Переход на обновленную версию документа
Найменування підприємства, ЗАТВЕРДЖУЮ:
установи, організації Директор
________________________
________________________
(підпис) (П. І. Б.)
М. П.
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається на роботу і звільняється з роботи директором.
1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документальне забезпечення управлінської діяльності.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
- чинним законодавством України;
- Статутом підприємства;
- положенням про функціональні служби підприємства;
- наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- цією посадовою інструкцією.
1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою чи середньою професійною освітою і стажем роботи не менше одного року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
1.6. Секретар-референт повинен володіти знаннями щодо:
- перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;
- організаційної структури підприємства;
- організації роботи з документами, складання документації, інших питань діловодства на підприємстві;
- організації управлінської роботи;
- застосування засобів обчислювальної й організаційної техніки;
- перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера - ________________;
- культури роботи і службової етики;
- охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
2. ФУНКЦІЇ
На секретаря-референта покладаються наступні функції:
2.1. Інформаційно-довідкове обслуговування по документах підприємства.
2.2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.
2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.
2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.
2.5. Ведення й оформлення кадрової документації й обліку (у випадку відсутності спеціаліста з персоналу).
3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Секретар-референт повинен:
3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства необхідною документацією та документообігом.
3.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію вхідної та вихідної документації, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування і збереження відповідної інформації.
3.3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження і затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
3.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень і доручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їхнє виконання.
3.5. Здійснювати організацію підготовки, ухвалення рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, наданих керівнику, давати по них компетентні висновки.
3.6. Здійснювати оперативний зв'язок з іншими організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
3.7. Здійснювати прийом відвідувачів шляхом _______________________.
3.8. Виконувати роботу з документального забезпечення кадрової діяльності підприємства:
- оформлення наказів з особового складу;
- оформлення особистих карток форми Т-2 чи особових справ;
- оформлення трудових книжок;
- оформлення трудових контрактів (договорів);
- оформлення документів на відрядження;
- оформлення листків непрацездатності;
- ведення табеля обліку робочого часу;
- видача довідок про виробничий стаж і заробітну плату.
3.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.
3.10. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документального забезпечення підприємства.
3.11. Проводити щорічний добір документів на архівне зберігання чи на знищення.
3.12. Виконувати всі доручення керівника щодо _____________________.
4. ПОСАДОВІ ПРАВА
Секретар-референт має право:
4.1. Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівника.
4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.
4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що були підготовлені з порушенням установлених правил їхнього складання й оформлення, міжнародних правил оформлення документів.
4.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.
4.5. Вносити на розгляд керівника пропозиції по поліпшенню документального забезпечення діяльності підприємства, удосконаленню форм і методів управлінської діяльності на основі застосування електронної техніки.
4.6. Вимагати від керівника створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і схоронності всіх документів, наявних у документообігу при діяльності підприємства.
4.7. Працювати з документами, що мають гриф "ДСК" чи "Конфіденційно".
4.8. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідної інформації керівнику.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар-референт несе відповідальність за:
5.1. Якість документів, поданих на підпис керівнику підприємства.
5.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації і ведення документів.
5.3. Схоронність документації, розголошення відомостей, що мають гриф "Конфіденційно" чи "ДСК".
5.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.