3.1. Roluri

Primul nivel al securizării în SocrateCloud sunt Rolurile. Când un utilizator se loghează în SocrateCloud, o face printr-un rol specific. Un utilizator poate avea mai multe roluri disponibile, dar se loghează și are asigurat accesul pe baza rolului selectat.  Există 4 tipuri de roluri generice:

• System Administrator

• Superuser

• Administrator Titular

• Utilizator Titular

Cu rolul de System Administrator se pot vedea doar înregistrări la nivel de sistem, cum ar fi unităţi de măsură şi tipuri documente. Rolul de System Administrator nu poate fi modificat. Se pot adaugă alte roluri de System Administrator, însă cel creat la definirea sistemului nu poate fi modificat.

Rolul Superuser are toate rolurile din sistem. Acest rol este destinat situațiilor de urgenţă, când e nevoie de un utilizator ce are acces peste tot în toate societăţile. Accesul la acest utilizator ar trebui restricţionat doar la câțiva utilizatori cheie.

Rolurile de tip Administrator titular şi Utilizator titular sunt destinate utilizatorilor care îndeplinesc tranzacţii. Administratorul de titular poate realiza definiri şi introduce tranzacții, iar utilizatorul de titular poate doar să adauge documente.

La logare în SocrateCloud meniul este aranjat automat bazat pe entităţile la care are acces Rolul. Utilizatorul nu vede în meniu elementele la care nu are acces. Rolurile definesc acțiunile pe care le poate efectua utilizatorul în entităţile la care are acces. Aceasta includ Vizualizare asupra informaţiilor contabile, Raportări, Exportări, Blocarea şi Vizualizarea înregistrărilor Blocate. Rolurile definesc Societăţile, Ferestrele, Procesele, Formularele, Fluxul activităţilor şi Task-urile pe care le poate accesa utilizatorul.

Roluri / Gestiune Roluri

Fereastra Roluri, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Securitate se utilizează pentru a crea și modifica roluri. Începând cu 16.04 a fost înlocuită de fereastra Gestiune Roluri care pe lângă opțiunile disponibile în fereastra "Roluri", oferă și o funcționalitate de gestiune a rolurilor prin intermediul unei structuri arborescente. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip Rol - metodă predefinită de clasificare a rolurilor, utilizată pentru a aduce la un numitor comun toate rolurile din sistem;

  • Nivel Utilizator - determină nivelul la care datele pot fi introduse sau de la care pot fi accesate. Un rol ce oferă utilizatorilor un nivel inferior nu va ermite accesul utilizatorilor la ferestre, procese sau înregistrări al căror nivel este unul superior! Exemplu: un rol ce conferă doar nivelul "Societate" nu va permite accesul utilizatorilor cu acest rol la ferestre a căror nivel de acces este "Sistem+Titular", chiar dacă în tabul "Access Ferestre" se indică accesul la aceste ferestre. Începând cu v18.12, procesul de migrare (actualizare de versiune) va șterge, la nivel de rol, accesul către entitățile care nu se potrivesc ca definiție de nivel cu cel al rolului respectiv! Nivele sunt:

  • "Titular" - permite accesul la datele non tranzacționale;

  • "Societate" - permite accesul numai la datele tranzacționale;

  • "Titular+Societate" -  aceasta înseamnă că poate introduce date de referință (Terți, Termene de plată, etc.), cât și date tranzacționale (Comenzi, Plăți, etc.);

  • "Sistem" - permite accesul la datele de referință, dar nu și la datele tranzacționale;

• Manual - indică dacă se permite in mod automat accesul la ferestrele, procesele, fluxurile şi task-urile nou create: 

  • dacă se bifează această opțiune, rolul nu va fi actualizat pe parcursul migrărilor, aceasta fiind şi varianta recomandată de definire întotdeauna a rolurilor noi!

  • dacă nu se bifează această opțiune, accesul va fi definit automat pentru orice noua fereastră, proces, flux şi task care apare în urma procesului de migrare. 

  • prin migrare se înțelege trecerea la o noua versiune SocrateCloud.

