Căn cứ pháp lý để sửa hóa đơn đã ký

Cũng tương tự hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng có khả năng xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử viết sai:

• Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn có sai sót.

• Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 hình thức hóa đơn là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Đối với mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý sai sót khác nhau, kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để xử lý.

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Trường hợp 1: Tự phát hiện, chưa gửi cho người mua:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới để gửi cơ quan thuế xin cấp mã mới, cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần đầu.

Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.

>> Tham khảo: Các trường hợp được hủy hóa đơn.

Trường hợp 2: Tự phát hiện sai sót, hóa đơn đã gửi người mua

+ Trường hợp sai sót thông tin không quan trọng:

Bước 1: Thông báo cho người mua.

Bước 2: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo cho cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn điện tử mới.

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế.

+ Trường hợp sai sót thông tin quan trọng:

Bước 1: Người bán và người mua thỏa thuận lập Biên bản ghi rõ nội dung bị sai sót.

Bước 2: Người bán dùng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước.

Bước 3: Người bán lập lại hóa đơn điện tử mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu số…ngày…tháng năm” hoặc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu số… ngày… tháng… năm…”. Sau đó, người bán gửi lại cho Cơ quan thuế để cấp mã.

Bước 4: Người bán gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót, sẽ xử lý như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế sau khi phát hiện sai sót sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp nêu trên.

Trường hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 1: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo cho cơ quan thuế.

Bước 2: lập hóa đơn điện tử thay thế gửi cơ quan thuế để xin cấp mã mới.

Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78 cho người mua.

Như vậy, theo các hướng dẫn trên đây, trường hợp hóa đơn điện tử đã ký bị sai sót sẽ không sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử mà phải tùy theo trường hợp để xử lý. Kế toán cần lưu ý để xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định.

>> Tham khảo: Mức phạt chậm nộp thuế TNCN và lưu ý khi nộp thuế.

Giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice

Giờ đây, với app E-invoice, các kế toán doanh nghiệp dù có việc đột xuất phải nghỉ hay đi công tác xa thì vẫn có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi, ngay trên điện thoại cá nhân mà không cần tới máy tính hay laptop.

Không chỉ vậy, thông tin hóa đơn đều được cập nhật rất dễ dàng, nhanh chóng, tối đa tính thuận tiện cho kế toán doanh nghiệp.

Sau khi đã lập hóa đơn thì các thông tin của hóa đơn sẽ được hiển thị đầy đủ, kế toán DN có thể kiểm tra, xem hóa đơn lại một lần nữa rồi mới nhấn xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra trong quá trình lập xuất.

Với những trường hợp kế toán DN chưa muốn xuất hóa đơn điện tử luôn thì app E-invoice của ThaisonSoft có hỗ trợ tính năng lưu nháp. Hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu lại trên hệ thống và việc tìm kiếm hóa đơn đã lưu để xuất có thể thực hiện bất cứ khi nào một cách rất dễ dàng.

Nếu như trước đây, việc tìm kiếm, kiểm tra hóa đơn chỉ có thể tiến hành khi người dùng có máy tính hoặc laptop; đồng thời phải chờ một khoảng thời gian nhất định để máy tính hay laptop khởi động, đăng nhập mới có thể truy cập vào hệ thống. Thì giờ đây, người dùng đã có thể truy cập và kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống chỉ với vài cú vuốt, chạm cực kỳ nhanh chóng.

Bởi, các dữ liệu hóa đơn trên app E-invoice đã được đồng bộ với hệ thống E-invoice phiên bản web, hỗ trợ các DN có thể tìm kiếm thông tin hóa đơn nhanh chóng.

Còn đối với khách hàng của doanh nghiệp, E-invoice hỗ trợ thêm tính năng tìm kiếm tại thanh công cụ “TRA CỨU” trên website Einvoice. Tại đây, khách hàng DN có thể tra cứu hóa đơn đã giao dịch giữa hai bên mà không phải mất thời gian tạo hay đăng nhập bất cứ tài khoản nào.

Thông thường, sau khi nhấn xuất hóa đơn trên điện thoại, E-invoice sẽ hỗ trợ kế toán DN gửi hóa đơn điện tử ngay cho khách hàng của DN thông qua SMS hoặc gmail, tùy cài đặt.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu, M5men.

Tuy nhiên, trong phiên bản app mobile này, E-invoice còn hỗ trợ các doanh nghiệp tính năng gửi email hóa đơn bản nháp cho khách hàng trước khi xuất.

Điều này giúp cho kế toán của hai bên doanh nghiệp mua và bán được kiểm tra và thống nhất tính đúng đắn của hóa đơn, sau đó mới xuất. Nghiệp vụ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sau khi xuất và ký số vẫn sẽ được thực hiện mặc định.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/