Quy trình hủy hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Trước tiên, các đơn vị kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn điện tử cần hủy.

Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tại đây, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn như sau:

• Các hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng và in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

• Các tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

• Các tổ chức, hộ, cá nhân đã được quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Thời hạn hủy hóa đơn là chậm nhất 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

>> Tham khảo: Các hình thức thanh toán trong thương mại điện tử.

Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn

Các đơn vị kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Riêng đối với các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu biên bản hủy hóa đơn xảy ra bất kỳ sai sót gì.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Hoàn tất hồ sơ hủy hóa đơn điện tử

Cuối cùng, cách hủy hóa đơn điện tử đúng nhất là các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn để hoàn tất thủ tục cho việc hủy hóa đơn.

Hồ sơ hủy hóa đơn đối với hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

• Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.

• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

>> Tham khảo: Ký hiệu hóa đơn điện tử.

• Biên bản hủy hóa đơn

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy và phương pháp hủy.

Theo như quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

Riêng đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Kết luận

Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/