Lập quyết định phát hành hóa đơn

Theo quy định pháp luật hiện hành, kể từ ngày 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

>> Tham khảo: Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng.

Bước 1: Soạn thảo Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Quyết định phát hành hóa đơn điện tử là giấy tờ quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Mẫu Quyết định phát hành hóa đơn điện tử sẽ do Bộ Tài chính ban hành. Sau đó doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế để tiếp nhận và xử lý.

Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm một số giấy tờ sau:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ở bước 1.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Mẫu hóa đơn điện tử: Do đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp tự chuẩn bị.

Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Bộ tài chính.

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử theo mẫu, gửi mẫu hóa đơn điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.

Tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC về khởi tạo hóa đơn điện tử có quy định: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Đồng thời, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử là một trong các giấy tờ phải có khi làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách đọc bảng cân đối kế toán.

Cũng theo quy định tại Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung cần có của Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

– Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

– Phương tiện điện tử;

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia HĐĐT và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.

Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:

– Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn

+ Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.

+ Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.

+ Cấp số hóa đơn mới.

– Xử lý hóa đơn giấy

Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy. Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.

Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế. Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.

>> Tham khảo: Hợp đồng xuất nhập khẩu; Phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5VNACCS.

– Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật

Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.

– E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn

02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:

+ Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

+ Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.

Ngoài ra, nếu như trước đây, việc tìm kiếm, kiểm tra hóa đơn chỉ có thể tiến hành khi người dùng có máy tính hoặc laptop; đồng thời phải chờ một khoảng thời gian nhất định để máy tính hay laptop khởi động, đăng nhập mới có thể truy cập vào hệ thống. Thì giờ đây, người dùng đã có thể truy cập và kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống chỉ với vài cú vuốt, chạm cực kỳ nhanh chóng.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý khi viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Bởi, các dữ liệu hóa đơn trên app E-invoice đã được đồng bộ với hệ thống E-invoice phiên bản web, hỗ trợ các DN có thể tìm kiếm thông tin hóa đơn nhanh chóng.

Còn đối với khách hàng của doanh nghiệp, E-invoice hỗ trợ thêm tính năng tìm kiếm tại thanh công cụ “TRA CỨU” trên website Einvoice. Tại đây, khách hàng DN có thể tra cứu hóa đơn đã giao dịch giữa hai bên mà không phải mất thời gian tạo hay đăng nhập bất cứ tài khoản nào.

Kết luận

Ngoài ra, mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/