Hướng dẫn sử dụng chữ ký số đúng quy định

Chữ ký số (Digital Signature) đã trở thành công cụ bắt buộc trong mọi giao dịch điện tử tại Việt Nam: kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử, nộp báo cáo tài chính, đấu thầu công, giao dịch ngân hàng…

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025), mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ để ký số trên tờ khai, hóa đơn, báo cáo. Không có chữ ký số = không thể hoạt động hợp pháp trong môi trường số.

Năm 2025, với sự tích hợp VNeID mức 2 và chữ ký số đám mây (Cloud CA), việc sử dụng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết – ký trên điện thoại, máy tính bảng, không cần USB Token.

Bài viết hướng dẫn thực chiến 8 bước, từ đăng ký, cài đặt, ký số trên HTKK, hóa đơn điện tử, đến xử lý lỗi thường gặp – giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh phạt 5–20 triệu đồng do ký sai hoặc không ký.

>> Tham khảo: Nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc gồm những gì?

1. Chữ Ký Số Là Gì? Tại Sao Bắt Buộc Năm 2025?

Chữ ký số là dãy dữ liệu điện tử được mã hóa, gắn với thông tin người ký (tên, MST, CCCD), đảm bảo:

• Tính xác thực: Chỉ người sở hữu mới ký được.

• Tính toàn vẹn: Không thể sửa đổi sau khi ký.

• Tính không thể chối bỏ: Người ký không thể phủ nhận.

Pháp lý:

• Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi 2023): Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, báo cáo BC26/HĐĐT.

• Thông tư 32/2025/TT-BTC: Không ký số = tờ khai/hóa đơn không hợp lệ → bị phạt 5–10 triệu đồng (Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

Ai cần chữ ký số?

• Doanh nghiệp (kế toán, giám đốc).

• Hộ kinh doanh có doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm (từ 01/06/2025).

• Cá nhân ký hợp đồng điện tử, đấu thầu công.

2. Hướng Dẫn Đăng Ký Chữ Ký Số

Bước 1: Chọn nhà cung cấp uy tín

• VNPT-CA, BKAV-CA, Viettel-CA, FPT-CA, EasyCA – được Tổng cục Thuế công nhận.

• So sánh giá, hỗ trợ 24/7, tích hợp phần mềm (HTKK, Einvoice).

>> Tham khảo: Phân biệt hộ kinh doanh và doanh nghiệp, nên chọn mô hình nào?

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

• Doanh nghiệp:

  • Giấy ĐKKD (bản sao công chứng).

  • CCCD người đại diện pháp luật.

  • Mẫu đăng ký (tải từ website nhà cung cấp).

• Hộ kinh doanh:

  • Giấy ĐKKD hộ cá thể.

  • CCCD chủ hộ.

Bước 3: Nộp hồ sơ & nhận chữ ký số

• Online: Tải app nhà cung cấp → chụp ảnh giấy tờ → ký hợp đồng điện tử → thanh toán.

• Trực tiếp: Đến chi nhánh → nhận USB Token hoặc link kích hoạt Cloud CA.

• Thời gian: 1–3 ngày làm việc.

• Kích hoạt: Cắm Token → cài driver → đặt PIN (6–8 ký tự).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hướng Dẫn Cài Đặt Chữ Ký Số Trên Máy Tính (Windows/Mac)

Bước 1: Cài driver Token

• Cắm USB Token → truy cập website nhà cung cấp (vd: vnpt-ca.vn) → tải driver tương ứng (Windows 10/11, MacOS).

• Chạy file .exe → cài đặt → khởi động lại máy.

Bước 2: Cài phần mềm ký số

• Tải Java Runtime (nếu chưa có).

• Cài HTKK 5.2.7, iHTKK, eInvoice → tự động nhận Token.

Bước 3: Kiểm tra chữ ký số

• Mở HTKK → Vào “Công cụ” → “Quản lý chữ ký số” → Nhập PIN → Hiển thị “Chữ ký số hợp lệ”.

Lưu ý:

• Không rút Token khi đang ký.

• Backup file .pfx (nếu dùng Cloud CA).

• Cập nhật driver định kỳ.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

4. Hướng Dẫn Ký Số Trên Các Phần Mềm Phổ Biến

A. Ký số trên HTKK (Kê khai thuế)

• Mở HTKK → Chọn tờ khai (01/GTGT, 01/TNCN…).

• Điền xong → Nhấn “Ký điện tử”.

• Chọn chữ ký số → Nhập PIN → OK.

• Xuất file XML → Nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

B. Ký số trên hóa đơn điện tử (Einvoice, VNPT, Misa)

• Lập hóa đơn → Nhấn “Ký số”.

• Chọn Token/Cloud CA → Nhập PIN → Ký.

• Hóa đơn tự động phát hành → gửi khách qua email/SMS.

C. Ký số trên Cổng Dịch vụ công (dichvucong.gov.vn)

• Đăng nhập bằng VNeID mức 2 hoặc chữ ký số.

• Chọn thủ tục → Tải hồ sơ → Ký số → Nộp.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

D. Ký số trên app di động (Cloud CA/SIM CA)

• Mở app (Thaison-CA, EasyCA) → Đăng nhập.

• Chọn file cần ký → Nhấn “Ký” → Xác nhận bằng OTP/SMS.

• File ký xong → tải về hoặc gửi trực tiếp.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/