Lập hóa đơn điện tử trên app Einvoice

Bước 1: Đăng nhập app E-invoice

Để đăng nhập app E-invoice, kế toán cần tiến hành:

• Nhấn vào biểu tượng E-invoice trên điện thoại di động của mình để mở app.

• Tại giao diện đăng nhập hóa đơn điện tử E-invoice, kế toán phải nhập đầy đủ các thông tin được hệ thống yêu cầu: Mã số thuế, tên đăng nhập và email.

• Cuối cùng kế toán nhấn ô “Đăng nhập” để hoàn tất việc đăng nhập.

Lưu ý rằng, các thông tin được điền phải đảm bảo chính xác tuyệt đối thì kế toán mới có thể đăng nhập thành công vào hệ thống hóa đơn điện tử của DN mình trên app E-invoice.

Với những trường hợp điền sai thông tin, nếu sai quá 5 lần thì hệ thống sẽ tạm khóa tài khoản để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu hóa đơn của DN. Nếu muốn khắc phục, kế toán cần liên lạc với hệ thống tổng đài để được hỗ trợ.

Bước 2: Chọn chức năng “Lập hóa đơn”

Tại giao diện trang chủ “Hóa đơn điện tử – Einvoice Thái Sơn”, kế toán nhấn vào xem menu chính bằng cách nhấn chọn biểu tượng ba dấu gạch ngang, ở góc trên, bên trái màn hình

Trên giao diện menu chính, kế toán nhấn chọn chức năng “Lập hóa đơn” để lập và xuất HĐĐT ngay trên điện thoại di động.

Bước 3: Điền thông tin để tạo hóa đơn

Sau khi đã nhấn chọn chức năng Lập HĐ, giao diện hóa đơn sẽ xuất hiện, kế toán có thể tùy chọn loại hóa đơn cần lập: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,… Rồi sau đó sẽ điền đầy đủ thông tin chi tiết cho hóa đơn muốn tạo lập.

– Thông tin hóa đơn

Tại mục thông tin hóa đơn, kế toán cần điền đầy đủ các trường thông tin được yêu cầu: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu, Số hóa đơn, Đồng tiền, Tỷ giá, Hình thức thanh. Riêng với tiêu thức Ngày hóa đơn sẽ được hệ thống đồng bộ và mặc định là ngày hiện tại.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

– Thông tin bên mua hàng

Tại mục thông tin bên mua, kế toán sẽ nhập các thông tin liên quan đến bên mua. Cụ thể: Mã đơn vị, Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, Email,…

Theo đó, đối với bên mua là đối tác mới, kế toán DN sẽ phải nhập trực tiếp thông tin vào từng ô được yêu cầu. Đối với bên mua là đối tác đã từng giao dịch, kế toán DN có thể nhấn vào biểu tượng ở mục “Mã đơn vị” để tìm tên công ty bên bán. Sau khi tìm thấy và nhấn chọn thì hệ thống sẽ tự đồng bộ thông tin trong dữ liệu khách hàng đã lưu vào tất cả các mục cần điền.

– Thông tin hàng hóa dịch vụ

Đây là mục kế toán sẽ nhập thông tin về hàng hóa giao dịch trong hóa đơn này. Kế toán sẽ nhấn chọn ô “Thêm hàng mới” rồi sau đó sẽ điền thông tin danh sách hàng hóa. Cụ thể: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Thuế VAT,…>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Sau khi thông tin đã điền đầy đủ, hệ thống sẽ hỗ trợ kế toán tính tổng giá trị tiền hành và tổng giá trị thanh toán.

– Thông tin tổng hợp

Đây là mục kế toán sẽ phải nhập % chiết khấu trên tổng hóa đơn đang tạo. Theo đó, kế toán chỉ cần nhập số % chiết khấu và hệ thống sẽ tự động hỗ trợ tính ra số tiền tương ứng chính xác.

Lưu ý rằng, với những trường hợp hóa đơn có nhiều dòng hàng thì tất cả các dòng hàng phải có cùng một loại thuế VAT thì mới cho phép tính phần trăm chiết khấu trên tổng hóa đơn. Nếu các dòng hàng không có cùng một loại % VAT thì hệ thống sẽ thông báo:

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn.

– Thông tin ghi chú trên hóa đơn

Tại mục này, kế toán DN dùng để ghi chú nội bộ cho hóa đơn đang tạo sau khi đã điền đầy đủ các thông tin liên quan tới hóa đơn. Trường hợp không có ghi chú gì cần lưu ý thì kế toán có thể bỏ qua mục này.

Sau khi đã điền hoàn tất mọi thông tin được yêu cầu, kế toán DN nhấn ô “Ghi” để lưu hóa đơn đã lập lại. Ngay sau đó hệ thống sẽ hiển thị “Thông báo Lưu hóa đơn thành công”, và kế toán chỉ cần nhấn “OK” để hoàn thành bước lưu hóa đơn này.

Lưu ý rằng, để hóa đơn khi xuất ra hợp lệ và hợp pháp, kế toán không những phải điền đầy đủ thông tin được yêu mà còn phải đảm bảo các thông tin được điền có độ chính xác tuyệt đối.

Bước 4: Xuất hóa đơn

Sau khi đã lập hóa đơn thành công, hệ thống sẽ hiển thị nút “Xuất HĐ” nhằm hỗ trợ kế toán dễ dàng xuất hóa đơn ngay trên điện thoại di động. Kế toán có thể kiểm tra lại toàn bộ thông tin của hóa đơn đã tạo bằng cách nhấn ô “Xem hóa đơn” rồi mới nhấn “Xuất hóa đơn”.Kế toán dễ dàng “Xuất hóa đơn” ngay trên điện thoại với app E-invoice.

Khi hóa đơn đã được xuất thành công, người dùng có thể lập tức ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng nếu muốn.

Bước 5: Kiểm tra lại hóa đơn điện tử

Để xác định hóa đơn điện tử không có sai sót trong quá trình tạo lập, bạn có thể kiểm tra thông tin hóa đơn đã lập ngay trên app Einvoice.

>> Tham khảo: Quản lý hóa đơn điện tử toàn diện với app Einvoice.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/