Lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn thế nào?

Tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện ra sai sót thì người bán và người mua cần xử lý như sau:

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải ghi rõ sau sót mắc phải như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…

Sau khi đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh, cả 2 bên mua và bán cần phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng pháp luật.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì các đơn vị kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn khi hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được giao đi, người bán và người mua cũng đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót, giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cao hơn so với giá trị thực tế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp sai sót này, sau khi đã lập biên bản điều chỉnh giảm có ghi rõ sai sót, người mua cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ theo đúng thực tế giao dịch. Đồng thời, căn cứ vào biên bản điều chỉnh đã lập, hai bên bán và mua phải tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Căn cứ vào Công văn 3430/TCT-KK, khi kê khai, điều chỉnh giảm thì các đơn vị kinh doanh phải áp dụng các mẫu sau:

Đối với bên bán, cần thực hiện cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa theo Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.

Với bên mua, cần thực hiện kê khai điều chỉnh giảm theo Bảng kê mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.

Để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, biên bản điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn phải tuân thủ các yêu cầu nội dung như sau:

– Ngày trên biên bản điều chỉnh giảm và ngày trên hóa đơn điều chỉnh giảm phải trùng khớp với nhau.

>> Tham khảo: Hướng dẫn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.

– Nội dung của biên bản điều chỉnh giảm phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh giảm.

– Biên bản điều chỉnh giảm được lập phải có ghi rõ sai sót và chữ ký của hai bên bán và mua. Trường hợp hai bên sử dụng hóa đơn điện tử, có chữ ký điện tử thì biên bản thỏa thuận được lập dạng điện tử, có chữ ký điện tử của bên bán và bên mua, phải được lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/