Các mức phạt vi phạm hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể dẫn đến các mức phạt nghiêm khắc, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Từ năm 2025, cơ quan thuế tăng cường kiểm tra, với hơn 50.000 trường hợp vi phạm bị xử lý chỉ trong quý I. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các mức phạt vi phạm hóa đơn điện tử, cơ sở pháp lý, hậu quả và các biện pháp phòng ngừa, giúp doanh nghiệp tuân thủ hiệu quả.

1. Cơ sở pháp lý về xử phạt vi phạm HĐĐT

Các quy định về mức phạt vi phạm hóa đơn điện tử chủ yếu dựa trên Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn), được cập nhật bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Văn bản này quy định rõ các hành vi vi phạm, mức phạt tiền và các biện pháp bổ sung như truy thu thuế, tính tiền chậm nộp. Ngoài ra, Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về xử lý vi phạm liên quan đến dữ liệu hóa đơn điện tử, đặc biệt với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Cơ quan có thẩm quyền xử phạt bao gồm Cục Thuế tỉnh/thành phố và Tổng cục Thuế. Vi phạm được phát hiện qua kiểm tra định kỳ, tra cứu dữ liệu trên cổng tracuuhoadon.gdt.gov.vn hoặc tố giác từ đối tác.

Mức phạt được tính dựa trên giá trị giao dịch, mức độ vi phạm và lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp. Đối với hộ kinh doanh cá thể, mức phạt có thể giảm 50% nếu tự giác khắc phục.

>> Tham khảo: Cách xử lý hóa đơn đầu ra kê khai bỏ sót.

2. Các hành vi vi phạm phổ biến và mức phạt tương ứng

Vi phạm hóa đơn điện tử được phân loại theo mức độ, từ hành chính nhẹ đến nghiêm trọng. Dưới đây là các trường hợp chính:

a. Vi phạm về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Phạt từ 3-5 triệu đồng (Điều 25 Nghị định 125/2020). Áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập không đăng ký trong 10 ngày.

• Phát hành hóa đơn điện tử không đúng thời điểm: Phạt 4-8 triệu đồng nếu lập hóa đơn muộn hơn 7 ngày so với giao dịch.

• Sử dụng hóa đơn điện tử hết hạn hoặc không hợp lệ: Phạt 10-20 triệu đồng, kèm truy thu thuế nếu hóa đơn bị hủy.

b. Vi phạm về nội dung và dữ liệu hóa đơn điện tử

• Lập sai thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế): Phạt 5-10 triệu đồng cho mỗi hóa đơn sai sót.

• Không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế: Phạt 20-30 triệu đồng, đặc biệt nếu gián đoạn trên 3 ngày liên tiếp (theo Thông tư 32/2025).

• Lập hóa đơn khống hoặc giả mạo: Phạt 50-100 triệu đồng, có thể chuyển sang xử lý hình sự nếu giá trị lớn (Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.

c. Vi phạm về lưu trữ và tra cứu

• Không lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm: Phạt 10-20 triệu đồng.

• Không cung cấp hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu: Phạt 15-25 triệu đồng.

d. Vi phạm đặc thù từ năm 2025

• Không kết nối máy tính tiền với hóa đơn điện tử: Phạt 20-50 triệu đồng cho bán lẻ (Nghị định 70/2025).

• Sử dụng phần mềm không đạt chuẩn: Phạt 30-40 triệu đồng.

>> Tham khảo: Năm 2025 không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai?

3. Hậu quả của việc bị phạt vi phạm HĐĐT

Ngoài phạt tiền, vi phạm hóa đơn điện tử gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng:

• Truy thu thuế và lãi chậm nộp: Tính 0.03%/ngày trên số thuế thiếu hụt, có thể lên đến 20-30% giá trị giao dịch.

• Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử: Thời gian 3-12 tháng, dẫn đến gián đoạn kinh doanh (theo Mẫu 04/ĐTĐT).

• Ảnh hưởng uy tín: Doanh nghiệp bị liệt vào danh sách đen trên hệ thống thuế, khó vay vốn hoặc hợp tác với đối tác lớn.

• Xử lý hình sự: Nếu vi phạm lặp lại hoặc giá trị trên 100 triệu đồng, có thể bị tù từ 6 tháng đến 3 năm.

• Chi phí khắc phục: Phải thuê dịch vụ kiểm toán, sửa dữ liệu, tốn kém từ 50-200 triệu đồng.

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, năm 2025 đã thu về hơn 1.500 tỷ đồng từ xử phạt hóa đơn điện tử, chứng tỏ mức độ nghiêm ngặt ngày càng cao.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Quy trình xử phạt và khiếu nại

Khi phát hiện vi phạm, cơ quan thuế thực hiện theo quy trình:

• Thông báo vi phạm: Gửi qua eTax hoặc văn bản (Mẫu 01/TB-VPH).

• Xác minh và lập biên bản: Doanh nghiệp có 5 ngày để giải trình.

• Quyết định xử phạt: Ban hành trong 7 ngày, nêu rõ mức phạt và thời hạn nộp.

• Thực thi: Nếu không nộp, có thể cưỡng chế tài khoản ngân hàng.

Doanh nghiệp có quyền khiếu nại trong 30 ngày theo Luật Khiếu nại 2011. Hơn 40% trường hợp khiếu nại thành công nếu chứng minh được lỗi kỹ thuật (ví dụ: sự cố phần mềm).

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ có nội dung gì?

5. Cách tránh và khắc phục vi phạm

Để giảm rủi ro, doanh nghiệp cần:

• Tuân thủ đăng ký: Đăng ký hóa đơn điện tử qua eTax ngay khi thành lập, chọn phần mềm đạt chuẩn như Thái Sơn Einvoice hoặc meInvoice (MISA).

• Kiểm tra định kỳ: Sử dụng cổng tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu hóa đơn điện tử hàng tháng.

• Đào tạo nhân sự: Tổ chức hội thảo về quy định mới, đặc biệt Nghị định 70/2025.

• Sử dụng công nghệ: Tích hợp AI phát hiện lỗi tự động, giảm sai sót 90%.

• Khắc phục kịp thời: Nếu vi phạm nhẹ, tự giác nộp phạt để giảm 20-50% mức phạt.

Hộ kinh doanh nhỏ nên tham gia chương trình hỗ trợ miễn phí từ Chi cục Thuế địa phương.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điên

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/