• Administrator - indică dacă acest rol este de administrator. Un rol cu această bifă poate actualiza parolele utilizatorilor cu alte roluri;

Secțiunea Workflow conține setări aplicabile pentru fluxuri de tip document. Detalii în Fluxuri;

• Limită de Aprobare - este folosită atunci când un document trebuie aprobat. Utilizatorii legați de acest rol pot aproba doar documente cu o valoare mai mică decât limita de aprobare;

  • Valută - valuta folosită pentru limita de aprobare;

• Aprobare Proprie - se bifează dacă utilizatorii legați de acest rol au permisiunea să îşi aprobe propriile documente create. Dacă nu se bifează documentele create trebuie aprobate de către un alt utilizator;

• Supervizor - se selectează un utilizator, folosit pentru escaladare și aprobare;

Secțiunea Acces:

• Nivel Preferință - va determina nivelul la care utilizatorii legați de acest rol pot face setări sau selecta valori de preferință. Detalii în Interfața Utilizator;

  • • Nimic - indică faptul că utilizatorii legaţi de acest rol nu pot opera nici setări la nivel de utilizator şi nici la nivel de valoare. 

    • Utilizator - atunci se vor putea realiza setări la nivel de utilizator, iar în ce priveşte valorile, ele pot fi setate doar la nivelul utilizatorului. 

    • Societate - indică faptul că se vor putea opera setări de la utilizator și la nivel de valoare pentru întreaga societate

    • Titular - poate realiza setări la nivel de titular.

    • Nivelul de preferință influențează în mod direct vizibilitatea în ceea ce privește auditul modificărilor de date; 

      • Nimic, Utilizator și Societate - în fereastra Info Înregistrare vor fi afișate doar datele despre cine a creat documentul și ultima actualizare; 

      • Titular - se afișează toate datele referitoare la modificarea documentului auditat.

• Nivel Customizare - se selectează nivelul la care se salvează customizările (inclusiv setările de tip Hilites) făcute pentru layout-ul ferestrelor, formularelor, ferestrelor Info, fluxurilor :

  • • Tenant (or Role or User) - utilizatorii legaţi de acest rol pot salva customizări strict pentru rolul lor și/sau la nivel de utilizator;

    • None  - utilizatorii legaţi de acest rol NU pot salva customizări;

    • Role (or User)  - utilizatorii legaţi de acest rol pot salva customizări strict pentru rolul lor și/sau la nivel de utilizator;

    • User only  - utilizatorii legaţi de acest rol pot salva customizări strict la nivel de utilizator.

• Preferințe Afișare - regulă de afișare pentru coloanele Titular și Societate pe ferestrele din SocrateCloud;

• Arbore Meniu - se selectează meniul principal disponibil pentru acest rol. Detalii în Meniu Principal;

  • dacă nu se selectează un meniu, va fi utilizat meniul implicit, definit în fereastra Ierarhii;

  • rolul nu va putea accesa ferestre, rapoarte și procese care nu se află în meniul selectat. Structura arborescentă de gestiune roluri ține cont de arborele meniu utilizat;

• Acces toate Soc - dacă se bifează acest rol va avea acces la toate societățile (chiar și la cele inactivate) și sistemul va ignora oricare înregistrare definită pentru acest rol în tab-ul Acces Societăți;

OBSERVATIE! Rolurile care trebuie să aprobe/respingă procesele de workflow să aibă obligatoriu în Acces Societăți setată societatea pentru care să aibă drept de aprobare/respingere. NU este suficientă bifa Acces la toate societățile! 

• Clasificare Societăți - ierarhie pe baza căreia rolul va accesa societățile subordonate (atunci când în tab-ul Acces Societăți sunt selectate nivele de consolidare);

  • dacă nu se selectează o ierarhie va fi utilizată ierarhia implicita, definită în fereastra Ierarhii;

  • dacă la nivel de rol se definește accesul la o societate părinte (cu bifa Nivel Consolidare), rolul va putea accesa implicit și toate societățile subordonate, în funcție de ierarhia utilizată;

• Acces Utilizatori Soc - se bifează dacă se dorește definirea societăților care pot fi accesate la nivel de utilizator ca opus la nivel de rol. Aceasta permite definirea unui rol generic și apoi de utilizatori multiplii, fiecare având acces la societățile dorite;

  • societățile care vor putea fi accesate cu acest rol se definesc la nivel de utilizator în fereastra Utilizatori, tab-ul Acces Societăți.

