Quy định sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực sẽ thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119 chưa được ban hành nhưng những thông tin về hóa đơn điện tử của dự thảo Thông tư là rất đáng chú ý, trong đó có quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Điều 12 dự thảo Thông tư hướng dẫn, quy trình đó được thực hiện như sau:

Về phía doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP cũng qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Về phía cơ quan thuế

Sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký qua phương thức điện tử, trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục Nghị định số 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế cho đơn vị, cá nhân thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để trả lời về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký nói trên.

>> Tham khảo: TSD cập nhật tính năng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice theo Thông tư 78.

Nếu cá nhân, đơn vị được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, kể từ thời điểm sử dụng hình thức hóa đơn này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Việc hủy hóa đơn được tiến hành theo các quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính.

Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử muốn thay đổi các thông tin đã có tại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh cũng có thể thực hiện thay đổi trực tuyến bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và sử dụng Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để thực hiện thay đổi thông tin.

Như vậy, các thông tin trên đã giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nắm được quy định để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế một cách hợp lệ, đúng quy trình.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/