5.2.1 Datenschutz

Digitalisierung und Datenschutz gehören zusammen:

Schauen Sie zur Einführung das witzig gemachte Video des Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg :

Wie bereits angesprochen ist der Datenschutz an Schulen von wesentlicher Bedeutung. Heute werden die Daten von Lehrkräften und Lernenden nicht mehr in Aktenordnern aufbewahrt, sondern sind digital zu finden. Sie werden in verschiedensten Programmen (z.B. Notenprogramme) genutzt und sind manchmal sogar online, z.B. auf der Schulwebseite zu finden. Doch wann und wie dürfen Daten an öffentlichen Schulen überhaupt verarbeitet werden und wie wirkt sich das auf den Schulalltag aus?

Allgemein gefasst bezeichnet der Begriff Datenschutz Maßnahmen zum Schutz persönlicher Daten, da das Recht diese weiterzugeben jeder einzelnen Person selbst obliegt. Missbrauch bei der Datenverarbeitung soll durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, gültig in der Europäischen Union) verhindert werden. Für den Datenschutz an Schulen gelten jedoch spezielle Bedingungen, die durch das Landesdatenschutzgesetz geregelt sind. Daten von Lehrenden und Lernenden (und manchmal auch von Eltern) dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine dementsprechende Einwilligung vorliegt. Wie diese auszusehen hat und mit welcher Absicht Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen bestimmt die Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“ des Kultusministeriums.

Doch wie wirkt sich das nun auf konkrete Situationen im Alltag an Schulen aus?

Die Verwaltungsvorschrift "Datenschutz an öffentlichen Schulen" liefert die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten an im schulischen Alltag. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Themenbereiche und Vorschriften zum Schutz persönlicher Daten (die komplette Schrift zum Nachlesen finden sie hier):

Datenverarbeitung:

• Datenverarbeitung à Einwilligung oder Landesgesetz erlaubt

• Einwilligung, Einwilligung Minderjähriger à Eltern?

Datenerhebung:

• Datenerhebung nur, wenn für Bildungs-/Erziehungsauftrag der Schule von Nöten (aber Betroffenen müssen darüber unterrichtet werden) à Ausnahmen z.B, bei Schulwechsel

• Selbsterstellte Daten gehen (Prüfungsleistung) à keine Erhebung

• Datenerhebung über Herkunft, rel. Gesinnung à Einwilligung

Datenspeicherung, -Nutzung, Veränderung:

• Erlaubt, wenn es für die Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schulen notwendig ist

• Daten (egal ob erhoben, oder selbst erstellt) dürfen nicht für andere Ziele verwendet werden, als für die, für welche sie erstellt wurden

• Datenlöschung/Datensperrung:

• Daten sind zu löschen, wenn sie für die Schule nicht mehr notwendig sind

• Es gibt bestimmte Fristen für die Löschung von Daten

• Daten müssen gesperrt werden, wenn ihre Korrektheit angezweifelt wird

Auskunftsrecht:

• Personen haben auf Anfrage das Recht zu erfahren, welche persönlichen Daten von einer Schule gespeichert werden, wann diese Daten erhoben wurden und zu welchem Zweck sie verwendet werden

Datengeheimnis/Datensicherung:

• Alle Personen an einer Schule, mit Daten Dritter in Berührung kommen sind verpflichtet, diese Daten, auch nach dem Ablauf ihrer Beschäftigungsdauer geheim zu halten

• Alle Personen an einer Schule müssen über die „Wahrung des Datengeheimnisses“ informiert werden

• Gespeicherte, personenbezogene Daten müssen vor fremdem Zugriff geschützt werden

Verfahrungsverzeichnis:

• Die Schulleitung einer jeden Schule ist verpflichtet alle automatisierten Datenverarbeitungsprozesse in einem Verfahrensverzeichnis aufzulisten

• Behördliche Datenschutzbeauftragte

• Kann von jeder Schule angefordert werden

Videoüberwachung:

• Die Entscheidung ob und wo Überwachung zum Einsatz kommt obliegt für gewöhnlich dem Schulträger. Dieser trägt für für die datenschutzrechtliche Handhabung der Überwachung Sorge. Während des laufenden Betriebes ist an Schulen keine Überwachung gestattet.

Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte:

• Lehrkräfte, die sich schriftlich dem Datenschutz verpflichtet haben, dürfen, mit Erlaubnis der Schulleitung ihre persönlichen Datenverarbeitungsgeräte nutzen.

• Technische Maßnahmen (wie Verschlüsselung der Daten) müssen getroffen werden

Verarbeitung von Schüler/Elterndaten:

• Minderjährige Schüler*innen dürfen selbst ihre Einwilligung geben (sofern sie dazu in der Lage sind) à spätestens ab 16

Welche Daten von Schülerinnen und Schülern dürfen gespeichert werden:

• Allgemeine Daten (Name, Anschrift, etc.)

