Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan như Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 32/2025/TT-BTC, và Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành.
Một trong những yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh là truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đúng hạn. Việc chậm nộp dữ liệu hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Bài viết phân tích chi tiết các quy định về mức phạt chậm nộp dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ sở pháp lý, các trường hợp cụ thể, và cách tránh vi phạm, nhằm cung cấp thông tin toàn diện cho doanh nghiệp.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 12), doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phải truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo định dạng XML chuẩn, thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời hạn nộp dữ liệu phụ thuộc vào loại hình hóa đơn:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Phải truyền ngay sau khi phát hành.
Hóa đơn điện tử không có mã: Truyền dữ liệu trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp có quy định khác (ví dụ: hóa đơn bán lẻ từ máy tính tiền có thể truyền theo chu kỳ tháng).
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Theo Công điện 88/CĐ-TTg (12/6/2025), phải truyền dữ liệu ngay hoặc theo chu kỳ được cơ quan thuế chấp thuận.
Việc chậm nộp hoặc không nộp dữ liệu hóa đơn điện tử được coi là vi phạm pháp luật về thuế và bị xử phạt theo các quy định hiện hành, chủ yếu dựa trên Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Mức phạt chậm nộp dữ liệu hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 14, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng cho các hành vi vi phạm về thời hạn truyền dữ liệu hóa đơn.
Các mức phạt cụ thể như sau:
Chậm nộp từ 1 đến 10 ngày: Phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
Chậm nộp từ 11 đến 20 ngày: Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Chậm nộp từ 21 đến 30 ngày: Phạt từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Chậm nộp trên 30 ngày hoặc không nộp: Phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Tái phạm hoặc vi phạm nghiêm trọng: Có thể bị phạt tối đa 25.000.000 đồng và bị hạn chế quyền sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Top 10 phần mềm hóa đơn điện tử uy tín 2025.
Mức phạt đối với cá nhân hoặc hộ kinh doanh bằng 1/2 mức phạt của tổ chức, tức là từ 1.000.000 đồng đến 12.500.000 đồng, tùy theo thời gian chậm nộp và mức độ vi phạm.
Buộc nộp dữ liệu: Doanh nghiệp phải hoàn thành việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trong thời gian quy định bởi cơ quan thuế.
Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Trong trường hợp vi phạm nhiều lần hoặc cố ý không nộp dữ liệu, cơ quan thuế có thể tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Phạt lãi chậm nộp thuế: Nếu chậm nộp dữ liệu dẫn đến chậm kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp có thể bị phạt thêm 0,03% mỗi ngày trên số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế 2019).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
Lý do bất khả kháng: Sự cố kỹ thuật (mất kết nối mạng, lỗi phần mềm được cơ quan thuế công nhận) có thể được xem xét miễn phạt nếu doanh nghiệp thông báo kịp thời.
Chủ động khắc phục: Nếu doanh nghiệp tự phát hiện và nộp dữ liệu trước khi cơ quan thuế kiểm tra, mức phạt có thể được giảm đến 50%.
Khu vực khó khăn: Theo Công điện 88/CĐ-TTg, doanh nghiệp ở vùng sâu, vùng xa có thể được gia hạn nộp dữ liệu tối đa 12 tháng nếu thiếu hạ tầng công nghệ.
Chậm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử:
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ quên truyền dữ liệu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trong vòng 24 giờ do lỗi hệ thống. Nếu chậm 15 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
Không truyền dữ liệu:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử nhưng không kết nối với cơ quan thuế do thiếu phần mềm đạt chuẩn hoặc không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Mức phạt có thể lên đến 20.000.000 đồng.
Dữ liệu sai định dạng:
Hóa đơn điện tử không tuân thủ định dạng XML hoặc thiếu thông tin bắt buộc (mã số thuế, thuế suất) có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến phạt tương tự chậm nộp.
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử sai quy định:
Nếu bên nhận ủy nhiệm không truyền dữ liệu đúng hạn, bên ủy nhiệm vẫn chịu trách nhiệm và bị phạt theo quy định.
>> Tham khảo: Quy định mới về hóa đơn điện tử bán tài sản công.
Tài chính:
Các khoản phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh.
Phạt lãi chậm nộp thuế làm tăng chi phí tài chính.
Uy tín:
Vi phạm nhiều lần có thể dẫn đến kiểm tra thuế thường xuyên, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Khách hàng có thể mất niềm tin nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc không được cung cấp kịp thời.
Hạn chế hoạt động:
Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khiến doanh nghiệp không thể phát hành hóa đơn mới, ảnh hưởng đến giao dịch.
>> Tham khảo: Cách kê khai thuế xuất nhập khẩu.
Để tránh bị phạt chậm nộp dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện các biện pháp sau:
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn:
Lựa chọn các nhà cung cấp uy tín như E-invoice, M-invoice, hoặc Viettel Money, có khả năng kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế.
Kiểm tra thường xuyên cập nhật phần mềm để tuân thủ các quy định mới (ví dụ: Thông tư 32/2025/TT-BTC).
Đào tạo nhân sự:
Đào tạo nhân viên kế toán về quy trình lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử, đặc biệt là ký hiệu hóa đơn (1C25TYY) và định dạng XML.
Theo dõi thời hạn nộp dữ liệu, đặc biệt với hóa đơn điện tử có mã.
Kiểm tra hạ tầng công nghệ:
Đảm bảo kết nối mạng ổn định và chữ ký số hợp lệ.
Lưu trữ file XML và bản PDF ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn; Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Liên hệ cơ quan thuế:
Nếu gặp sự cố kỹ thuật, thông báo ngay cho cơ quan thuế để được xem xét miễn phạt.
Tham gia các chương trình hỗ trợ của Tổng cục Thuế, đặc biệt ở khu vực khó khăn.
Ủy nhiệm đúng quy định:
Nếu ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, đảm bảo bên nhận ủy nhiệm có năng lực và tuân thủ thời hạn truyền dữ liệu.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/