  • rolul nu va mai ține cont de societățile definite în fereastra Gestiune Roluri, tab Acces Societăți;

• Expunere Contabilitate - se bifează pentru ca acest rol să aibă acces la:

  • tab-ul Informații Contabile din ferestre - va trebui bifată căsuța Afișează Informații Contabile în fereastra Preferințe Utilizator;

  • la butonul Transferat/Netransferat din documente; 

  • fereastra Informații Cont din meniul informativ;

• Creează Rapoarte - dacă se bifează, acest rol va avea capacitatea să creeze rapoarte;

  • Poate Exporta - dacă se bifează, acest rol va avea capacitatea să exporte date (rapoarte). Rolul trebuie să aibă capacitatea să creeze rapoarte pentru a le putea exporta;

  • Acces Raport Nou - utilizatorii cu acest drept pot folosi opțiunea {** Raport Nou **}, din orice raport, pentru a genera un nou format de tipărire personalizat. Fără acest drept, utilizatorii vor putea folosi doar formatele de tipărire puse la dispoziție de către administratorul de aplicație. (v20.09)

• Blocare înregistrări - dacă se bifează, acest rol va putea bloca înregistrările în aşa fel încât nici-un alt rol să nu le mai poată accesa;

  • Acces personal - dacă se bifează, acest rol va putea accesa toate înregistrările blocate, indiferent de rolul care le-a blocat.

• Ignoră Limită Preţ - dacă se bifează, acest rol va avea dreptul de a introduce prețuri care se află în afara limitelor de preț definite pe lista de prețuri selectată pe document. Se sugerează ca această opțiune să fie rezervată doar rolurilor de supervizare. Detalii în Preţuri;

• Suprascrie Politică Retur - dacă se bifează, acest rol va avea dreptul să genereze documente de tip RMA peste intervalul indicat prin Politicile de Retur.

• Restricții Terț - se bifează dacă acest rol este folosit pentru a defini accesul clienților la Web Store. Detalii în Extensie - WebStore;

  • numai un rol cu proprietatea "Administrator" poate modifica parola unui rol cu "Restricții Terti".

  • acești utilizatori nu vor avea acces decât la documentele introduse de ei;

  • acești utilizatori nu vor avea acces la ”Dashboard”, ”Flux Activități” și ”Analytics”

  • acești utilizatori nu vor avea acces în Info Articole/Alte Info/Prețuri de vânzare decât lista de preț de pe terțul mapat utilizatorului. Dacă pe terț nu e setată în clar nicio listă de preț, atunci nu se afișează nimic!

• Securizare Info Articole - dacă se bifează, acest rol nu va avea dreptul să vadă preţurile de achiziţie în fereastra Info Articole, zona Istoric Preţuri;

• Access all API's - dacă se bifează, acest rol va avea access la toate metodele API. Acest câmp devine vizibil doar dacă titularul are componenta 'SocrateCloud API';

  • Rol Apps - setarea acestei bife duce la limitarea accesului direct la SocrateCloud (webUI) și oferă utilizatorilor asignați acestui rol doar posibilitatea de a accesa aplicații externe Apps/API. Rolurile care au această bifă nu vor fi afișate la login SocrateCloud, iar utilizatorii respectivi nu sunt luați în considerare la numărul de licențe utilizate. Acești utilizatori vor fi tratați separat ca și politică de licențiere. Restricțiile sau drepturile oferite la nivel de rol se pot exercita doar prin intermediul aplicațiilor externe de tip Apps. Accesul la aceste aplicații este conditionat de prezența bifei “Acces full API” sau a unor înregistrări corespunzătoare în tab-ul Acces API!

  • Aplicația SBS - se activează dacă se bifează Rol Apps. Acest câmp va permite selecția aplicației pentru care se aplică rolul. Selecția se face din lista aplicațiilor la care are acces titularul. Pentru a asigura compatibilitate cu configurările existente NU este obligatorie completarea câmpului “Aplicația SBS” la rolurile cu bifa “Rol Apps” (Urmează ca accesul în aplicațiile SBS să fie limitat în conformitate cu setările efectuate prin aceste roluri). 

