Thủ tục khi lập báo cáo sử dụng biên lai

Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 153/2012/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các Cơ quan thu phí, lệ phí khi ủy nhiệm cho bên thứ ba lập Biên lai thu phí, lệ phí theo hướng dẫn tại Điểm 1.3, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 153/2012/TT-BTC thì vẫn phải báo cáo về tình hình sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí.

Tuy nhiên, việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo đúng quy định pháp luật. Cụ thể:

– Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về Biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số… đến số…); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận uỷ nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; Đồng thời phải được niêm yết tại trụ sở của tổ chức nhận ủy nhiệm và nơi thu phí, lệ phí.

– Biên lai thu tiền phí, lệ phí ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của Cơ quan thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai thu tiền phí, lệ phí (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận uỷ nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm).

– Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản đồng thời thông báo cho Cơ quan Thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

Ngoài ra, Bộ Tài chính đã quy định về báo cáo tình hình biên lai thu tiền phí, lệ phí như sau: “Hàng quý, chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày cuối cùng của mỗi quý, Cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí theo mẫu hướng dẫn tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.”

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Như vậy, căn cứ quy định trên, các cơ quan thu phí và lệ phí khi lập báo cáo về tình hình sử dụng biên lai phải tuân thủ những thủ tục sau:

– Các cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm phải lập và nộp báo cáo về tình hình sử dụng biên lai theo quý nộp lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp;

– Thời hạn nộp báo cáo sử dụng biên muộn nhất trong vào 15 ngày, tính từ ngày cuối cùng của mỗi quý;

– Thủ tục báo cáo sử dụng biên gồm: Tờ khai Mẫu báo cáo về tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí hợp lệ.

– Các cơ quan thu phí, lệ phí có thể nộp báo cáo này theo 1 trong 3 cách, bao gồm:

Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;

Gửi qua hệ thống bưu chính;

Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Sau khi các cơ quan thu phí, lệ phí đã nộp báo cáo sử dụng biên lai lên cơ quan thuế trực thuộc, hồ sơ báo cáo sẽ được tiếp nhận:

– Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế thì công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;

>> Tham khảo: Kiểm toán báo cáo tài chính đem đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

– Nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính thì công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;

– Nếu hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

Lưu ý rằng:

– Cơ quan thuế sau khi tiếp nhận hồ sơ báo cáo sử dụng biên lai sẽ không trả kết quả cho người nộp thuế.

– Các tổ chức nhận in biên lai đặt in cũng có trách nhiệm phải báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc nhận đặt in biên lai định kỳ 06 tháng/lần; thời hạn báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/7 và 30/01 của năm; nội dung báo cáo thể thể hiện rõ các tiêu thức gồm:

Tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in biên lai; số, ngày hợp đồng; tên biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; số lượng biên lai đã in (từ số…đến số) cho từng tổ chức. Đây là quy định được Bộ Tài chính ban hành rõ trong Điều 4, Thông tư số 303/2016/TT-BTC.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/