Hóa Đơn Đầu Vào: Quy Định, Cách Kê Khai Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

>> Tham khảo: Quy định loại hóa đơn dùng trong xuất khẩu hàng hóa.

Việc quản lý và kê khai hóa đơn đầu vào đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

1. Các Loại Hóa Đơn Đầu Vào

Hóa đơn đầu vào được chia thành các loại chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

• Hóa đơn bán hàng: Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.

• Hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng từ năm 2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Hóa đơn nhập khẩu: Sử dụng khi doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài.

2. Điều Kiện Hợp Lệ Của Hóa Đơn Đầu Vào

Để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lệ, cần đảm bảo:

Nội dung hóa đơn đúng quy định: Thông tin người mua, người bán, mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất…

Hóa đơn được cấp từ nhà cung cấp hợp pháp.

Chứng từ thanh toán đúng quy định: Thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Hóa đơn không thuộc diện bị cơ quan thuế thông báo không hợp lệ.

3. Quy Trình Kê Khai Hóa Đơn Đầu Vào

3.1. Thu Thập Và Kiểm Tra Hóa Đơn

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào ngay khi nhận được, đảm bảo:

• Hóa đơn có chữ ký số hợp lệ.

• Nội dung đúng với hợp đồng, đơn đặt hàng.

• Không có dấu hiệu bất thường như sai số, thiếu thông tin.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

3.2. Hạch Toán Hóa Đơn Đầu Vào

• Nợ TK 156/152/153/641/642... (Chi phí liên quan)

• Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - nếu có)

• Có TK 331 (Phải trả người bán)

3.3. Kê Khai Thuế GTGT Đối Với Hóa Đơn Đầu Vào

• Doanh nghiệp kê khai hóa đơn đầu vào trong tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc quý.

• Hóa đơn đủ điều kiện sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3.4. Lưu Trữ Hóa Đơn Đầu Vào

• Hóa đơn điện tử cần lưu trữ trên hệ thống theo quy định.

• Đối với hóa đơn giấy (trong trường hợp đặc biệt), cần lưu trữ ít nhất 10 năm.

>> Tham khảo: Công Văn 348/CT-CS: Những điểm mới quan trọng tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

4. Các Lỗi Thường Gặp Khi Kê Khai Hóa Đơn Đầu Vào

Nhập sai thông tin mã số thuế, số tiền, ngày tháng.

Không có chứng từ thanh toán hợp lệ đối với hóa đơn trên 20 triệu.

Sử dụng hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, không hoạt động.

Không kê khai hóa đơn trong kỳ khai thuế tương ứng.

5. Biện Pháp Xử Lý Khi Phát Hiện Hóa Đơn Sai Sót

Hóa đơn sai nhưng chưa kê khai: Người bán xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.

Hóa đơn sai đã kê khai: Làm tờ khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định.

Hóa đơn không hợp lệ: Báo cáo cơ quan thuế để xử lý.

>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết Luận

Hóa đơn đầu vào có vai trò quan trọng trong hạch toán kế toán và kê khai thuế của doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ, kiểm tra kỹ lưỡng và kê khai đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế và tối ưu hóa chi phí.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.