  • Rol CRM - setarea acestei bife asigură accesul doar la meniul CRM distinct și oferă utilizatorilor asignați acestui rol posibilitatea de a accesa doar acest meniu.  Numărul de utilizatori este controlat de componenta SCRM prin intermediul cotei ''Nr. maxim utilizatori cu rol CRM''.

• Întreținere log - se bifează dacă se doreşte ca SocrateCloud să păstreze auditul tuturor actualizărilor realizate de utilizatorii legați de acest rol. Doar utilizatorii legaţi de nivelul Titular pot vizualiza acest log. NU SE RECOMANDĂ utilizarea acestei opţiuni în mediile de producţie întrucât duce la o creştere semnificativă a logului şi la o depreciere drastică a performanţelor serverului! Util doar pentru medii de test în vederea depanării unor posibile bug-uri.

• Is MSTR Group - dacă se bifează, acest rol va avea acces şi va putea fi sincronizat cu grupurile din SocrateBI (Microstrategy). Bifa apare doar dacă exista o subscriere valida pentru SocrateBI;

• Profil Conexiune - câmpul nu este folosit în versiunea actuală SocrateCloud;

• Număr Înregistrări Confirmare - se utilizează pentru a limita numărul de înregistrări afișate automat la deschiderea unei ferestre. 

  • dacă se introduce valoarea 0, atunci sistemul va considera implicit 500 de rezultate de returnat;

• Max Înregistrări - se utilizează pentru a limita numărul de înregistrări afișate într-o fereastră. 

  • dacă se introduce valoarea 0, atunci nu sunt impuse restricții. 

  • de exemplu, dacă e setată valoarea 100 şi utilizatorul deschide fereastra Articole, nu vor fi afișate mai mult de 100 de articole. Pentru a afișa restul articolelor se pot utiliza filtre de căutare.

  • Limitare: la afișarea a mai mult de 500 de înregistrări, nu vor putea fi utilizate functionalitățile de grupare și sortare în grid;

• Nr. Max. Linii/raport - se utilizează pentru a limita numărul de rânduri care pot fi afișate pe un raport (mecanism de protecție prin care se încearcă evitarea generării rapoartelor cu un număr foarte mare de rânduri şi care poate duce la blocarea serverului);

• Dim Maximă Atașament Uploadat (Mb) - dimensiune maxim admisă pentru fișierele atașate la orice entitate sau document din sistem. Dimensiunea este indicată în Megabytes;

  • Afișează înregistrări inactive - opțiune adăugată în versiunea 17.08; se bifează dacă se doreste ca pe rapoarte, la selecție în combo-box, să se aducă și entitățile inactive (ex: după dezactivarea unei celule sau a unei gestiuni, se dorește rularea unui raport, pentru a vedea ce tranzacții s-au facut în celula/gestiunea respectivă);  funcționalitatea este valabilă doar pentru afișarea (tranzacțiilor) entităților inactive în rapoarte și nu va afecta operarea de documente ; pentru a fi valabilă opțiunea, după bifarea câmpului este necesară rularea de "Resetare cache client + server" și relogarea în SocrateCloud.

• Depozit generic - începând cu versiunea 18.06

  • vizibil doar cu componenta SCWI activă (WMS)

  • doar cu bifa activă se pot defini gestiuni generice (bifa "Depozit Generic" în definirea gestiunii)

    • folosit în logare oferă utilizatorului posibilitatea de a rula procese în orice depozit fizic, doar în combinație cu setarea  bifei "Depozit Generic" pe gestiunea cu care este conectat utilizatorul.

  • Tip Info Articole Implicit - în completarea noii funcționalități aduse în v19.09 prin noua fereastră de căutare ”Info - Căutare Articole” și ca urmare a feedback-ului primit, începând cu v19.10 s-a adăugat posibilitatea de a indica la nivel de rol care este fereastra implicită pentru căutarea articolelor, ”Info - Căutare Articole” sau ”Info Articole”. Astfel avați posibilitatea să setați ferestre diferite de căutare funcție de rol, de necesitățile utilizatorilor în parte. Recomandăm fereastra ”Info - Căutare Articol” pentru toți utilizatorii care nu au nevoie de informații detaliate, ci de o căutare rapidă a articolelor din nomenclator. Pentru utilizatorii care în mod frecvent au nevoie de informație detaliată despre articole, se recomandă fereastra ”Info Articole”. Atenție, aceasta poate să răspundă într-un timp mai mare la căutarea articolelor!

