Kê khai hóa đơn đầu vào như thế nào?

Hóa đơn đầu vào là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Căn cứ vào Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC các hóa đơn đầu vào muốn được khấu trừ thì phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào;

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Đối với các hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Và một điều hiển nhiên là: Các hóa đơn đầu vào chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi đơn vị kinh doanh có tiến hành kê khai.

Như vậy, việc không kê khai hóa đơn đầu vào trước hết sẽ ảnh hưởng đến chính quyền lợi của doanh nghiệp, khiến các hóa đơn đầu vào không được hưởng khấu trừ thuế GTGT.

Thực tế, hiện chưa có một văn bản pháp luật nào quy định doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai hóa đơn đầu vào. Do đó, có hóa đơn đầu vào nhưng không kê khai không phải là hành vi vi phạm pháp luật.

>> Tham khảo: Lợi ích của nộp thuế điện tử qua mạng và cách thực hiện.

Trường hợp các đơn vị kinh doanh không kê khai hóa đơn đầu vào, khi cơ quan thuế kiểm tra không thể xuất trình, chứng minh hóa đơn mua hàng thì sẽ phải chịu xử phạt với hành vi vi phạm mất hóa đơn.

DN không xuất trình được hóa đơn đầu vào sẽ bị xử phạt mất hóa đơn.

Căn cứ Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm làm mất, cháy, hỏng hóa đơn, tùy mức độ vi phạm, sẽ phải chịu các mức xử phạt sau:

– Phạt cảnh cáo

Hình phạt này áp dụng với các hành vi vi phạm sau:

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

– Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Hình phạt này áp dụng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Lưu ý rằng, trường hợp này thì người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

– Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng

Hình phạt này áp dụng với các hành vi vi phạm sau:

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

>> Tham khảo: Tổng hợp 9 mẫu bảng kê thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 80.

Lưu ý rằng, các trường hợp vi phạm này thì bên mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

Ngoài ra, để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.

Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.

>> Tham khảo: Quy trình, các bước và công cụ lập kế hoạch hiệu quả.

Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/