-ban lehet elvégezni. Az elektronikus formában kapott Eurotax állomány alapján bármikor indítható frissítés. A kapott fájlok mindig a teljes Eurotax állományt tartalmazzák és ezt a teljes adatkört le is tárolja a rendszer. A rendszerbe való beolvasás üzemeltetői feladat, részleteket lásd Eurotax betöltés funkciónál.
Az importált törzsadatok utólagos szerkesztésére nincs lehetőség, csak így őrizhető meg egy önmagában konzisztens törzs állapot. A kézzel rögzített törzsadatok viszont utólag is szerkeszthetők, javíthatók (ezt a felületek nem korlátozzák), DE tegyük mindezt annak tudatában, hogy ezzel a módosítással visszamenőlegesen NEM változtatjuk meg a régebben rögzített gépjárművek adatait, a változások csakis az új rögzítésekre lesznek hatással!
Amiatt, hogy az importálás nem on-line módon, hanem betöltések révén lehetséges, aminek van bizonyos rendszeressége (pl. havi), előállhat olyan helyzet, hogy egy ügyfél ajánlatot kér egy annyira új típusra, ami még nincs benne a legutóbb importált törzsben.
Ilyen eseteket az alábbiak szerint kezelhetünk:
addig is, amíg megérkezik a legújabb törzsadat, felvesszük kézzel a típust. Ilyenkor a törzset kezelő felhasználó felelőssége utánajárni, hogy mi lesz az új típus adata, és azt kell rögzítenie is, hogy utóbb az importáláskor a kézzel előzetesen felvett adatokhoz párosítható legyen a beolvasott adat. Így biztosítható, hogy az új gépjármű adatai is besorolhatók legyenek a szabványos törzsbe, amikor a törzs már tartalmazza az új típust.
egy nagyon hasonló típust használunk fel az ajánlatadáshoz, melynek a pénzügyi vonzatú paraméterei egyeznek az áhított új típuséval (pl. ugyanakkora adó vonzattal bír mindkettő), és majd az ajánlatot pontosítjuk akkor, amikor megérkezett az új törzsadat. Részleteket lásd az Ajánlatadás és az Ajánlat másolása funkcióknál.
ha az ajánlat alapján már legenerált gépjárműhöz időközben megérkezik az új Eurotax kód, úgy azt az autónál utólag is korrigálhatjuk. Fontos, hogy ilyenkor a gépjármű műszaki paramétereit és a felszereltségét is frissíti rendszer az Eurotax alapján (pont az ideiglenesen, hiányosan felvett típusok miatt).
F1 rendszerben a gépjárművek az esetek többségében generált módon jönnek létre, az üzletkötési folyamat során tisztázott jellemzőkkel, új autóként. Amennyiben használt autóval van dolga a flottakezelőnek, az rögzíthető kézzel is.
Maga a gépjármű rengeteg jellemzővel bír, ezért a kezelésére szolgáló felület is összetett. Többek között a gépjármű felől érjük el egy konkrét gépjármű...
felszereltségét, azaz a típushoz gyárilag rendelt széria felszereltségek és a megrendeléskor azokon felül kért un. extra felszereltségek együttesét, és
tartozékait, azaz azokat az utólag vásárolt kiegészítőket, melyek kifejezetten az adott autóhoz lettek véve, arra lettek aktiválva.
A rendszerben minden olyan gépjárművet nyilvántarthat a flottakezelő:
amelyek ugyan az ügyfél tulajdonában állnak, de a flottakezelő szolgáltatást nyújt a gondozásukhoz, kezelésükhöz,
amelyek a flottakezelő tulajdonában állnak, és amelyeket a flottakezelő valamely finanszírozási konstrukcióban különböző időtávokra (finanszírozás futamideje) használatra átenged az ügyfélnek,
amelyeket a flottakezelő másoktól bérel, hogy közvetítéssel szolgáltatásnyújtáshoz felhasználja (idegen bérautó kiadása),
esetleg saját készleten tartva szolgáltatás nyújtásához eszközként használ (saját bérautóként kiadás), sőt,
melyeket saját célra tart (céges dolgozói autók).
Annak függvényében, hogy a flottakezelő IFRS szerint vezeti-e könyveit vagy sem, eldönthető, hogy mely autókat kell a flottakezelő saját könyveiben tárgyi eszközként is kimutatni.
A gépjárművek és a rájuk vonatkozó szerződések fogalma elválik egymástól (hisz egy autó élete alatt több szerződéshez is kapcsolódhat, akár más-más ügyfélhez kötődve is). A gépjármű rendszerbeli életciklusa már jóval a gyártása előtt elkezdődik, és tart egészen addig, míg ki nem vezetjük az autót a rendszerből. E mozgások összhangban állnak a gépjármű lehetséges állapotaival. Az autók mindegyike rendelkezik egy-egy saját azonosítóval. Ez az azonosító (1) végigkíséri az autót egész életét, soha sem változik, és (2) nem összetévesztendő a szerződések azonosítójával (nekik is van sajátjuk).
A gépjárművek lehetséges állapotai F1 rendszerben a következők:
Átadás alatt:
akár rögzítéssel, akár ajánlatból történő generálással jön létre az autó, ez lesz a kezdeti állapot. Tipikusan az ügyfél tulajdonú csak kezelésre befogadott autókat kell kézzel rögzíteni, a finanszírozás (mely mögé tipikusan új autók kerülnek) ajánlat alapján történik, ott a generálás a jellemző.
Aktív:
tipikusan az első átadás napjával (illetve belső felhasználású autó esetén a használatbavétel napjával) léptethető az autó aktív állapotba. Csak Aktív autóhoz aktiválható az egyedi szerződés.
Totálkár
Lopáskár
Leadott, eladás alatti:
finanszírozott autóknál a futamidő letelte után léptethető az autó ebbe az állapotba. Specialitása, hogy ha bár az autó már a kivezetés útjára lépett, még hasznosítható, akár bérautó foglalás is rögzíthető hozzá.
Eladva:
finanszírozott autóknál a végállapot.
Kezelés vége:
csak kezelt autóknál a végállapot (ezeket ugye értékesíteni sose fogja a flottakezelő, mivel nem az övé, hanem az ügyfélé, ezért nem lenne értelmes az Eladva végállapot).
Meghiúsult átadás:
a folyamat elején elakadt autók jelölhetők meg így (jó esetben nagyon kevés ilyen lesz).
kész