Hướng dẫn lập hóa đơn trả lại hàng

Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Các nội dung mới cán bộ thuế và người nộp thuế cần chú ý như sau:

Hóa đơn điện tử do bên ủy nhiệm lập có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện tên, địa chí, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đồng thời đúng thực tế phát sinh.

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản gồm các thông tin sau:

Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;

Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

Mục đích, thời gian ủy nhiệm;

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Lưu ý, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.

Hơn nữa, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai trên truyền thông đại chúng hoặc website của đơn vị mình khi lập ủy nhiệm, hết thời gian ủy nhiệm hoặc chấm dứt thời gian ủy nhiệm.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.

Để kê khai hàng bán bị trả lại, trước tiên kế toán cần xác định kỳ kê khai hóa đơn hàng của bên mua hoặc hóa đơn bị trả lại của bên bán. Hóa đơn trả lại phát sinh vào kỳ nào thì thực hiện kê khai tương ứng vào kỳ đó, cụ thể:

Bên mua: Kê khai âm đầu vào khi xuất hóa đơn trả lại hàng

Nếu làm bảng kê mua vào: Kê khai âm ở bảng kê mua vào.

>> Tham khảo: Lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn thế nào?

Nếu không làm bảng kê mua vào: Kê khai âm tại chỉ tiêu (23), giảm thuế GTGT đầu vào tại các chỉ tiêu (24) và (25) trên tờ khai 01/GTGT.

Bên bán kê khai âm khi nhận hóa đơn trả lại hàng.

Bên bán: Kê khai âm đầu ra khi nhận hóa đơn trả lại hàng:

Căn cứ theo Điểm 2.8, Khoản 2, Phụ lục 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc lập hóa đơn trả lại hàng hóa được hướng dẫn như sau:

“Tổ chức cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn, lý do trả lại hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập”

Ngoài ra, theo Công văn 84228, tùy theo trường hợp bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa, bên bán cần xử lý khác nhau:

Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:

Lập biên bản thu hồi hóa đơn:Ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại có thuế, thuế suất, tiền thuế, lý do trả lại hàng.

Lập biên bản thu hồi hàng trả và lưu lại.

>> Tham khảo: Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thế nào?

Trường hợp trả lại một phần hàng hóa:

Lập biên bản thu hồi hóa đơn:Ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại có thuế, thuế suất, tiền thuế, lý do trả lại hàng.

Lập biên bản thu hồi số hàng hóa bị trả lại.

Bên bán lập hóa đơn mới cho số hàng mà bên mua thực nhận.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/