Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng

** Đối với bên nhận hàng biếu tặng

Khi nhận được hàng được biếu, tặng, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 156, 142, 242, …Tổng giá trị hàng bao gồm thuế GTGT.

• Có TK 711: Tổng giá trị hàng bao gồm thuế GTGT.

>> Tham khảo: Bản thể hiện của hóa đơn quy định thế nào? 

Đến đây, chắc chắn nhiều kế toán sẽ có thắc mắc: Tại sao bên nhận không được khấu trừ thuế GTGT của mặt hàng được biếu, tặng? Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.”

Vì bên nhận hàng không phải thanh toán nên không có chứng từ thanh toán, vì vậy không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

** Đối với bên biếu tặng hàng hóa

Tùy theo trường hợp phát sinh khi đi biếu tặng mà doanh nghiệp cần hạch toán khác nhau, cụ thể:

Trường hợp 1: Hàng hóa nhập về mang đi biếu tặng ngay, không nhập kho:

• Nợ TK 641: Chi phí để mua hàng biếu, tặng.

• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có).

• Có TK 331, 111, 112

• Có TK 3331

Trường hợp 2: Hàng hóa nhập về kho sau đó mới dùng để biếu, tặng

Khi mua hàng về, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 152, 153, 156: Trị giá hàng hóa mua về để biếu tặng.

• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT được khấu trừ.

• Có TK 331, 111, 112,…

>> Tham khảo: Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Khi xuất kho hàng hóa để cho biếu tặng, kế toán hạch toán dựa vào hóa đơn xuất ra:

• Nợ TK 641: Chi phí cho hàng hóa cho, biếu tặng

• Có TK 152, 153, 155, 156

• Có TK 3331

Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi.

Nếu doanh nghiệp biếu, tặng nhân viên trong công ty hàng hóa, sản phẩm được chi trả bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi nội bộ thì hạch toán như sau:

• Nợ TK 353: Tổng trị giá thanh toán của quỹ khen thưởng, phúc lợi sử dụng cho hàng hóa cho biếu tặng.

• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

• Kế toán ghi nhận giá vốn, hạch toán: 

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng hóa cho biếu, tặng.

• Có các TK 152, 153, 155, 156, … : Giá vốn hàng hóa cho biếu, tặng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Theo quy định trên, đối với hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích cho biếu tặng không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn như các trường hợp thông thường.

Cũng tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được lập cho hàng cho biếu tặng phải tuân thủ theo định dạng dữ liệu được quy định tại Điều 12 của Nghị định này.

>> Tham khảo: Nhập khẩu E31 là gì, có phải nộp thuế không?

Các nội dung trên hóa đơn hàng cho biếu tặng gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Số hóa đơn.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua (nếu có).

• Thông tin hàng hóa: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT tính theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

• Chữ ký số của người bán và chữ ký số người mua (tùy theo trường hợp sẽ có quy định không cần chữ ký số người mua).

• Thời diểm ký số.

• Mã của cơ quan thuế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, chương trình khuyến mại (nếu có).

• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.

• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/