• Daten von der Erziehungsberechtigten

• Schullaufbahndaten

Übermittlung von Daten von Schülerinnen und Schülern:

a) An Stellen des öffentlichen Dienstes (z.B. andere Schulen, Schulträger, Gesundheitsämter, Jugendämter): keine Einwilligung der betroffenen Personen von Nöten (allerdings müssen alle Auflagen des LDSG erfüllt werden)

b) An Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften: Weitergabe von Daten an Evangelische oder Katholische Kirche (in Zusammenhang mit Konfirmation/Kommunion etc.) ohne Einwilligung möglich; Weitergaben an andere religiöse Glaubensgemeinschaften nur mit Einwilligung der jeweiligen Personen erlaubt

c) Weitere Stellen (kein öffentlicher Bereich): für Gewöhnlich keine Weitergabe von Daten ohne die Zustimmung einzelner Personen (nun in Ausnahmefällen gestattet)

d) Datenübermittlung per E-mail (z,B, zwischen Lehrkraft und Eltern) nur mit Zustimmung, sonstiger Emailverkehr über Landesverwaltungsnetz (ansonsten Verschlüsselung der Daten notwendig).

e) Schulnoten dürfen nicht öffentlich gemacht werden

Veröffentlichung von SchülerInnendaten:

• Bei Veröffentlichungen von Daten/Bildern online oder in Printmedien muss zuvor das Einverständnis eingeholt werden (diese kann stets widerrufen werden)

• Alle betroffenen Personen müssen über etwaige Gefahren bei Veröffentlichungen (insbesondere online) in Kenntnis gesetzt werden

Einsicht in Prüfungen und andere schulische Unterlagen:

• Alle Schüler*innen haben das Recht Prüfungen nach deren Vollendung einzusehen (bei Minderjährigen können die Eltern dies ebenfalls tun).

• Die Prüfungen müssen dort eingesehen werden, wo sie abgelegt wurden

Hier finden Sie Antworten auf etwaige Fragen, die sich Ihnen als Lehrkäfte in Verbindung mit dem Thema Datenschutz an Schulen stellen könnten:

Darf ich Fotos meiner Schüler*innen auf der Schulwebseite veröffentlichen?

• Ja, solange eine schriftliche Einwilligung vorliegt (bei unter 16-Jährigen meist die der Eltern) und die Betroffenen (und deren Eltern) vorher auf alle möglichen Risiken aufmerksam gemacht wurden.

Darf ich Daten persönliche Daten meiner Schüler*innen auf meinem eigenen Computer verarbeiten?

• Ja, solange die Schulleitung einwilligt und das Gerät vor fremden Zugriff geschützt ist. Des Weiteren müssen alle genutzten Daten verschlüsselt werden.

Darf ich Daten erheben?

• Ja. Allerdings dürfen diese dann für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden.

Darf ich persönliche Daten meiner Schüler*innen weitergeben?

• Öffentliche Schulen dürfen Schüler*innen Daten normalerweise ohne Einwilligung an andere Schulen oder Stellen des öffentlichen Bereiches weitergeben. Allerdings muss alles im Einklang mit dem LDSG stehen.

Darf ich mich mit Kolleg*innen und/oder Eltern über Email Schüler*innen austauschen?

• Personenbezogener Inhalte dürfen nur dann via Email weitergegeben werden, wenn eine Einwilligung der betroffenen Personen (oder deren Erziehungsberechtigten) vorliegt.

Wo kann ich mich zum Thema Datenschutz an Schulen weiter informieren?

• Jede öffentliche Schule bestimmt eine mit dem Datenschutz beauftragte Person (die genauen Aufgaben können Sie hier nachlesen). Diese Person kann Ihnen bei Fragen weiterhelfen. Ansonsten können Sie sich auch nochmals selbst die Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“ des Kultusministeriums, die oben zusammengefasst ist, durchlesen oder sich auf folgenden Webseiten weitere Informationen zu Thema beschaffen:

  • https://lehrerfortbildung-bw.de/st_recht/daten/faq_ds/ (hier finden Sie ebenfalls ein FAQ)

  • https://lehrerfortbildung-bw.de/st_recht/daten/ds_neu/

  • https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/dsgvo-macht-schule-datenschutz-fuer-lehranstalten/ (Fachbeitrag zum Thema Datenschutz an Schulen)

  • https://www.datenschutzzentrum.de/bildung/schulen/ (Schleswig-Holstein)

  • https://datenschutz-schule.info/ (NRW)