Điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần thế nào?

Căn cứ theo Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế:

Trường hợp người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

>> Tham khảo: Lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp người bán lựa chọn hóa đơn thay thế: người bán lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi chú rõ ràng:

“Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử đầu tiên bị sai (gọi là hóa đơn H0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn H1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn H0) và phát hiện hóa đơn H1 vẫn bị sai thì:

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

+ Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: Kế toán lập hóa đơn H2 điều chỉnh cho hóa đơn H0 (lúc này hóa đơn H0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn H1).

+ Nếu lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Kế toán lập hóa đơn H2 thay thế cho hóa đơn H1 (lúc này hóa đơn H0 đã bị thay thế bởi hóa đơn H1).

Như vậy, nếu đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ 1/7/2022, hóa đơn điều chỉnh giảm được phép xuất âm.

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn chiết khấu thương mại theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Để điều chỉnh giảm hóa đơn, kế toán có thể lựa chọn một trong hai phương án: Lập hóa đơn điều chỉnh & lập hóa đơn thay thế.

Ngoài ra, kế toán cũng cần lưu ý trường hợp điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần, cần tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.

Theo Thông tư 78/2021/NĐ-CP, các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Kế toán vào phân hệ “Lập hóa đơn” và chọn mục “Lập hóa đơn điều chỉnh”. Sau đó, kế toán chọn hóa đơn gốc bị sai sót, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lấy thông tin ở hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Sau đó, kế toán ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Điền nội dung trên hóa đơn điều chỉnh

Việc điều chỉnh giảm hóa đơn được hướng dẫn tại Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế. Trong đó, kế toán điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin tại dòng hàng hóa bị sai sót, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế.

Bước 3: Ký số và gửi cho người mua

Kế toán xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Chứng từ xuất nhập khẩu 2025 gồm những gì?

Hóa đơn điện tử (E-invoice) của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp FDI lớn tại Việt Nam tin dùng như: Coca Cola, Aeon Mall, CGV, Lazada, Golden Gate,…

Năm 2011, E-invoice trở thành giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục thuế thẩm định, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp đưa ra giải pháp số tiết kiệm nhân lực và vật lực trong nhiều năm qua.

Mới đây, trước sự phát triển của công nghệ trên toàn cầu, Bộ Tài chính ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2021 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 18/09/2021 áp dụng hóa đơn điện tử từng bước và dần dần chuyển đổi toàn diện đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và ngành thuế.

>> Tham khảo: Không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai thuế không?

Trước quyết định trên, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trở thành một trong những đơn vị tham gia quá trình kiểm tra, đánh giá và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế nhằm đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78.

Cùng với đó, sau quá trình kiểm tra, đánh giá, giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử eTVAN của ThaisonSoft đã đáp ứng các yêu cầu của Luật quản lý thuế 38/2019/QH18, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Theo đó, công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã chính thức được Tổng Cục Thuế lựa chọn ký hợp đồng, thuộc top 3 các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các tiêu chí về chủ thể, nhân sự cũng như các điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đưa ra.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/