        Pentru a stabili drepturile corespunzătoare rolului se folosesc tab-urile din ecranul roluri, iar începând cu 16.04, se utilizează structura arborescentă din stânga ecranului.

Acces Societăți 

Tab-ul Acces Societăți se utilizează pentru a vizualiza și adăuga societățile la care utilizatorii cu acest rol vor avea acces.

• dacă se definește accesul la o societate părinte (cu bifa Nivel Consolidare), rolul va putea accesa implicit și toate societățile subordonate, în funcție de ierarhia utilizată si doar in cazul in care acestea au bifat câmpul "Societate tranzactii";

• dacă la nivel de rol este selectată opțiunea Acces Toate Soc, înregistrările din tab-ul Acces Societăți vor fi ignorate;

• prin intermediul opțiunii Read Only se diferențiază între acces Read Write și Read Only la înregistrările cu societatea respectivă;

  • dacă se dorește ca utilizatorii cu acest rol să poată vedea datele acestei societăți, fără drepturi de adăugare sau actualizare, atunci se bifează opțiunea "Read Only";

Modul în care se definește accesul la societăți determină lista de societăți disponibile la autentificarea în aplicație astfel:

• vor fi disponibile doar societățile pentru care s-a definit acces Read Write;

• vor fi disponibile doar societățile active (începând cu v17.02);

• dacă nu s-a definit acces Read Write la nici o societate, la autentificare va fi disponibilă doar societatea *;

  • toate rolurile din sistem au acces Read Only implicit pe societatea *, indiferent de înregistrările definite în tab-ul Acces Societăți;

• dacă la nivel de rol s-a selectat opțiunea Acces Toate Soc vor fi disponibile toate societățile definite la nivel de titular, indiferent de înregistrările definite în tab-ul Acces Societăți;

Observație: dacă la nivel de rol s-a selectat opțiunea Acces Utilizatori Soc, accesul la societăți se definește în fereastra Utilizatori, tab Acces Societăți, după regulile de mai sus.

Atenție! începând cu v20.08 se aplică și limitări pentru gestiunile disponibile la login prin relația ”Gestiuni - Acces utilizatori”, ce acționează astfel:

• • un utilizator cu minim o relație activă se va putea loga doar pe gestiunea din relația respectivă (pentru ai acorda accesul la mai multe gestiuni, trebuie înregistrate relații pentru fiecare dintre gestiunile dorite).

  • un utilizator fără nicio legătură (sau niciuna activă) se va putea loga în sistem ca și până acum, având acces la toate gestiunile din cadrul societății la care se poate loga.

Utilizatori Asignați

Se selectează tab-ul Utilizatori Asignați pentru a adăuga sau vizualiza utilizatori cu acest rol. Pentru a asigna unui utilizator acest rol, se introduce sau se selectează utilizatorul dorit. Se poate de asemenea asigna un rol unui utilizator în fereastra Utilizatori.

ATENȚIE! Dezactivarea unui rol duce automat la dezactivarea tuturor înregistrărilor din tab-ul Utilizatori Asignați. Dacă rolul se reactivează, vor trebui reactivate manual înregistrările dorite pentru utilizatorii asignați rolului respectiv.

Începând cu versiunea 17.08 este disponibil și procesul "Utilizatori activi cu rol asignat", care poate fi folosit pentru a obtine un raport cu utilizatorii activi care au asignat un rol (și care sunt consumatori de licențe).

Pentru a genera și lista cu utilizatorii asignați la roluri care au bifa "Restrictii terț" (roluri folosite pentru a defini accesul clienților la Web Store), procesul se rulează bifând acest câmp.

Arbore Gestiune Roluri

Începând cu v15.10 SocrateCloud pune la dispoziția utilizatorilor funcționalitatea "Gestiune Roluri", prin intermediul căreia administratorii de aplicație pot defini cu ușurință rolurile și accesul acestora la ferestrele, rapoartele și procesele din SocrateCloud.