Hướng dẫn viết hóa đơn ăn uống chính xác

Phần lớn các hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách ghi ở mục “Tên hàng hóa, dịch vụ” là “Tiếp khách” hoặc “Chi phí tiếp khách”. Tuy nhiên, trong danh sách mã ngành nghề đăng ký kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TT ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam chỉ có ngành “Dịch vụ ăn uống”, không có ngành “Tiếp khách”.

>> Tham khảo: Thuế nhà thầu và các quy định quyết toán hiện hành.

Vì vậy, theo hướng dẫn tại các Công văn của Chi cục thuế thì các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ mặt hàng là “Dịch vụ ăn uống”.

Mặt khác, hóa đơn tiếp khách (dịch vụ ăn uống) hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

– Hóa đơn giấy: Được khởi tạo, phát hành và sử dụng tuân thủ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

– Hóa đơn điện tử: Được khởi tạo và phát hành, sử dụng tuân thủ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 69/2019/TT-BTC,…

– Trên hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Trong quá trình lập hóa đơn, tùy thuộc doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử mà kế toán cần có cách lập hóa đơn khác nhau:

Đối với hóa đơn giấy: Có 2 cách viết hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách:

– Cách 1: Liệt kê, ghi đầy đủ danh sách các món ăn, đồ uống, dịch vụ đã sử dụng trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Cách 2: Lập hóa đơn kèm bảng kê. Trên hóa đơn ghi phần “Tên hàng hóa, dịch vụ” là “Dịch vụ ăn uống” thì cần có bảng kê đi kèm thể hiện danh sách chi tiết các món ăn, đồ uống, dịch vụ đi kèm, tuân thủ theo Khoản 2, Điều 9, Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Đối với hóa đơn điện tử: Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ, chính xác danh mục hàng hóa đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết, tuân thủ theo các Thông tư, Nghị định mới nhất về hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Công văn 15176/CTHN-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội, chi phí hóa đơn dịch vụ ăn uống được tính vào chi phí, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí này đáp ứng điều kiện tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC:

– Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

– Khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên (giá này đã bao gồm thuế GTGT).

>> Tham khảo: Hướng dẫn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế.

Về bảng kê ăn uống đính kèm hóa đơn, trước đây, khi chưa có sự phổ biến của hóa đơn điện tử, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về việc sử dụng hóa đơn giấy và bảng kê.

Cụ thể, do khuôn khổ và số lượng tờ hóa đơn giấy có hạn nên nếu trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng hóa đơn, kế toán lựa chọn một trong hai cách lập hóa đơn dưới đây:

– Lập nhiều số hóa đơn liên tiếp theo số thứ tự liên tục.

– Lập hóa đơn ghi số liệu tổng kèm theo bảng kê chi tiết.

Theo Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC, nội dung bảng kê cho người lập tự ấn định nhưng cần phải có các nội dung chính như sau:

– Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán hàng.

– Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.

– Trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT”, “tiền thuế GTGT”, tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày…tháng…năm…”.

– Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua hàng như thể hiện trên hóa đơn.

– Nếu bảng kê nhiều hơn một trang thì phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai.

– Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn.

– Bảng kê phải được lưu giữ cùng với hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế khi cần thiết.

Tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định và hướng dẫn chi tiết về nội dung hóa đơn nói chung và nội dung hóa đơn điện tử nói riêng như sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Tên liên hóa đơn.

– Số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu, M5men.

– Thời điểm lập hóa đơn.

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

– Nội dung khác trên hóa đơn: Ngoài các nội dung hóa đơn điện tử như trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

Kết luận

Để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/